GetMyInvoices verknüpft automatisch Transaktionen mit Rechnungen

Lübeck. GetMyInvoices hat seine gleichnamige Rechnungsmanagement-Software mit einem Banking-Modul ausgestattet. Damit verbinden Anwender ihre Konten und ihre Kreditkarten mit GetMyInvoices, um Transaktionen zu importieren. Anschließend lassen sich diese dann mit den dazugehörigen Rechnungen oder Belegen verknüpfen. Dabei unterbreitet die Rechnungsmanagement-Software mithilfe intelligenter Algorithmen passende Vorschläge, sodass die Zuordnung mit nur wenigen Mausklicks gelingt. Ein weiterer großer Benefit ist, dass das Banking-Modul auf bisher fehlende Online-Portal- oder E-Mail-Account-Verbindungen hinweist.

„Mit unserem neuen Banking-Modul reduzieren wir nochmals den zeitlichen Aufwand bei der vorbereitenden Buchhaltung“, sagt Björn Kahle, COO von fino, dem Anbieter von GetMyInvoices. „Das Modul übernimmt die automatische Zuordnung von Transaktionen zu den dazugehörigen Dokumenten und befreit den Anwender somit von dieser aufwendigen manuellen Aufgabe.“

Der Anwender kann dabei entscheiden, ob er GetMyInvoices mit seinen Konten live über das Online-Banking verknüpfen oder manuell die Transaktionen per CSV- bzw. Excel-Datei importieren möchte. Darüber hinaus kann er auch sein Paypal- oder Stripe-Konto mit GetMyInvoices verbinden.

Sind die Kontotransaktionen hochgeladen, macht sich GetMyInvoices direkt an die Arbeit und schlägt mithilfe intelligenter Algorithmen die jeweils passenden Dokumente vor. Dabei werden unter anderem die Beträge, der Lieferantenname sowie der Verwendungszweck miteinander verglichen. Anschließend muss der Anwender den Vorschlag nur noch bestätigen oder ggf. ein anderes Dokument aus den Alternativen auswählen. Im Zweifel kann er sich mittels eines integrierten Viewers die Dokumente ansehen. Sollte sich eine Transaktion nicht zuordnen lassen, kann der Anwender über das Communications-Center das Team fragen bzw. darum bitten, den fehlenden Beleg hochzuladen.

Die im Banking-Modul enthaltene Filterfunktion sorgt zusätzlich für Übersicht. Mit ihr werden die Transaktionen selektiert dargestellt, und zwar nach bereits verknüpften bzw. noch nicht verknüpften Transaktionen und zu denen, die ignoriert werden können. Letztere sind solche, zu denen es in der Regel keine Belege gibt, wie etwa Kontoführungsgebühren, Steuerzahlungen oder -erstattungen.

Außerdem hilft das Banking-Modul dabei, dass in Zukunft fehlende Rechnungen vermieden werden. Denn dank dem Abgleichen von Transaktionen und Belegen informiert GetMyInvoices proaktiv, falls eine Verbindung zu einem Online-Portal oder zu einem E-Mail-Account-nicht vorhanden ist. Somit können immer mehr Rechnungen automatisch mit den Transaktionen verknüpft werden, sodass der Arbeitsaufwand im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung kontinuierlich sinkt.

Darüber hinaus beinhaltet das Banking-Modul eine Funktion, mit der der Anwender die Transaktionen als Excel-Tabelle wahlweise mit den verknüpften Dokumenten als ZIP-Datei exportieren kann. „Diese können Unternehmen dann am Monatsende ihrem Steuerberater zur Verbuchung zur Verfügung stellen, wenn dieser GetMyInvoices nicht im Einsatz hat“, erläutert Björn Kahle. „Dadurch, dass die Rechnungen zu den Transaktionen zugeordnet sind, entfallen lästige Rückfragen, zu welcher Kontobewegung welches Dokument gehört.“

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