Es principalmente un desafío no deseado al que se enfrentan la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas: esa pila de papeleo que se avecina en un rincón de la oficina y que necesita desesperadamente organizarse.
Dado que las personas generalmente tienden a centrarse en el objetivo principal y las operaciones de la empresa, a menudo se descuida la contabilidad. Lo que la mayoría de los dueños de negocios no siempre se dan cuenta es que este desorden desorganizado probablemente puede costarle mucho dinero. ¿Puedes recordar cada factura y si se pagó o no?
El tema de la contabilidad preparatoria y la contabilidad en general le cuesta a menudo tiempo y nervios. ¿Cuánto tiempo te llevó encontrar el recibo o la factura que necesitabas entre los montones de papeles? Y, por supuesto, existe el riesgo de una auditoría cada vez que se realiza una deducción sin comprobante de recibo o como resultado de otra factura perdida o extraviada. Ninguna empresa quiere llamar la atención durante una auditoría de la oficina de impuestos.
Cuando los estados financieros anuales están a la vuelta de la esquina, es hora de reunir los documentos fiscales pertinentes para el año y presentar las declaraciones de impuestos necesarias. ¡Este es el momento ideal para recuperar el control de esa pila de papeles y comenzar a poner en orden su contabilidad, en el futuro!
A continuación te presentamos nuestros 5 mejores consejos para organizarte y evitar perder el sueño cuando no encuentras documentos aunque jures que los dejaste en tu escritorio o en un cajón. ¡La preparación de la declaración de impuestos no debería requerir una linterna y un juego de rodilleras para proteger sus rodillas mientras busca documentos perdidos debajo de escritorios y otros muebles!
Tabla de contenido
- Programa de contabilidad
- Vigila tu kilometraje
- Sincronizar extractos bancarios
- Tarjeta de crédito de tu empresa
- Prepárese para los riesgos
1. **Programa de contabilidad **
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Familiarícese con la gran cantidad de excelentes soluciones de software de contabilidad disponibles en el mercado. GetMyInvoices es una opción popular para muchos propietarios de pequeñas empresas en todo el país, y por una buena razón. Es fácil de configurar y una de las soluciones de software más fáciles de usar y asequibles.
Por cierto, tómate un tiempo para familiarizarte con esta solución. Completamente gratis durante 14 días posible. Las facturas y otros documentos se recuperan automáticamente de miles de fuentes, desde portales hasta bandejas de entrada de correo electrónico y desde almacenamiento en la nube hasta documentos escaneados. Todos los documentos se almacenan y organizan en un solo lugar. Desde allí se pueden reenviar cómodamente a muchas otras soluciones, por ejemplo a su software de contabilidad o a su asesor fiscal. Si trabaja con GetMyInvoices y/o alguna de las otras excelentes soluciones de contabilidad, se sorprenderá al descubrir que organizar sus libros no es tan difícil como pensaba.
Una solución integral de software de contabilidad debería permitirle manejar diversas tareas, desde conciliar sus extractos bancarios hasta registrar su nómina y realizar un seguimiento de sus cuentas por cobrar y por pagar. El uso de un software de contabilidad preparatoria de calidad significa que nunca más tendrá que buscar facturas u otros documentos y, al mismo tiempo, realizará un seguimiento de todos los aspectos de sus operaciones comerciales.
2. Lleve un registro de su kilometraje en el ojo
Diseñe un sistema que le permita realizar un seguimiento de su kilometraje. Como la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas, probablemente pase mucho tiempo viajando. Es fundamental registrar su kilometraje así como otros gastos de viaje en los que incurra para poder beneficiarse de las deducciones fiscales pertinentes. Un libro de registro es la forma más fácil y conveniente de hacerlo.
El libro de registro debe mantenerse en su vehículo para que pueda registrar fácilmente el kilometraje al salir y regresar de un recado comercial sin salir de su vehículo. Incluye una fecha y motivo del viaje para que puedas consultarlo más adelante y demostrar que estuviste en un viaje de negocios.
Al final de cada mes, arranque la página correspondiente del libro de registro e ingrese la información en su programa de contabilidad. Puede simplificar aún más las cosas capturando la información en una aplicación de registro o kilometraje de un teléfono inteligente. Existe una variedad de aplicaciones de este tipo para usuarios de Android y Apple.
3. Sincronizar extractos bancarios
La mayoría de los bancos podrán atender solicitudes para proporcionar un estado de cuenta mensual antes de una fecha específica. Esto le permite sincronizar todas sus tarjetas de crédito y extractos para el mismo período, lo que hace que sea mucho más fácil conciliar los extractos al final de cada mes. Puedes utilizar GetMyInvoices Importe automáticamente todos los extractos bancarios de su banco a su cuenta todos los días.
Es mucho más eficiente hacer coincidir los gastos con el elemento correspondiente en una tarjeta de crédito o extracto bancario cuando los datos se correlacionan correctamente. Recuerde que es muy recomendable mantener separadas sus cuentas y gastos personales y comerciales. Complica su contabilidad cuando no puede distinguir entre transacciones personales y comerciales.
4. **Tarjeta de crédito de tu empresa **
A diferencia de su tarjeta de crédito personal, su tarjeta de crédito comercial debe incluir una variedad de beneficios adicionales, como límites de gasto más altos, descuentos en compras (desde el alquiler de un automóvil hasta la compra de suministros de oficina), así como programas de recompensas y acceso a útiles herramientas de informes. .
Un buen historial de pagos puntuales también mejorará la calificación crediticia de su empresa. Esto, a su vez, le brinda acceso a tasas más competitivas al momento de solicitar un préstamo comercial, una línea de crédito o financiar grandes compras para su negocio.
Usar una tarjeta de crédito también ayuda con la contabilidad. Cada compra realizada con la tarjeta de crédito se registra claramente y se enumera categóricamente en el extracto mensual de su tarjeta de crédito para una conciliación más rápida y sencilla. El uso de una tarjeta de crédito para cada compra comercial también lo protege de una serie de problemas que pueden surgir en el futuro, como si su computadora o software falla repentinamente.
5. **Prepárese para los riesgos **
Prepárese para la pérdida de datos y documentos debido a un incendio, una inundación, un robo o un mal funcionamiento de la computadora. Al final de cada día, haga una copia de seguridad de todos sus datos digitalmente en la nube o en un disco externo. Hable con un especialista en TI para determinar sus necesidades y preparar una solución de respaldo y recuperación de datos que satisfaga las necesidades únicas de su negocio. Hacer una copia de seguridad de sus datos es fundamental para evitar la pérdida de sus registros contables y comerciales por cualquier motivo. GetMyInvoices realiza copias de seguridad cifradas periódicamente y, por tanto, protege contra la pérdida de datos. Las copias de seguridad sólo se almacenan en servidores alemanes y se protegen en distintos lugares. También puedes sincronizar todas tus facturas y recibos con sistemas de terceros, como software de gestión de documentos, y guardarlos allí en la nube.
Además, todo empresario está obligado a documentar el proceso. Lea más sobre esto en nuestro blog: Documentación procesal según GoBD: ¿Quién la necesita, cuándo y por qué?
