5 Tipps für die Organisation Ihrer Geschäftsbücher

Donnerstag, 12. November 2020 | 0 Kommentare

Es ist zumeist eine unerwünschte Herausforderung, mit der die meisten Kleinunternehmer konfrontiert sind – dieser drohende Stapel Papierkram in der Ecke des Büros, der dringend organisiert werden muss.

Da man sich generell eher auf das Kernziel und den Betrieb des Unternehmens konzentriert, wird die Buchhaltung oft vernachlässigt. Was den meisten Geschäftsinhabern nicht immer klar vor Augen ist, dieses unorganisierte Durcheinander kann Sie wahrscheinlich viel Geld kosten! Können Sie sich an jede Rechnung erinnern und ob sie bezahlt wurde oder nicht?

Das Thema der vorbereitenden Buchhaltung und der Buchhaltung generell kostet Sie oft Zeit und Nerven. Wie lange haben Sie gebraucht, um eine Quittung oder Rechnung, die Sie brauchten, unter den Papierstapeln zu finden? Und natürlich droht jedes Mal eine Rechnungsprüfung, wenn ein Abzug ohne Quittungsnachweis oder als Folge einer anderen verlorenen oder verlegten Rechnung vorgenommen wird. Kein Unternehmen möchte zusätzliche Aufmerksamkeit bei der Betriebsprüfung durch das Finanzamt erregen.

Spätestens, wenn der Jahresabschluss vor der Tür steht, ist es an der Zeit, Ihre relevanten Steuerunterlagen für das Jahr zusammenzustellen und die erforderlichen Steuererklärungen einzureichen. Dies ist der ideale Zeitpunkt, um die Kontrolle über diesen Papierstapel zurückzuerlangen und damit zu beginnen, Ihre Buchhaltung in Ordnung zu bringen, auch für die Zukunft!

Im Folgenden finden Sie unsere 5 Top-Tipps, um sich zu organisieren und sich nicht den Schlaf rauben zu lassen, wenn Sie Dokumente nicht finden können, obwohl Sie schwören könnten, sie auf dem Schreibtisch oder in einer Schublade liegen gelassen zu haben. Für die Vorbereitung der Steuererklärung sollten Sie keine Taschenlampe und einen Satz Knieschützer benötigen, um Ihre Knie zu schützen, während Sie unter Schreibtischen und anderen Möbeln auf der Jagd nach verlorenen Unterlagen sind!

Inhaltsverzeichnis

  1. Buchhaltungssoftware
  2. Behalten Sie Ihren Kilometerstand im Auge
  3. Kontoauszüge synchronisieren
  4. Ihre Firmenkreditkarte
  5. Auf Risiken vorbereiten

1. Buchhaltungssoftware 👩‍💻

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Machen Sie sich mit der Fülle von ausgezeichneten Buchhaltungssoftware-Lösungen vertraut, die am Markt zur Verfügung stehen. GetMyInvoices ist bei vielen Kleinunternehmern im ganzen Land eine beliebte Wahl – und das aus gutem Grund. Es ist einfach einzurichten und eine der benutzerfreundlichsten und preisgünstigen Software-Lösungen.

Nehmen Sie sich etwas Zeit, um sich mit dieser Lösung vertraut zu machen, das ist übrigens 14 Tage lang völlig kostenlos möglich. Die Rechnungen und andere Dokumente werden aus Tausenden von Quellen automatisch abgerufen – von Portalen über E-Mail-Postfächer und Cloud-Speicher bis hin zu gescannten Dokumenten. Alle Dokumente werden an einem Ort gespeichert und organisiert. Von dort können sie bequem an zahlreiche andere Lösungen weitergeleitet werden, zum Beispiel an Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihren Steuerberater. Wenn Sie mit GetMyInvoices und/oder einem der anderen hervorragenden Buchhaltungslösungen arbeiten, werden Sie überrascht sein, dass die Organisation Ihrer Bücher nicht so schwierig ist, wie Sie bisher dachten.

Eine umfassende Buchhaltungssoftwarelösung sollte es Ihnen ermöglichen, verschiedene Aufgaben zu erledigen, vom Abgleich Ihrer Kontoauszüge über die Erfassung Ihrer Gehaltsabrechnung bis hin zur Verfolgung Ihrer Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung. Die Verwendung einer qualitativ hochwertigen vorbereitenden Buchhaltungssoftware bedeutet, dass Sie nie wieder nach Rechnungen oder anderen Dokumenten suchen müssen, während Sie gleichzeitig jeden Aspekt Ihrer Geschäftstätigkeit im Auge behalten müssen.

 

2. Tipp - Kilometerstand

2. Behalten Sie Ihren Kilometerstand im Auge 🚗

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Entwerfen Sie ein System, das es Ihnen ermöglicht, Ihren Kilometerstand festzuhalten. Wie die meisten Kleinunternehmer verbringen Sie wahrscheinlich viel Zeit auf der Straße. Es ist unerlässlich, Ihren Tachostand sowie andere Reisekosten, die Ihnen entstehen, zu erfassen, damit Sie von den entsprechenden Steuerabzügen profitieren können. Ein Fahrtenbuch ist die einfachste und bequemste Art, dies zu tun.

Das Fahrtenbuch sollte in Ihrem Fahrzeug aufbewahrt werden, so dass Sie den Kilometerstand bei der Abfahrt und Rückkehr von einer geschäftlichen Besorgung leicht eintragen können, ohne Ihr Fahrzeug verlassen zu müssen. Geben Sie ein Datum sowie einen Grund für die Fahrt an, damit Sie sich später darauf beziehen und nachweisen können, dass Sie auf einer geschäftlichen Reise waren.

Reißen Sie am Ende jedes Monats die entsprechende Seite des Fahrtenbuchs heraus und geben Sie die Informationen in Ihr Buchhaltungsprogramm ein. Sie können die Sache noch weiter vereinfachen, indem Sie die Informationen in einer Smartphone-Protokollierungs- oder Kilometerstandapplikation erfassen. Es gibt eine Vielzahl solcher Apps sowohl für Android- als auch für Apple-Benutzer.

3. Kontoauszüge synchronisieren 🏦

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Die meisten Banken werden in der Lage sein, der Bitte nachzukommen, einen Monatsauszug zu einem bestimmten Stichtag zu erstellen. Auf diese Weise können Sie alle Ihre Kreditkarten und Kontoauszüge für den gleichen Zeitraum synchronisieren, was die Abstimmung der Auszüge am Ende jedes Monats erheblich vereinfacht. Über GetMyInvoices können Sie alle Kontoauszüge Ihrer Bank täglich automatisch in Ihren Account importieren.

Es ist viel effizienter, Ausgaben mit dem entsprechenden Posten auf einem Kreditkarten- oder Bankauszug abzugleichen, wenn die Daten korrekt korrelieren. Denken Sie daran, dass es sehr empfehlenswert ist, Ihre persönlichen und geschäftlichen Konten und Ausgaben getrennt zu halten. Sie komplizieren Ihre Buchhaltung, wenn Sie nicht zwischen persönlichen und geschäftlichen Transaktionen unterscheiden können.

 

tip 4 - Ihre Firmenkreditkarte

4. Ihre Firmenkreditkarte 💳

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Im Gegensatz zu Ihrer persönlichen Kreditkarte sollte Ihre Business-Kreditkarte mit einer Vielzahl von zusätzlichen Vorteilen ausgestattet sein, wie z.B. höhere Ausgabenlimits, Rabatte für Einkäufe (von der Anmietung eines Autos bis zum Kauf von Büromaterial) sowie Prämienprogramme und Zugang zu hilfreichen Reporting-Werkzeugen.

Eine gute Historie termingerechter Zahlungen wird auch die Bonität Ihres Unternehmens verbessern. Dies wiederum verschafft Ihnen Zugang zu wettbewerbsfähigeren Raten, wenn Sie einen Geschäftskredit, eine Kreditlinie oder die Finanzierung großer Anschaffungen für Ihr Unternehmen beantragen.

Die Verwendung einer Kreditkarte hilft auch in der Buchhaltung. Jeder Kauf, der mit der Kreditkarte getätigt wurde, wird klar und übersichtlich festgehalten und auf Ihrer monatlichen Kreditkartenabrechnung kategorisch aufgeführt, um eine schnellere und einfachere Abstimmung zu ermöglichen. Die Verwendung einer Kreditkarte für jeden Geschäftseinkauf schützt Sie auch vor einer Reihe von Problemen, die im Nachhinein auftreten können, z.B. wenn Ihr Computer oder Ihre Software plötzlich den Geist aufgibt.

 

5. Auf Risiken vorbereiten 😲

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Bereiten Sie sich auf den Verlust von Daten und Papieren infolge von Feuer, Überschwemmung, Diebstahl oder Computerfehlfunktionen vor. Sichern Sie am Ende eines jeden Tages alle Ihre Daten digital in der Cloud oder auf einem externen Laufwerk. Sprechen Sie mit einem IT-Spezialisten, um Ihre Bedürfnisse zu ermitteln und eine Backup- und Datenwiederherstellungslösung vorzubereiten, die den besonderen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird. Die Sicherung Ihrer Daten ist entscheidend, um den Verlust Ihrer Buchhaltungs- und Geschäftsunterlagen, aus welchem Grund auch immer, zu vermeiden.
GetMyInvoices führt regelmäßige verschlüsselte Back-ups durch und schützt so vor Datenverlust. Die Back-ups werden dabei nur auf deutschen Servern abgespeichert und an verschiedenen Standorten gesichert. Des weiten können Sie alle Ihre Rechnungen und Belege auch Drittsysteme wie z.B. Dokumentenmanagementsoftware synchronisieren und diese dort zusätzlich in der Cloud abspeichern.

Des Weiteren ist jeder Unternehmer zur Verfahrensdokumentation verpflichtet. Lesen Sie dazu mehr in unserem Blog: Verfahrensdokumentation nach GoBD: Wer braucht das wann und warum?

 

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