Il s’agit surtout d’un défi indésirable auquel sont confrontés la plupart des propriétaires de petites entreprises : cette pile de paperasse imminente dans un coin du bureau qui a désespérément besoin d’être organisée.
Étant donné que les gens ont généralement tendance à se concentrer sur l’objectif principal et les opérations de l’entreprise, la comptabilité est souvent négligée. Ce que la plupart des propriétaires d’entreprise ne réalisent pas toujours, c’est que ce désordre désorganisé peut probablement vous coûter très cher ! Pouvez-vous vous rappeler de chaque facture et si elle a été payée ou non ?
Le sujet de la comptabilité préparatoire et de la comptabilité en général vous coûte souvent du temps et des nerfs. Combien de temps vous a-t-il fallu pour trouver un reçu ou une facture dont vous aviez besoin parmi les piles de papiers ? Et bien sûr, il existe un risque de contrôle chaque fois qu’une déduction est effectuée sans preuve de réception ou à la suite d’une autre facture perdue ou égarée. Aucune entreprise ne souhaite attirer une attention particulière lors d’un contrôle fiscal.
Lorsque les états financiers annuels approchent à grands pas, il est temps de rassembler vos documents fiscaux pertinents pour l’année et de déposer les déclarations de revenus nécessaires. C’est le moment idéal pour reprendre le contrôle de cette pile de papier et commencer à mettre de l’ordre dans votre comptabilité, dès maintenant !
Vous trouverez ci-dessous nos 5 meilleurs conseils pour vous organiser et éviter de perdre le sommeil lorsque vous ne trouvez pas de documents même si vous jurez de les avoir laissés sur votre bureau ou dans un tiroir. La préparation de la déclaration de revenus ne devrait pas nécessiter une lampe de poche et un jeu de genouillères pour protéger vos genoux lorsque vous recherchez des documents perdus sous les bureaux et autres meubles !
Table des matières
- Logiciel de comptabilité
- Gardez un œil sur votre kilométrage
- Synchroniser les relevés bancaires
- La carte de crédit de votre entreprise
- Se préparer aux risques
1. **Logiciel de comptabilité **
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Familiarisez-vous avec la pléthore d’excellentes solutions logicielles de comptabilité disponibles sur le marché. GetMyInvoices est un choix populaire auprès de nombreux propriétaires de petites entreprises à travers le pays – et pour cause. Il est facile à configurer et constitue l’une des solutions logicielles les plus conviviales et les plus abordables.
Au fait, prenez le temps de vous familiariser avec cette solution Entièrement gratuit pendant 14 jours possible. Les factures et autres documents sont automatiquement récupérés à partir de milliers de sources : des portails aux boîtes de réception de courrier électronique, en passant par le stockage dans le cloud et les documents numérisés. Tous les documents sont stockés et organisés en un seul endroit. De là, ils peuvent être transmis facilement à de nombreuses autres solutions, par exemple à votre logiciel de comptabilité ou à votre conseiller fiscal. Si vous travaillez avec GetMyInvoices et/ou l’une des autres excellentes solutions comptables, vous serez surpris de constater qu’organiser vos livres n’est pas aussi difficile que vous le pensiez auparavant.
Une solution logicielle de comptabilité complète devrait vous permettre de gérer diverses tâches, du rapprochement de vos relevés bancaires à l’enregistrement de votre paie en passant par le suivi de vos comptes clients et créditeurs. L’utilisation d’un logiciel de comptabilité préparatoire de qualité signifie que vous n’aurez plus jamais à rechercher des factures ou d’autres documents, tout en gardant une trace de tous les aspects de vos opérations commerciales.
2. Gardez une trace de votre kilométrage Dans l’oeil
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Concevez un système qui vous permet de suivre votre kilométrage. Comme la plupart des propriétaires de petites entreprises, vous passez probablement beaucoup de temps sur la route. Il est essentiel d’enregistrer votre kilométrage ainsi que les autres frais de déplacement que vous engagez afin de pouvoir bénéficier des déductions fiscales correspondantes. Un journal de bord est le moyen le plus simple et le plus pratique de procéder.
Le journal de bord doit être conservé dans votre véhicule afin que vous puissiez facilement enregistrer le kilométrage au départ et au retour d’une course professionnelle sans quitter votre véhicule. Incluez une date et une raison du voyage afin de pouvoir vous y référer plus tard et prouver que vous étiez en voyage d’affaires.
À la fin de chaque mois, détachez la page correspondante du journal de bord et saisissez les informations dans votre programme comptable. Vous pouvez simplifier encore plus les choses en capturant les informations dans une application de journalisation ou de kilométrage sur smartphone. Il existe une variété d’applications de ce type pour les utilisateurs d’Android et d’Apple.
3. Synchroniser les relevés bancaires
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La plupart des banques seront en mesure de répondre aux demandes de fournir un relevé mensuel avant une date précise. Cela vous permet de synchroniser toutes vos cartes de crédit et vos relevés pour la même période, ce qui facilite grandement le rapprochement des relevés à la fin de chaque mois. Vous pouvez utiliser GetMyInvoices Importez automatiquement tous les jours tous les relevés bancaires de votre banque sur votre compte.
Il est beaucoup plus efficace de faire correspondre les dépenses à l’élément correspondant sur une carte de crédit ou un relevé bancaire lorsque les données correspondent correctement. N’oubliez pas qu’il est fortement recommandé de séparer vos comptes et dépenses personnels et professionnels. Vous compliquez votre comptabilité lorsque vous ne pouvez pas faire la distinction entre les transactions personnelles et professionnelles.
4. **La carte de crédit de votre entreprise **
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Contrairement à votre carte de crédit personnelle, votre carte de crédit professionnelle devrait offrir une variété d’avantages supplémentaires, tels que des limites de dépenses plus élevées, des réductions sur les achats (de la location d’une voiture à l’achat de fournitures de bureau), ainsi que des programmes de récompenses et l’accès à des outils de reporting utiles. .
Un bon historique de paiements à temps améliorera également la cote de crédit de votre entreprise. Ceci, à son tour, vous donne accès à des taux plus compétitifs lorsque vous demandez un prêt commercial, une marge de crédit ou que vous financez des achats importants pour votre entreprise.
L’utilisation d’une carte de crédit facilite également la comptabilité. Chaque achat effectué avec la carte de crédit est clairement enregistré et répertorié catégoriquement sur votre relevé mensuel de carte de crédit pour un rapprochement plus rapide et plus facile. L’utilisation d’une carte de crédit pour chaque achat professionnel vous protège également d’un certain nombre de problèmes qui peuvent survenir plus tard, par exemple si votre ordinateur ou votre logiciel tombe soudainement en panne.
5. **Se préparer aux risques **
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Préparez-vous à la perte de données et de papiers due à un incendie, une inondation, un vol ou un dysfonctionnement informatique. À la fin de chaque journée, sauvegardez toutes vos données numériquement dans le cloud ou sur un disque externe. Discutez avec un spécialiste informatique pour déterminer vos besoins et préparer une solution de sauvegarde et de récupération de données qui répond aux besoins uniques de votre entreprise. La sauvegarde de vos données est cruciale pour éviter la perte de vos documents comptables et commerciaux pour quelque raison que ce soit. GetMyInvoices effectue régulièrement des sauvegardes cryptées et protège ainsi contre la perte de données. Les sauvegardes sont uniquement stockées sur des serveurs allemands et sécurisées à différents endroits. Vous pouvez également synchroniser toutes vos factures et reçus avec des systèmes tiers tels qu’un logiciel de gestion documentaire et les enregistrer dans le cloud.
De plus, chaque entrepreneur est tenu de documenter le processus. Apprenez-en davantage à ce sujet sur notre blog : Documentation procédurale selon GoBD : qui en a besoin, quand et pourquoi ?
