Het is vooral een ongewenste uitdaging waarmee de meeste eigenaren van kleine bedrijven worden geconfronteerd: die dreigende stapel papierwerk in de hoek van het kantoor die dringend moet worden georganiseerd.
Omdat mensen over het algemeen de neiging hebben zich te concentreren op het kerndoel en de activiteiten van het bedrijf, wordt de boekhouding vaak verwaarloosd. Wat de meeste bedrijfseigenaren zich niet altijd realiseren, is dat deze ongeorganiseerde puinhoop u waarschijnlijk veel geld kan kosten! Kunt u zich elke factuur herinneren en of deze betaald is of niet?
Het onderwerp voorbereidende boekhouding en boekhouding in het algemeen kost u vaak tijd en zenuwen. Hoe lang duurde het voordat u tussen de stapels papieren een ontvangstbewijs of factuur vond die u nodig had? En uiteraard bestaat het risico van een controle telkens wanneer er een aftrek plaatsvindt zonder ontvangstbewijs of als gevolg van een andere verloren of zoekgeraakte factuur. Geen enkel bedrijf wil extra aandacht trekken tijdens een controle door de Belastingdienst.
Wanneer de jaarrekening voor de deur staat, is het tijd om uw relevante belastingdocumenten voor het jaar samen te stellen en de benodigde belastingaangiften in te dienen. Dit is het ideale moment om de controle over die stapel papier terug te nemen en uw boekhouding op orde te krijgen, in de toekomst!
Hieronder vindt u onze top 5 tips om orde op zaken te stellen en te voorkomen dat u uw slaap verliest als u geen documenten kunt vinden, ook al zweert u dat u ze op uw bureau of in een la hebt laten liggen. Voor het voorbereiden van de belastingaangifte zijn geen zaklamp en een set kniebeschermers nodig om uw knieën te beschermen tijdens het zoeken naar verloren documenten onder bureaus en ander meubilair!
Inhoudsopgave
- Boekhoudsoftware
- Houd uw kilometerstand in de gaten
- Synchroniseer bankafschriften
- Uw bedrijfscreditcard
- Bereid je voor op risico’s
1. **Boekhoudsoftware **
Maak uzelf vertrouwd met de overvloed aan uitstekende boekhoudsoftwareoplossingen die op de markt verkrijgbaar zijn. GetMyInvoices is een populaire keuze voor veel eigenaren van kleine bedrijven in het hele land – en met goede reden. Het is eenvoudig te installeren en een van de meest gebruiksvriendelijke en betaalbare softwareoplossingen.
Neem trouwens even de tijd om vertrouwd te raken met deze oplossing 14 dagen geheel gratis mogelijk. De facturen en andere documenten worden automatisch opgehaald uit duizenden bronnen - van portals tot e-mailinboxen en cloudopslag tot gescande documenten. Alle documenten worden op één plek opgeslagen en georganiseerd. Van daaruit kunnen ze gemakkelijk worden doorgestuurd naar tal van andere oplossingen, bijvoorbeeld naar uw boekhoudsoftware of uw belastingadviseur. Als u met GetMyInvoices en/of een van de andere uitstekende boekhoudoplossingen werkt, zult u verbaasd zijn dat het organiseren van uw boeken niet zo moeilijk is als u eerder dacht.
Met een uitgebreide boekhoudsoftwareoplossing kunt u verschillende taken uitvoeren, van het afstemmen van uw bankafschriften en het bijhouden van uw loonlijst tot het bijhouden van uw debiteuren- en crediteurenadministratie. Door gebruik te maken van kwaliteitssoftware voor de voorbereidende boekhouding hoeft u nooit meer te zoeken naar facturen of andere documenten, terwijl u tegelijkertijd elk aspect van uw bedrijfsvoering bijhoudt.
2. Houd uw kilometerstand bij in het oog
Ontwerp een systeem waarmee u uw kilometerstand kunt bijhouden. Net als de meeste eigenaren van kleine bedrijven brengt u waarschijnlijk veel tijd onderweg door. Het is essentieel om uw kilometers en andere reiskosten die u maakt te registreren, zodat u kunt profiteren van de relevante belastingaftrek. Een logboek is de gemakkelijkste en handigste manier om dit te doen.
Het logboek moet in uw voertuig worden bewaard, zodat u bij vertrek en thuiskomst van een zakelijke boodschap gemakkelijk de kilometerstand kunt registreren zonder uw voertuig te verlaten. Vermeld een datum en reden van de reis, zodat u deze later kunt raadplegen en kunt bewijzen dat u op zakenreis was.
Aan het einde van elke maand scheurt u de betreffende pagina uit het logboek en voert u de gegevens in uw boekhoudprogramma in. U kunt de zaken nog verder vereenvoudigen door de informatie vast te leggen in een smartphone-registratie- of kilometerregistratie-applicatie. Er zijn verschillende van dergelijke apps voor zowel Android- als Apple-gebruikers.
3. Synchroniseer bankafschriften
De meeste banken kunnen verzoeken inwilligen om vóór een bepaalde datum een maandelijks overzicht te verstrekken. Hierdoor kunt u al uw creditcards en afschriften voor dezelfde periode synchroniseren, waardoor het veel gemakkelijker wordt om afschriften aan het einde van elke maand af te stemmen. U kunt GetMyInvoices gebruiken Importeer elke dag automatisch alle bankafschriften van uw bank naar uw rekening.
Het is veel efficiënter om de uitgaven af te stemmen op de corresponderende post op een creditcard- of bankafschrift als de gegevens correct correleren. Houd er rekening mee dat het sterk wordt aanbevolen om uw persoonlijke en zakelijke rekeningen en uitgaven gescheiden te houden. U maakt uw boekhouding ingewikkeld als u geen onderscheid kunt maken tussen persoonlijke en zakelijke transacties.
4. **Uw bedrijfscreditcard **
In tegenstelling tot uw persoonlijke creditcard zou uw zakelijke creditcard een aantal extra voordelen moeten bieden, zoals hogere bestedingslimieten, kortingen op aankopen (van het huren van een auto tot het kopen van kantoorbenodigdheden), evenals beloningsprogramma’s en toegang tot handige rapportagetools. .
Een goede geschiedenis van tijdige betalingen zal ook de kredietwaardigheid van uw bedrijf verbeteren. Dit geeft u op zijn beurt toegang tot scherpere tarieven bij het aanvragen van een zakelijke lening, kredietlijn of het financieren van grote aankopen voor uw bedrijf.
Het gebruik van een creditcard helpt ook bij de boekhouding. Elke aankoop die met de creditcard wordt gedaan, wordt duidelijk geregistreerd en categorisch vermeld op uw maandelijkse creditcardafschrift, voor een snellere en eenvoudigere afstemming. Het gebruik van een creditcard voor elke zakelijke aankoop beschermt u ook tegen een aantal problemen die zich later kunnen voordoen, bijvoorbeeld als uw computer of software plotseling uitvalt.
5. **Bereid je voor op risico’s **
Bereid u voor op verlies van gegevens en papieren als gevolg van brand, overstroming, diefstal of computerstoringen. Maak aan het einde van elke dag een digitale back-up van al uw gegevens in de cloud of op een externe schijf. Praat met een IT-specialist om uw behoeften te bepalen en een back-up- en gegevenshersteloplossing voor te bereiden die voldoet aan de unieke behoeften van uw bedrijf. Het maken van een back-up van uw gegevens is van cruciaal belang om te voorkomen dat uw boekhouding en bedrijfsgegevens om welke reden dan ook verloren gaan. GetMyInvoices voert regelmatig gecodeerde back-ups uit en beschermt zo tegen gegevensverlies. De back-ups worden uitsluitend op Duitse servers opgeslagen en op diverse locaties beveiligd. Bovendien kunt u al uw facturen en bonnen synchroniseren met systemen van derden, zoals documentbeheersoftware, en ze daar in de cloud opslaan.
Bovendien is iedere ondernemer verplicht het proces te documenteren. Lees hier meer over in onze blog: Procedurele documentatie volgens GoBD: wie heeft het nodig, wanneer en waarom?
