Naturalmente, el avance de la digitalización de la economía, la administración pública y la vida cotidiana no se detiene a las puertas de la oficina tributaria. Este artículo explica qué facetas y aspectos incluye la digitalización para los asesores fiscales.
Tabla de contenido:
- La administración tributaria es cada vez más digital
- Digitalización de procesos en asesorías fiscales
- Digitalización del marketing y representación externa.
- Asesoramiento digital de asesores fiscales
- Acércate a la digitalización paso a paso
- ¿La digitalización hace innecesario el asesoramiento fiscal?
Preguntas y respuestas frecuentes sobre digitalización de los asesores fiscales
El término “TaxTech” aparece a menudo en el contexto de la digitalización de la contabilidad y los impuestos. Reúne a una serie de empresas jóvenes que ofrecen a clientes corporativos servicios digitales relacionados con impuestos.
Una cosa es segura para los expertos: las profesiones de asesoramiento fiscal no desaparecerán. Sin embargo, la digitalización supondrá un cambio en el ámbito de actividad.
El despacho de abogados tributarios vive de su reputación y de la confianza de sus clientes. Es por eso que la seguridad debe jugar un papel importante a la hora de utilizar tecnologías digitales.
Cuando se trata de impuestos y asesoramiento fiscal, la mayoría de la gente probablemente piensa principalmente en grandes montañas de papel. Y los recibos en papel siguen desempeñando un papel importante en el día a día de la oficina de impuestos. Pero el asesoramiento fiscal es cada vez más digital.
La administración tributaria es cada vez más digital
La digitalización ha tenido a los asesores fiscales firmemente bajo control durante mucho tiempo. El intercambio con las autoridades tributarias es cada vez más digital. Y las propias autoridades ofrecen cada vez más servicios directamente en línea y digitalmente.
Los clientes utilizan soluciones y aplicaciones de la industria para gestionar información y datos relevantes para impuestos. Esto también se aplica a los clientes privados.
Para ser eficiente como asesor fiscal y evitar duplicaciones de trabajo y, con ello, posibles errores, le conviene digitalizar consecuentemente su despacho de abogados.
Digitalización de procesos en asesorías fiscales
Trabajar en consultoría fiscal es emocionante y desafiante porque los asesores fiscales tienen que tratar con muchas personas y empresas diferentes. Entre sus clientes se encuentran “nativos digitales” que ya tienen una oficina sin papel, pero también propietarios únicos que traen la famosa caja de recibos (sin clasificar).
La digitalización tiene grandes ventajas en todas las actividades preparatorias y funciones de apoyo. En lo que respecta a la digitalización en la oficina de impuestos, ahora debería ser un hecho que la contabilidad la lleven directamente los clientes, que ellos mismos procesan utilizando un software de contabilidad basado en la nube. Esto requiere los conocimientos técnicos adecuados por parte de los empleados.
Sistema de gestión documental como base de la digitalización
En el corazón del bufete de abogados digitalizado se encuentra un sistema de gestión de documentos (DMS), que se encarga del almacenamiento seguro de todo tipo de documentos entrantes y salientes. Allí también acaban los documentos aportados por los clientes. Si cuentan con el equipo técnico para escanear, es útil preparar una hoja informativa que muestre la resolución y el formato en el que se deben escanear los recibos.
Un DMS también facilita la colaboración interna en el despacho de abogados, ya que los procesos, incluido el establecimiento de plazos, se pueden confiar a la persona responsable. Esto también se aplica a las consultas del despacho de abogados a los clientes.
Digitalice archivos en papel mediante OCR
De esta forma, el expediente tributario en papel se convierte en un expediente digital. Para aprovechar de forma coherente la eficiencia de los procesos digitales, los documentos proporcionados por clientes que no utilizan herramientas digitales deben, por supuesto, integrarse en sus propios procesos lo más rápido posible. Por consiguiente, se deben plantear altas exigencias a una solución OCR (reconocimiento óptico de caracteres) y al hardware para escanear.
Al seleccionar hardware y software, una firma de abogados no depende necesariamente del uso de todos los módulos y herramientas de Datev. Al comprar, solo debe asegurarse de que estén disponibles las interfaces y los certificados adecuados para la seguridad de los datos y GOBD.
No hace falta decir que un despacho de abogados digitalizado también utiliza las mismas herramientas para sus procesos internos, es decir, sus propias facturas entrantes y salientes se gestionan en el mismo DMS.
Hoy en día, los documentos relevantes para las reservas se crean a menudo en formato puramente digital, por ejemplo en empresas minoristas que venden a través de plataformas como Amazon. Con la solución de GetMyInvoices, las empresas y los asesores fiscales ahorran tiempo y esfuerzo en la recopilación y procesamiento de recibos. El sistema hace esto automáticamente.
Para que al final todo encaje, es muy recomendable buscar asesoramiento profesional de especialistas.
Sin embargo, la digitalización para los asesores fiscales no sólo incluye estos procesos y procedimientos internos obvios.
Digitalización del marketing y representación externa.
La digitalización constituye ahora la base de los modelos de negocio y la creación de valor para muchas empresas. El comercio electrónico, que ha aumentado enormemente en los últimos años, es el mejor ejemplo de ello. En consecuencia, las empresas digitales tienen altas exigencias a la oficina de impuestos.
La competencia digital ya debería ser evidente en la presentación externa. Una página de inicio técnicamente impecable, informativa y con un diseño atractivo es absolutamente imprescindible. Esto también significa una buena visibilidad en los motores de búsqueda, que se ve respaldada por medidas de SEO y una página en Google My Business.
Asesoramiento digital de asesores fiscales
En los últimos años, ha habido muchos menos encuentros personales con clientes debido a la lucha contra la pandemia. Al mismo tiempo, muchas personas también han aprendido a apreciar las ventajas de las reuniones digitales. Las reuniones se llevaron a cabo directamente desde su escritorio en casa o en la oficina.
La comunicación digital a través de pantalla ahorra tiempo, es flexible y ahorra costes de viaje. Y no tiene por qué ser impersonal. Depende simplemente de cómo se cree la atmósfera de la conversación.
Un despacho de abogados fiscal moderno también destaca su competencia en este sentido y ofrece a sus clientes e interesados la posibilidad de conversar a través de software de conferencia (p. ej. Zoom, Teams, etc.). Especialmente las personas ocupadas y trabajadoras agradecerán esta forma de contacto sencilla.
Estas videoconferencias flexibles y que ahorran tiempo también son adecuadas para las conversaciones iniciales, especialmente si los interesados pueden reservar las citas ellos mismos digitalmente, por ejemplo utilizando un software como Calendly.
¡Acércate a la digitalización paso a paso!
Procesos internos, comunicación externa y marketing: hay tantos puntos de ataque cuando se aborda la digitalización de la oficina tributaria que rápidamente se corre el riesgo de perderse. Por eso tiene sentido llevar a cabo la digitalización en etapas individuales y en proyectos claramente definidos.
Un buen enfoque podría ser centrarse claramente en los procesos internos y el intercambio de datos con los clientes. Esto aumenta la eficiencia y, en última instancia, ahorra costos.
Las ofertas digitales, como el asesoramiento por vídeo y el marketing online en forma de un sitio web moderno, también son proyectos que pueden subcontratarse fácilmente a proveedores de servicios y requieren poco control activo.
¿La digitalización hace innecesario el asesoramiento fiscal?
Soluciones contables en la nube, reconocimiento de documentos y procesos automatizados: muchos asesores fiscales se preguntan si la profesión simplemente desaparecerá debido a la creciente digitalización. ¿El asesoramiento fiscal todavía tiene futuro?
La respuesta concordada también por los expertos: Absolutamente. La profesión no morirá ni se volverá superflua. Pero el perfil laboral cambiará. La digitalización permitirá realizar de forma fiable el trabajo rutinario y, por tanto, aumentará la eficiencia del despacho de abogados.
Esto deja más tiempo para asesorar a los clientes. Seguirán existiendo demandas de soluciones individuales para la optimización o la elusión fiscal. Esto también se aplica al lanzamiento de nuevas empresas. El perfil laboral de los asesores fiscales es cada vez más exigente y aún más diverso.
Y gracias a la creación de redes y la digitalización, el asesoramiento de expertos se puede ofrecer mucho antes, porque los datos y las cifras clave están disponibles mucho más rápidamente.
