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Article de blog du 11 janvier 2023

La digitalisation chez le conseiller fiscal

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La numérisation croissante de l’économie, de l’administration publique et de la vie quotidienne ne s’arrête bien entendu pas aux portes de l’administration fiscale. Cet article explique les facettes et les aspects que la numérisation inclut pour les conseillers fiscaux.

Table des matières:

  1. L’administration fiscale devient de plus en plus numérique
  2. Numérisation des processus chez les conseillers fiscaux
  3. Digitalisation du marketing et de la représentation externe
  4. Conseils numériques de conseillers fiscaux
  5. Aborder la numérisation étape par étape
  6. La numérisation rend-elle les conseils fiscaux inutiles ?

 

Questions et réponses fréquemment posées par les conseillers fiscaux sur la numérisation

Qu’est-ce que la TaxTech ?

Le terme « TaxTech » apparaît souvent dans le contexte de la digitalisation de la comptabilité et de la fiscalité. Celui-ci rassemble un certain nombre de jeunes entreprises qui proposent aux entreprises des services numériques liés à la fiscalité.

Que signifie le changement numérique pour les conseillers fiscaux ?

Une chose est sûre pour les experts : les métiers du conseil fiscal ne vont pas disparaître. Cependant, la digitalisation va entraîner un changement dans le domaine d’activité.

Pourquoi les conseillers fiscaux devraient-ils être accompagnés dans la numérisation ?

Le cabinet d'avocats fiscalistes vit de sa réputation et de la confiance de ses clients. C’est pourquoi la sécurité doit jouer un rôle important lors de l’utilisation des technologies numériques.

 

Lorsqu’il est question d’impôts et de conseils fiscaux, la plupart des gens pensent probablement avant tout à de grandes montagnes de papier. Et les reçus papier jouent toujours un rôle important dans la vie quotidienne du bureau des impôts. Mais les conseils fiscaux deviennent de plus en plus numériques.


L’administration fiscale devient de plus en plus numérique

La numérisation contrôle depuis longtemps les conseillers fiscaux. Les échanges avec le fisc sont de plus en plus numériques. Et les autorités elles-mêmes proposent de plus en plus de services directement en ligne et numériquement.

Les clients utilisent des solutions et des applications sectorielles pour gérer les informations et données fiscales. Cela s'applique également aux clients privés.

Afin d'être efficace en tant que conseiller fiscal et d'éviter la duplication du travail et donc d'éventuelles erreurs, la numérisation cohérente du cabinet d'avocats est dans votre propre intérêt.

Grâce à la numérisation, il n’y a pas de coupure médiatique. La communication entre les clients et les autorités est numérique.


Numérisation des processus chez les conseillers fiscaux

Travailler dans le conseil fiscal est passionnant et stimulant, car les conseillers fiscaux doivent traiter avec de nombreuses personnes et entreprises différentes. La clientèle comprend des « digital natives » qui dirigent déjà un bureau sans papier, mais aussi des entrepreneurs individuels qui rapportent la fameuse boîte de reçus (non triés).

La numérisation présente de grands avantages dans toutes les activités préparatoires et fonctions de support. En matière de numérisation au bureau des impôts, il devrait désormais être évident que la comptabilité soit gérée directement par les clients, qu'ils traitent eux-mêmes à l'aide d'un logiciel de comptabilité basé sur le cloud. Cela nécessite le savoir-faire approprié de la part des employés.

Le système de gestion documentaire comme base de la numérisation

Au cœur du cabinet d'avocats numérisé se trouve un système de gestion documentaire (DMS), qui assure le stockage de manière sécurisée de tous les types de documents entrants et sortants. Les documents fournis par les clients y atterrissent également. S'ils disposent de l'équipement technique nécessaire pour numériser, il est utile de préparer une fiche d'information indiquant la résolution et le format dans lesquels les reçus doivent être numérisés.

Un DMS facilite également la collaboration interne au sein du cabinet d'avocats, car les processus, y compris la fixation des délais, peuvent être confiés à la personne responsable. Cela s'applique également aux demandes du cabinet d'avocats aux clients.

Numérisez des fichiers papier à l'aide de l'OCR

De cette manière, le dossier fiscal papier devient un dossier numérique. Afin d'exploiter de manière cohérente l'efficacité des processus numériques, les documents fournis par les clients qui n'utilisent pas d'outils numériques doivent bien entendu être intégrés le plus rapidement possible dans leurs propres processus. Des exigences tout aussi élevées doivent être imposées à une solution OCR (reconnaissance optique de caractères) et au matériel de numérisation.

Lors de la sélection du matériel et des logiciels, un cabinet d'avocats ne dépend pas nécessairement de l'utilisation de tous les modules et outils de Datev. Lors de l'achat, il vous suffit de vous assurer que les interfaces et certificats appropriés pour la sécurité des données et GOBD sont disponibles.

Il va presque sans dire qu'un cabinet d'avocats numérisé utilise également les mêmes outils pour ses processus internes, c'est-à-dire que ses propres factures entrantes et sortantes sont gérées dans le même DMS.

Aujourd'hui, les documents relatifs à la réservation sont souvent créés sous forme purement numérique, par exemple dans les commerces de détail qui vendent via des plateformes comme Amazon. Avec la solution GetMyInvoices, les entreprises et les conseillers fiscaux gagnent du temps et des efforts en matière de collecte et de traitement des reçus. Le système le fait automatiquement.

Pour s’assurer que tout s’accorde au final, il est fortement recommandé de demander conseil à des spécialistes.

Cependant, la numérisation pour les conseillers fiscaux n’inclut pas seulement ces processus et procédures internes évidents.


Digitalisation du marketing et de la représentation externe

La numérisation constitue désormais la base des modèles économiques et de la création de valeur pour de nombreuses entreprises. Le commerce électronique, qui a énormément augmenté ces dernières années, en est le meilleur exemple. Les entreprises numériques ont des exigences tout aussi élevées envers l’administration fiscale.

La numérisation de l’administration fiscale englobe plusieurs dimensions.

La compétence numérique devrait déjà être évidente dans la présentation externe. Une page d’accueil techniquement impeccable, informative et attrayante est un must absolu. Cela signifie également une bonne visibilité dans les moteurs de recherche, soutenue par des mesures de référencement et une page sur Google My Business.


Conseils numériques de conseillers fiscaux

Ces dernières années, les rencontres personnelles avec les clients ont été nettement moins nombreuses en raison de la lutte contre la pandémie. Dans le même temps, de nombreuses personnes ont également appris à apprécier les avantages des réunions numériques. Les réunions ont eu lieu directement depuis votre bureau à la maison ou depuis le bureau.

La communication numérique via écran permet de gagner du temps, est flexible et permet d'économiser des frais de déplacement. Et cela ne doit pas nécessairement être impersonnel. Cela dépend simplement de la façon dont l’atmosphère de la conversation est créée.

Un cabinet d'avocats fiscaliste moderne souligne également sa compétence dans ce domaine et offre aux clients et aux parties intéressées la possibilité de converser à l'aide de logiciels de conférence (par exemple Zoom, Teams, etc.). Les personnes occupées et actives en particulier apprécieront cette forme de contact simple.

Ces visioconférences flexibles et permettant de gagner du temps conviennent également pour les premiers entretiens, surtout si les personnes intéressées peuvent prendre elles-mêmes les rendez-vous par voie numérique, par exemple à l'aide d'un logiciel tel que Calendly.


Abordez la digitalisation étape par étape !

Processus internes, communication externe et marketing : il y a tellement de points d'attaque lorsqu'on aborde la numérisation de l'administration fiscale qu'on risque rapidement de s'y perdre. C'est pourquoi il est judicieux de réaliser la numérisation par étapes individuelles et par projets clairement définis.

Une bonne approche pourrait consister à mettre clairement l’accent sur les processus internes et l’échange de données avec les clients. Cela augmente l’efficacité et, en fin de compte, permet d’économiser des coûts.

Les offres numériques telles que le conseil par vidéo et le marketing en ligne sous la forme d'un site Internet moderne sont également des projets qui peuvent facilement être sous-traités à des prestataires de services et nécessitent peu de contrôle actif.


La numérisation rend-elle les conseils fiscaux inutiles ?

Solutions comptables dans le cloud, reconnaissance automatisée de documents et processus : de nombreux conseillers fiscaux se demandent si la profession va tout simplement disparaître en raison de la numérisation croissante. Le conseil fiscal a-t-il encore un avenir ?

La réponse également convenue par les experts : Absolument. La profession ne mourra ni ne deviendra superflue. Mais le profil du poste va changer. La numérisation permettra d'effectuer le travail de routine de manière fiable et d'augmenter ainsi l'efficacité du cabinet d'avocats.

Cela laisse plus de temps pour conseiller les clients. Les solutions individuelles d’optimisation ou d’évasion fiscale resteront demandées. Cela s'applique également au lancement de nouvelles entreprises. Le profil professionnel des conseillers fiscaux devient de plus en plus exigeant et encore plus diversifié.

Et grâce à la mise en réseau et à la numérisation, des conseils d'experts peuvent être fournis beaucoup plus tôt, car les données et les chiffres clés sont disponibles beaucoup plus rapidement.

GetMyInvoices permet un travail numérique (de collaboration) facile

De plus en plus de documents parviennent à votre propre cabinet d'avocats et à vos clients par voie purement numérique. GetMyInvoices met fin à la fastidieuse récupération des reçus dans les boîtes de réception et les portails de courrier électronique. Le système les collecte automatiquement et les met à disposition de manière centralisée. Cela vous rendra plus efficace en tant que conseiller fiscal et vous fera gagner beaucoup de temps ! Essayez GetMyInvoices dès aujourd'hui !

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