Die fortschreitende Digitalisierung von Wirtschaft, öffentlicher Verwaltung und Alltag macht naturgemäß nicht vor den Türen der Steuerkanzlei halt. Welche Facetten und Aspekte die Digitalisierung beim Steuerberater umfasst, steht in diesem Beitrag.
Im Kontext der Digitalisierung von Buchhaltung und Steuern taucht häufig der Begriff „TaxTech“ auf. Damit werden eine Reihe junger Unternehmen zusammengefasst, die Unternehmenskunden digitale Dienste rund um den Bereich Steuern anbieten.
Für Experten steht fest: Die steuerberatenden Berufe werden nicht verschwinden. Die Digitalisierung wird aber einen Wandel im Tätigkeitsgebiet mit sich bringen.
Die Steuerkanzlei lebt von ihrer Reputation und dem Vertrauen der Mandantschaft. Deswegen muss Sicherheit beim Einsatz von digitalen Technologien eine wichtige Rolle spielen.
Beim Thema Steuern und Steuerberatung denken die meisten Menschen vermutlich in erster Linie an große Papierberge. Und papiergebundene Belege spielen im Alltag der Steuerkanzlei nach wie vor eine wichtige Rolle. Doch die Steuerberatung wird zunehmend digitaler.
Die Digitalisierung hat die Steuerberater schon längere Zeit fest im Griff. Der Austausch mit den Steuerbehörden verläuft zunehmend digital. Und die Behörden bieten selbst immer mehr Leistungen direkt online und digital an.
Mandanten nutzen Branchenlösungen und Apps, um steuerrelevante Informationen und Daten zu verwalten. Das trifft auch auf private Klienten zu.
Um als Steuerberater effizient zu sein, Doppelarbeiten und damit potenzielle Fehler zu vermeiden, liegt die durchgängige Digitalisierung der Kanzlei im eigenen Interesse.
Die Tätigkeit in der Steuerberatung ist spannend und herausfordernd, weil die Steuerberater es mit vielen unterschiedlichen Menschen und verschiedenen Unternehmen zu tun haben. Zum Mandantenkreis gehören „Digital Natives“, die bereits ein papierloses Büro führen, aber auch Einzelunternehmen, die die berühmte Schachtel mit (unsortierten) Belegen vorbeibringen.
Die Digitalisierung spielt bei allen vorbereitenden Tätigkeiten und Unterstützungsfunktionen ihre großen Vorteile aus. Zur Digitalisierung in der Steuerkanzlei sollte es heute selbstverständlich sein, dass die Buchhaltung von Mandanten, die diese selbst mit cloudbasierter Buchhaltungssoftware bearbeitet, direkt übernommen werden sollte. Das erfordert das entsprechende Know-how bei den Mitarbeitern.
Im Zentrum der digitalisierten Kanzlei steht ein Dokumenten-Management-System (DMS), das sich um die revisionssichere Ablage von eingehenden und ausgehenden Dokumente aller Art kümmert. Darin landen auch die von Mandanten angelieferten Belege. Sofern diese über die technische Ausrüstung zum Scannen verfügen, ist es hilfreich, ein Infoblatt vorzubereiten, aus dem hervorgeht, in welcher Auflösung und welchen Formaten die Belege zu scannen sind.
Ein DMS erleichtert zudem die interne Zusammenarbeit in der Kanzlei, da Vorgänge inklusive Fristsetzung an die zuständige Person übergeben werden können. Das gilt auch für Rückfragen der Kanzlei an die Mandanten.
Aus der papiergebundenen Steuerakte wird auf diese Weise eine digitale Akte. Um die Effizienz der digitalen Prozesse durchgängig zu nutzen, müssen angelieferte Belege von Mandanten, die keine digitalen Tools nutzen, natürlich möglichst schnell in die eigenen Prozesse integriert werden. Entsprechend hohe Ansprüche sind an eine OCR-Lösung (optische Zeichenerkennung) und die Hardware für das Scannen zu stellen.
Bei der Auswahl von Hard- und Software ist eine Kanzlei nicht notwendigerweise darauf angewiesen, alle Module und Tools der Datev einzusetzen. Bei der Anschaffung müssen Sie lediglich darauf achten, dass entsprechende Schnittstellen und Zertifikate für Datensicherheit und GOBD vorhanden sind.
Es sollte sich fast von selbst verstehen, dass eine digitalisierte Kanzlei auch für ihre hauseigenen Prozesse die gleichen Werkzeuge einsetzt, also eigene eingehende und ausgehende Rechnungen im gleichen DMS verwaltet werden.
Buchungsrelevante Belege entstehen heute auch vielfach bereits in rein digitaler Form, zum Beispiel bei Handelsunternehmen, die über Plattformen wie Amazon verkaufen. Mit der Lösung von GetMyInvoices sparen Unternehmen und Steuerberater Zeit und Mühe, Belege abzuholen und zu verarbeiten. Dies erledigt das System automatisch.
Damit am Ende alles zueinander passt, ist es sehr zu empfehlen, sich den fachlichen Rat von Spezialisten einzuholen.
Die Digitalisierung beim Steuerberater umfasst aber nicht allein diese naheliegenden internen Prozesse und Abläufe.
Die Digitalisierung bildet inzwischen bei vielen Unternehmen die Grundlage von Geschäftsmodellen und der Wertschöpfung. Der in den vergangenen Jahren enorm gestiegene E-Commerce ist das beste Beispiel dafür. Digitalunternehmen haben entsprechend hohe Ansprüche an eine Steuerkanzlei.
Die digitale Kompetenz sollte sich bereits bei der Außendarstellung zeigen. Eine technisch einwandfreie, informative und ansprechend gestaltete Homepage ist ein absolutes Muss. Damit verbunden ist auch eine gute Sichtbarkeit in den Suchmaschinen, was SEO-Maßnahmen und eine Seite bei Google My Business unterstützen.
In den vergangenen Jahren gab es im Zeichen der Pandemiebekämpfung deutlich weniger persönliche Begegnungen mit Mandanten. Im gleichen Zuge haben aber auch viele Menschen die Vorzüge von digitalen Besprechungen schätzen gelernt. Direkt vom heimischen Schreibtisch oder aus dem Büro heraus wurden Besprechungen abgehalten.
Digitale Kommunikation per Bildschirm bietet Zeitersparnis, ist flexibel und spart Fahrtkosten. Und sie muss keinesfalls unpersönlich sein. Es kommt nur darauf an, wie die Gesprächsatmosphäre gestaltet wird.
Eine moderne Steuerkanzlei unterstreicht auch in dieser Hinsicht ihre Kompetenz und bietet Mandanten und Interessenten die Möglichkeit zu einem Gespräch mit einer Conferencing-Software (zum Beispiel Zoom, Teams usw.) an. Gerade vielbeschäftigte und berufstätige Personen dürften diese unkomplizierte Form der Kontaktaufnahme begrüßen.
Solche zeitsparenden und flexiblen Videobesprechungen eignen sich auch gut für Erstgespräche, insbesondere, wenn die Interessenten sich die Termine digital selbst buchen können, zum Beispiel über eine Software wie Calendly.
Interne Prozesse, externe Kommunikation und Marketing: Es gibt dermaßen viele Angriffspunkte, um die Digitalisierung der Steuerkanzlei in Angriff zu nehmen, dass schnell die Gefahr besteht, sich hier zu verzetteln. Deswegen ist es sinnvoll, die Digitalisierung in einzelnen Etappen und klar definierten Projekten durchzuführen.
Ein guter Ansatz könnte darin bestehen, einen klaren Fokus auf interne Prozesse und den Datenaustausch mit den Mandanten zu legen. Damit lassen sich Effizienzen heben und letztlich auch Kosten sparen.
Digitale Angebote wie Beratung via Video und auch Online-Marketing in Form einer zeitgemäßen Website sind zudem Projekte, die sich auch gut an Dienstleister auslagern lassen und wenig aktive Steuerung erfordern.
Buchhaltungslösungen in der Cloud, automatisierte Belegerkennung und Prozesse: Nicht wenige Steuerberater:innen stellen sich die Frage, ob der Beruf durch die wachsende Digitalisierung nicht einfach ausstirbt. Hat die Steuerberatung noch eine Zukunft?
Die auch unter Expert:innen ausgemachte Antwort: Auf jeden Fall. Der Beruf wird weder sterben noch überflüssig werden. Aber das Berufsbild wird sich wandeln. Die Digitalisierung wird zuverlässig Routinearbeiten erledigen und damit die Effizienz in der Kanzlei vergrößern.
Damit bleibt mehr Zeit für die Beratung der Mandantschaft. Individuelle Lösungen zur Steueroptimierung oder Steuervermeidung werden gefragt bleiben. Das gilt auch für das Aufgleisen von neuen Unternehmen. Das Berufsbild der Steuerberater:innen wird also anspruchsvoller und noch vielseitiger.
Und dank der Vernetzung und Digitalisierung kann der fachliche Rat viel früher erfolgen, weil Daten und Kennzahlen viel schneller vorliegen.
Immer mehr Belege erreichen die eigene Kanzlei und die Mandantschaft auf rein digitalem Weg. Mit GetMyInvoices hat das zeitraubende Abrufen von Belegen aus E-Mail-Postfächern und von Portalen ein Ende. Das System holt diese automatisiert ab und stellt sie zentral zur Verfügung. Damit werden Sie als Steuerberater effizienter und sparen viel Zeit! Probieren Sie GetMyInvoices am besten heute noch aus!
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