De voortschrijdende digitalisering van de economie, het openbaar bestuur en het dagelijks leven stopt uiteraard niet bij de belastingdienst. In dit artikel wordt uitgelegd welke facetten en aspecten digitalisering voor belastingadviseurs met zich meebrengt.
Inhoudsopgave:
- De belastingadministratie wordt steeds digitaler
- Digitalisering van processen bij belastingadviseurs
- Digitalisering van marketing en externe vertegenwoordiging
- Digitaal advies van belastingadviseurs
- Benader de digitalisering stap voor stap
- Maakt digitalisering belastingadvies overbodig?
Veelgestelde vragen en antwoorden over digitalisering van belastingadviseurs
De term ‘TaxTech’ verschijnt vaak in de context van de digitalisering van boekhouding en belastingen. Hierin zijn een aantal jonge bedrijven verenigd die zakelijke klanten digitale diensten op fiscaal gebied aanbieden.
Voor deskundigen is één ding zeker: de belastingadviseursberoepen zullen niet verdwijnen. De digitalisering zal echter een verandering in het werkveld teweegbrengen.
Het belastingadvocatenkantoor leeft van zijn reputatie en het vertrouwen van zijn cliënten. Daarom moet veiligheid een belangrijke rol spelen bij het gebruik van digitale technologieën.
Als het om belastingen en belastingadvies gaat, denken de meeste mensen waarschijnlijk vooral aan grote bergen papier. En papieren bonnen spelen nog steeds een belangrijke rol in het dagelijks leven van de belastingdienst. Maar belastingadvies wordt steeds digitaler.
De belastingadministratie wordt steeds digitaler
De digitalisering heeft belastingadviseurs al lange tijd stevig onder controle. De uitwisseling met de Belastingdienst verloopt steeds digitaaler. En de overheid zelf biedt steeds meer diensten direct online en digitaal aan.
Klanten gebruiken brancheoplossingen en apps om belastingrelevante informatie en gegevens te beheren. Dit geldt ook voor particuliere opdrachtgevers.
Om als belastingadviseur efficiënt te zijn en dubbel werk en daarmee mogelijke fouten te voorkomen, is de consequente digitalisering van het advocatenkantoor in uw eigen belang.
Digitalisering van processen bij belastingadviseurs
Werken in de belastingadviespraktijk is spannend en uitdagend omdat belastingadviseurs met veel verschillende mensen en verschillende bedrijven te maken krijgen. Tot de klantenkring behoren ‘digital natives’ die al een papierloos kantoor runnen, maar ook eenmanszaken die de bekende doos met (ongesorteerde) bonnetjes binnenbrengen.
Digitalisering heeft grote voordelen bij alle voorbereidende activiteiten en ondersteunende functies. Als het om de digitalisering bij de Belastingdienst gaat, zou het inmiddels vanzelfsprekend moeten zijn dat de boekhouding rechtstreeks door de klant wordt afgehandeld, die zij zelf verwerken met behulp van cloudgebaseerde boekhoudsoftware. Dit vereist de juiste kennis van de medewerkers.
Documentmanagementsysteem als basis van digitalisering
Het hart van het gedigitaliseerde advocatenkantoor wordt gevormd door een documentmanagementsysteem (DMS), dat zorgt voor de auditbestendige opslag van alle soorten inkomende en uitgaande documenten. Daar komen ook de door opdrachtgevers aangeleverde documenten terecht. Als ze over de technische apparatuur beschikken om te scannen, is het handig om een informatieblad op te stellen met de resolutie en het formaat waarin de bonnen moeten worden gescand.
Een DMS maakt ook de interne samenwerking binnen het advocatenkantoor eenvoudiger omdat processen, inclusief het stellen van deadlines, kunnen worden overgedragen aan de verantwoordelijke persoon. Dit geldt ook voor vragen van het advocatenkantoor aan cliënten.
Digitaliseer papieren bestanden met OCR
Zo wordt het papieren belastingdossier een digitaal dossier. Om de efficiëntie van digitale processen consequent te benutten, moeten documenten van opdrachtgevers die geen gebruik maken van digitale hulpmiddelen uiteraard zo snel mogelijk in hun eigen processen worden geïntegreerd. Dienovereenkomstig moeten hoge eisen worden gesteld aan een OCR-oplossing (optische tekenherkenning) en de hardware voor het scannen.
Bij het selecteren van hardware en software is een advocatenkantoor niet noodzakelijkerwijs afhankelijk van het gebruik van alle modules en tools van Datev. Bij aanschaf hoeft u er alleen maar voor te zorgen dat de juiste interfaces en certificaten voor gegevensbeveiliging en GOBD beschikbaar zijn.
Het zou bijna vanzelfsprekend moeten zijn dat een gedigitaliseerd advocatenkantoor dezelfde tools ook gebruikt voor zijn interne processen, d.w.z. dat zijn eigen inkomende en uitgaande facturen in hetzelfde DMS worden beheerd.
Tegenwoordig worden boekingsrelevante documenten vaak in puur digitale vorm aangemaakt, bijvoorbeeld bij retailbedrijven die verkopen via platforms als Amazon. Met de oplossing van GetMyInvoices besparen bedrijven en belastingadviseurs tijd en moeite bij het verzamelen en verwerken van bonnen. Het systeem doet dit automatisch.
Om ervoor te zorgen dat alles uiteindelijk in elkaar past, is het sterk aan te raden om professioneel advies in te winnen bij specialisten.
De digitalisering voor belastingadviseurs omvat echter niet alleen deze voor de hand liggende interne processen en procedures.
Digitalisering van marketing en externe vertegenwoordiging
Digitalisering vormt inmiddels voor veel bedrijven de basis van bedrijfsmodellen en waardecreatie. E-commerce, die de afgelopen jaren enorm is toegenomen, is hiervan het beste voorbeeld. Digitale bedrijven stellen overeenkomstig hoge eisen aan een belastingkantoor.
Digitale competentie zou al duidelijk moeten zijn in de externe presentatie. Een technisch onberispelijke, informatieve en aantrekkelijk vormgegeven homepage is een absolute must. Dit betekent ook een goede zichtbaarheid in zoekmachines, ondersteund door SEO-maatregelen en een pagina op Google Mijn Bedrijf.
Digitaal advies van belastingadviseurs
De afgelopen jaren zijn er door de strijd tegen de pandemie beduidend minder persoonlijke ontmoetingen met cliënten geweest. Tegelijkertijd hebben veel mensen ook de voordelen van digitaal vergaderen leren waarderen. Vergaderen vond plaats direct vanaf uw bureau thuis of op kantoor.
Digitale communicatie via scherm bespaart tijd, is flexibel en bespaart reiskosten. En het hoeft niet onpersoonlijk te zijn. Het is maar net hoe de sfeer van het gesprek wordt gecreëerd.
Ook een modern fiscaal advocatenkantoor onderstreept zijn competentie op dit vlak en biedt cliënten en geïnteresseerden de mogelijkheid om een gesprek te voeren met behulp van conferencingsoftware (bijvoorbeeld Zoom, Teams, etc.). Vooral drukke en werkende mensen zullen deze ongecompliceerde vorm van contact verwelkomen.
Dergelijke tijdbesparende en flexibele videovergaderingen zijn ook geschikt voor eerste gesprekken, vooral als geïnteresseerden de afspraken zelf digitaal kunnen boeken, bijvoorbeeld met software als Calendly.
Benader de digitalisering stap voor stap!
Interne processen, externe communicatie en marketing: Er zijn zoveel aanvalspunten bij de aanpak van de digitalisering van de Belastingdienst, dat het risico bestaat dat je hier snel verdwaalt. Daarom is het zinvol om de digitalisering in afzonderlijke fasen en duidelijk gedefinieerde projecten uit te voeren.
Een goede aanpak zou kunnen zijn om een duidelijke focus te leggen op interne processen en data-uitwisseling met klanten. Dit verhoogt de efficiëntie en bespaart uiteindelijk kosten.
Ook digitaal aanbod zoals advies via video en online marketing in de vorm van een moderne website zijn projecten die gemakkelijk kunnen worden uitbesteed aan dienstverleners en weinig actieve controle vergen.
Maakt digitalisering belastingadvies overbodig?
Boekhoudoplossingen in de cloud, geautomatiseerde documentherkenning en processen: nogal wat belastingadviseurs vragen zich af of het beroep door de toenemende digitalisering zomaar zal uitsterven. Heeft belastingadvies nog toekomst?
Het antwoord waar de experts het ook over eens zijn: Absoluut. Het beroep zal niet uitsterven en ook niet overbodig worden. Maar het functieprofiel zal veranderen. Digitalisering zal routinewerkzaamheden betrouwbaar uitvoeren en zo de efficiëntie binnen het advocatenkantoor vergroten.
Hierdoor blijft er meer tijd over voor het adviseren van klanten. Er zal vraag blijven naar individuele oplossingen voor belastingoptimalisatie of belastingontwijking. Dit geldt ook voor de lancering van nieuwe bedrijven. Het functieprofiel van belastingadviseurs wordt veeleisender en nog diverser.
En dankzij netwerken en digitalisering kan er veel eerder deskundig advies worden gegeven, omdat data en kerncijfers veel sneller beschikbaar zijn.
