Aunque la digitalización ofrece un gran potencial de optimización, trabajar con papel sigue estando a la orden del día en muchas empresas medianas. Según la asociación digital Bitkom, los principales obstáculos para la digitalización son las altas exigencias de inversión y la falta general de tiempo.
Pero el factor humano también juega un papel importante. Porque si los empleados no están convencidos de las ventajas de la digitalización, se inhibirá la implementación de cualquier innovación. Por eso es importante que las empresas integren a sus empleados en la transformación digital desde el principio y avancen en pequeños pasos. No es necesario cambiar toda la administración de la noche a la mañana; se puede lograr mucho incluso con pequeños pasos. Un buen punto de partida para la digitalización es la gestión de facturas.
La gestión de facturas como introducción a la transformación digital
Las facturas, recibos y otros documentos llegan no sólo por correo postal, sino también a través de distintos buzones de correo electrónico o deben recuperarse laboriosamente de los portales de los clientes. Por ejemplo, el tiempo de procesamiento de las facturas suele ser demasiado largo para aprovechar las opciones de descuento. GetMyInvoices proporciona una solución al recopilar automáticamente recibos de varias fuentes. Además, GetMyInvoices incluye una aplicación móvil que captura y carga fácilmente recibos en papel. Esto significa que todos los documentos entrantes relevantes para la reserva están disponibles de forma centralizada. La verificación y aprobación digital de facturas también forma parte de la gama de funciones y sustituye a la carpeta pendular.
Las medidas de digitalización reducen al mínimo el esfuerzo contable
El módulo bancario integrado conecta cuentas y tarjetas de crédito con la solución de gestión de facturas para importar transacciones. Luego asigna automáticamente transacciones a los documentos asociados, liberando a los usuarios de esta tediosa tarea manual. Luego, las facturas se transfieren automáticamente al software de contabilidad, al asesor fiscal o a otras aplicaciones. Esto no sólo ahorra a los usuarios el trabajo de preparación de la contabilidad, sino que también acorta significativamente el tiempo de procesamiento de las facturas.
La digitalización no es un fin en sí misma, sino más bien una forma pragmática de agilizar los procesos y liberar a los empleados de tareas rutinarias. Esto se aplica particularmente a la contabilidad. Con la ayuda de soluciones inteligentes de gestión de facturas, las empresas pueden ahorrar unas diez horas de tiempo, doce kilogramos de papel y muchos nervios cada mes.
