Même si la numérisation offre un grand potentiel d’optimisation, le travail sur papier reste à l’ordre du jour dans de nombreuses entreprises de taille moyenne. Selon l’association numérique Bitkom, les principaux obstacles à la numérisation sont les investissements élevés et le manque général de temps.
Mais le facteur humain joue également un rôle important. Car si les collaborateurs ne sont pas convaincus des avantages de la numérisation, la mise en œuvre de toute innovation sera freinée. Il est donc important que les entreprises accompagnent leurs collaborateurs dès le début dans la transformation numérique et procèdent par petites étapes. Il n’est pas nécessaire de changer l’ensemble de l’administration du jour au lendemain : on peut réaliser beaucoup de choses même avec de petites étapes. La gestion des factures est un bon point de départ pour la numérisation.
La gestion des factures comme introduction à la transformation numérique
Les factures, reçus et autres documents arrivent non seulement par la poste, mais également via diverses boîtes de réception e-mail ou doivent être laborieusement récupérés sur les portails clients. Par exemple, les délais de traitement des factures sont souvent trop longs pour bénéficier des options de remise. GetMyInvoices fournit ici une solution en collectant automatiquement les reçus de diverses sources. De plus, GetMyInvoices comprend une application mobile qui capture et télécharge facilement les reçus papier. Cela signifie que tous les documents entrants pertinents pour la réservation sont disponibles de manière centralisée. La vérification et l’approbation numérique des factures font également partie de la gamme de fonctions et remplacent le dossier pendulaire.
Les mesures de numérisation réduisent au minimum les efforts comptables
Le module bancaire intégré connecte les comptes et cartes de crédit à la solution de gestion des factures pour importer des transactions. Il attribue ensuite automatiquement les transactions aux documents associés, libérant ainsi les utilisateurs de cette tâche manuelle chronophage. Les factures sont ensuite automatiquement transférées vers le logiciel comptable, vers le conseiller fiscal ou vers d’autres applications. Cela évite non seulement aux utilisateurs de travailler sur la comptabilité préparatoire, mais réduit également considérablement le temps de traitement des factures.
La digitalisation n’est pas une fin en soi, mais plutôt un moyen pragmatique de rationaliser les processus et de libérer les collaborateurs des tâches routinières. Cela s’applique particulièrement à la comptabilité. Grâce à des solutions intelligentes de gestion des factures, les entreprises peuvent économiser chaque mois environ dix heures de temps, douze kilos de papier et beaucoup de nerfs.
