Digitalisierung – ein Zeitfresser?

Obwohl die Digitalisierung großes Optimierungspotenzial bietet, ist in vielen mittelständischen Unternehmen das Arbeiten mit Papier noch immer an der Tagesordnung. Als Hürden bei der Digitalisierung werden laut des Digitalverbands Bitkom vor allem der hohe Investitionsbedarf sowie ein allgemeiner Zeitmangel gesehen.

Aber auch der Faktor Mensch spielt eine wichtige Rolle. Denn wenn Mitarbeiter nicht von den Vorteilen der Digitalisierung überzeugt sind, dann wird die Implementierung jeder Innovation gehemmt. Deshalb ist es wichtig, dass Unternehmen ihre Beschäftigten bei der digitalen Transformation von Anfang an mitnehmen und in kleinen Schritten vorgehen. Es muss nicht die komplette Verwaltung von heute auf morgen umgestellt werden, vielmehr lässt sich auch mit kleinen Schritten viel erreichen. Ein guter Startpunkt für die Digitalisierung ist das Rechnungsmanagement.

Rechnungsmanagement als Einstieg für die digitale Transformation

Denn Rechnungen, Quittungen und weitere Belege treffen nicht nur per Post, sondern auch über verschiedene E-Mail-Postfächer ein oder müssen mühsam aus Kundenportalen abgerufen werden. So verzögert sich etwa die Durchlaufzeit von Rechnungen oft zu lange, um Skontomöglichkeiten zu nutzen. GetMyInvoices schafft hier Abhilfe, indem die Lösung Belege aus den verschiedenen Quellen automatisch zusammenträgt. Darüber hinaus beinhaltet GetMyInvoices eine mobile App, mit der Quittungen auf Papier erfasst und einfach hochladen werden. So stehen sämtlich eingehende buchungsrelevante Dokumente zentral zur Verfügung. Auch die digitale Rechnungsprüfung bzw. -freigabe zählt zum Funktionsumfang und ersetzt den Pendelordner.

Digitalisierungsmaßnahmen reduzieren in der Buchhaltung den Aufwand auf ein Minimum

Das integrierte Banking-Modul verbindet Konten und Kreditkarten mit der Rechnungsmanagementlösung, um Transaktionen zu importieren. Danach übernimmt es die automatische Zuordnung von Transaktionen zu den dazugehörigen Dokumenten und befreit Anwender somit von dieser aufwendigen manuellen Aufgabe. Anschließend werden die Rechnungen automatisch in die Buchhaltungssoftware, an den Steuerberater oder in andere Applikationen übertragen. Dadurch sparen Anwender nicht nur Arbeit bei der vorbereitenden Buchhaltung, sondern verkürzen auch die Durchlaufzeit der Rechnungen erheblich.

Die Digitalisierung ist also kein Selbstzweck, sondern ein pragmatischer Weg, um Abläufe zu verschlanken und Mitarbeiter von Routinetätigkeiten zu befreien. Dies betrifft insbesondere die Buchhaltung. So können Unternehmen mithilfe intelligenter Rechnungsmanagementlösungen monatlich etwa zehn Stunden Zeit, zwölf Kilogramm Papier und eine Menge Nerven sparen.