Hoewel digitalisering grote mogelijkheden voor optimalisatie biedt, is het werken met papier in veel middelgrote bedrijven nog steeds aan de orde van de dag. Volgens de digitale vereniging Bitkom zijn de belangrijkste hindernissen voor digitalisering de hoge investeringseisen en een algemeen gebrek aan tijd.
Maar ook de menselijke factor speelt een belangrijke rol. Want als medewerkers niet overtuigd zijn van de voordelen van digitalisering, wordt de implementatie van welke innovatie dan ook geremd. Het is daarom belangrijk dat bedrijven hun medewerkers vanaf het begin meenemen in de digitale transformatie en in kleine stapjes te werk gaan. De hele administratie hoeft niet van de ene op de andere dag veranderd te worden; zelfs met kleine stappen kan er veel bereikt worden. Een goed startpunt voor digitalisering is factuurbeheer.
Factuurbeheer als introductie tot digitale transformatie
Facturen, bonnen en andere documenten komen niet alleen per post binnen, maar ook via verschillende e-mailinboxen of moeten moeizaam worden opgehaald uit klantportals. Zo is de verwerkingstijd van facturen vaak te lang om gebruik te kunnen maken van kortingsmogelijkheden. GetMyInvoices biedt hier een oplossing door automatisch bonnen uit verschillende bronnen te verzamelen. Bovendien bevat GetMyInvoices een mobiele app die papieren bonnen vastlegt en eenvoudig uploadt. Dit betekent dat alle binnenkomende boekingsrelevante documenten centraal beschikbaar zijn. Ook digitale factuurverificatie en -goedkeuring behoort tot het takenpakket en vervangt de slingermap.
Digitaliseringsmaatregelen beperken de boekhoudkundige inspanningen tot een minimum
De geïntegreerde bankmodule verbindt rekeningen en creditcards met de factuurbeheeroplossing om transacties te importeren. Vervolgens wijst het automatisch transacties toe aan de bijbehorende documenten, waardoor gebruikers geen tijdrovende handmatige taak meer hoeven te verrichten. De facturen worden vervolgens automatisch doorgezet naar het boekhoudpakket, naar de belastingadviseur of naar andere applicaties. Dit bespaart gebruikers niet alleen werk aan de voorbereidende boekhouding, maar verkort ook de verwerkingstijd van facturen aanzienlijk.
Digitalisering is geen doel op zich, maar eerder een pragmatische manier om processen te stroomlijnen en medewerkers te bevrijden van routinematige taken. Dit geldt vooral voor de boekhouding. Met behulp van intelligente oplossingen voor factuurbeheer kunnen bedrijven elke maand ongeveer tien uur tijd, twaalf kilo papier en een hoop zenuwen besparen.
