No pierdas más tiempo en buscar facturas

jueves, 6. agosto 2020 | 0 Comentarios

No importa si estamos a principio de mes, tu gestor o tu departamento de contabilidad necesitan documentos para la contabilidad del mes siguiente, de principio de año, para la declaración de la renta, etc. Para muchos es el comienzo de la búsqueda de facturas. Independientemente de lo bien que estén organizados los documentos, hasta ahora casi nunca estaban completos. Pero atención, dijimos: ¡hasta ahora!

Uno de los motivos por lo que ocurre esto, es que las facturas llegan de formas cada vez más diferentes: se descargan a través de portales de clientes, se reciben por correo electrónico, o, según el método más tradicional, por correo postal. Además, existen las facturas emitidas que también pueden encontrarse en diferentes sistemas y los recibos “desaparecen” en bolsillos, carpetas y cajas. Recopilar todo eso requiere mucho tiempo y, si se lleva a cabo de forma manual, existe una gran probabilidad de cometer errores – resumiendo: gestionar facturas es innecesaria. Sin embargo, a día de hoy, el procesamiento manual de facturas ya no es necesario. Incluso la introducción de un software de gestión de documentos no es un requisito, aunque la gestión de documentos digitales es la clave para una mejor gestión de facturas y procesos más eficientes; porque un software como GetMyInvoices automatiza la contabilidad y lo hace simplemente en 5 pasos muy sencillos:

  1. Conecta el buzón de correo electrónico
    Dado que es bastante común enviar facturas por correo electrónico, uno de los pasos consiste en conectar los buzones de correo electrónico con la solución de gestión de facturas. Esto significa que el software puede monitorear los buzones. Aquellos correos que contengan facturas o las facturas mismas se reconocerán y se guardarán automáticamente en una gestión central de documentos de un sistema en la nube – para que no se vuelva a perder ninguna factura enviada por correo electrónico.

  2. Conecta portales
    Ya sea el portal de clientes de la compañía telefónica o el de tu fabricante de software, proveedor de electricidad o empresa de alquiler de automóviles, ingresa los datos de acceso a tus portales de clientes solo una vez y decide a partir de qué fecha se supone que deben descargarse las facturas. A partir de entonces, las descargas serán automáticas y el inicio de sesión manual en innumerables portales y la descarga de facturas es cosa del pasado.

  3. Vincula más soluciones
    ¿Utilizas un software por separado para emitir facturas? ¿O los recibes facturas cuando vendes productos en mercados como Amazon, Alibaba o Rakuten? ¡Simplemente vincula esos documentos con nuestro software de gestión de facturas para asegurarte de que tus documentos se importen automáticamente!

  4. Usa la scan app
    ¡Instala y usa nuestra scan app para Android e iOS en tu móvil! Gracias a nuestra app, puedes fotografiar recibos sobre la marcha, como ticket de gasolina o ticket de compra fácil y rápidamente – incluso cuando no tienes conexión. En cuanto tu móvil vuelva a establecer conexión a internet, los documentos se cargarán a la nube, donde se procesarán. También es posible escanear y gestionar facturas de la misma forma. Puedes tirar los documentos en papel y guardar ese espacio en tus bolsillos o en tus cajas para otra cosa.

  5. Gestiona documentos
    Todas las facturas y recibos están disponibles en la gestión de documentos central en la nube. Todo lo que le queda por hacer es organizarlos. ¡Aprovecha todas las opciones, asigna etiquetas, verifica la información leída automáticamente y complétala si es necesario! También puedes especificar qué se debería hacer con esos documentos, si deben archivarse automáticamente y / o transferirse a una aplicación diferente, como tu sistema de contabilidad, ¡o a tu gestor!

¡Y ya está! A partir de ahora el lema es: No busques, solo encuentras. Las facturas requeridas están listas y disponibles para su procesamiento en las aplicaciones de sincronización vinculadas. Si tú, o un auditor, alguna vez necesitáis un documento específico, podéis encontrarlo fácilmente usando el navegador web para iniciar sesión en la solución SaaS. Aquí, todos los documentos se muestran según diversos criterios, por ejemplo ordenados por fecha o por etiquetas. Además, se pueden mostrar mediante la búsqueda de texto completo en segundos. Esto significa que puedes encontrar el estado de cuenta mensual actual de Amazon, una factura telefónica de hace dos años o el recibo  de una cena de negocios específica.

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