La voz del cliente Ergolutions

“Desde la fundación de la empresa hemos crecido mucho. Para mantener nuestra organización ágil y esbelta, procuramos trabajar de la forma más eficiente posible: la optimización continua de nuestros procesos empresariales está firmemente anclada en nuestro ADN emprendedor.

En particular, la gestión de acreedores se convirtió en un importante factor de costes; los errores al procesar la gran cantidad de facturas eran cada vez más inevitables. Sobre todo porque recibíamos las facturas entrantes de fuentes muy diversas, entre ellas distintos portales online, y había que recopilarlas y descargarlas a mano. A veces se pasaban facturas por alto y no llegaban al departamento de contabilidad. Nuestro asesor fiscal tenía entonces que solicitar esos comprobantes por separado.”

Así nos ayuda GetMyInvoices

“Por recomendación llegamos a GetMyInvoices. Su funcionalidad nos convenció de inmediato, así que la implementamos. Tanto la instalación como la conexión a los portales online de nuestros proveedores fueron rápidas y sencillas.

Entretanto también hemos implementado la autenticación de dos factores en la solución de gestión de facturas. Cuando tenemos preguntas o problemas —lo cual, gracias a la interfaz muy intuitiva, rara vez ocurre— recibimos un soporte excelente de GetMyInvoices. Con la introducción de la solución también configuramos una dirección de correo central para recibir facturas. Desde entonces GetMyInvoices recopila automáticamente nuestras facturas de portales y correos, lo que nos ahorra al menos el equivalente a una jornada completa de trabajo. Al mismo tiempo, la proporción de documentos faltantes ha caído drásticamente y hoy está por debajo del 0,5 %.

Todos los documentos entrantes los revisamos dentro de GetMyInvoices según el principio de cuatro ojos, lo que también mejora claramente la calidad del procesamiento. Las dos personas implicadas etiquetan las facturas con tags que incluyen su nombre. Tras esa revisión, las facturas pasan mediante un flujo de trabajo automáticamente al servicio de datos contables DATEV y llegan así a nuestro asesor fiscal, que también se encarga de nuestra contabilidad. Gracias a GetMyInvoices podemos optimizar ahora nuestros procesos de acreedores.

Nuestro asesor fiscal también se alegra del uso de GetMyInvoices, porque recibe de nosotros todas las facturas completas y a tiempo y puede procesarlas rápidamente. Además pudo reducir aproximadamente a la mitad el tiempo dedicado a nuestra evaluación económica mensual en el área de acreedores, lo que naturalmente también nos ahorra dinero.”