Voix du client Ergolutions

« Depuis la création de l’entreprise, nous avons connu une très forte croissance. Afin de garder notre organisation agile et allégée, nous veillons à ce que, autant que possible efficace au travail : L’optimisation continue de nos processus commerciaux est fermement ancrée dans notre ADN entrepreneurial.

La gestion des comptes fournisseurs en particulier est devenue pour nous un facteur de dépenses important et les erreurs dans le traitement du grand nombre de factures sont devenues de plus en plus inévitables. Cela était principalement dû au fait que nous recevions nos factures entrantes provenant d’une grande variété de sources, notamment de divers portails en ligne, a dû collecter et télécharger à la main. Il arrivait que des factures soient oubliées et ne soient pas transférées au service comptable. Notre conseiller fiscal a alors dû demander ces reçus séparément.

Comment GetMyInvoices nous aide

“Par recommandation, nous avons découvert GetMyInvoices, dont les fonctionnalités nous ont convaincus immédiatement, si bien que nous l’avons déployé. L’installation comme la connexion aux portails en ligne de nos fournisseurs se sont déroulées rapidement et simplement.

Entretemps, nous avons aussi mis en place l’authentification à deux facteurs dans la solution de gestion des factures. Lorsque nous avons des questions ou des problèmes — ce qui, grâce à une interface très intuitive, est plutôt rare —, nous recevons un excellent support de GetMyInvoices. Avec le déploiement de la solution, nous avons aussi configuré une adresse e-mail centrale pour recevoir les factures. Depuis, GetMyInvoices rassemble automatiquement nos factures depuis les portails et les e-mails, ce qui nous fait gagner au moins l’équivalent d’une journée de travail complète. Parallèlement, la part de documents manquants a fortement chuté et se situe aujourd’hui sous 0,5 %.

Tous les documents entrants sont contrôlés dans GetMyInvoices selon le principe des quatre yeux, ce qui améliore nettement la qualité de traitement. Les deux personnes concernées étiquettent les factures avec des tags portant leur nom. Après ce contrôle, les factures passent via un workflow automatiquement au service de données comptables DATEV et arrivent ainsi chez notre conseiller fiscal, qui s’occupe aussi de notre comptabilité. Grâce à GetMyInvoices, nous pouvons optimiser nos processus de gestion des créanciers.

Notre conseiller fiscal se réjouit aussi de l’utilisation de GetMyInvoices, car il reçoit de notre part toutes les factures complètes et à temps et peut les traiter rapidement. De plus, il a pu réduire d’environ moitié le temps consacré à notre évaluation économique mensuelle dans le domaine des créanciers, ce qui nous fait naturellement économiser de l’argent.”