KUNDENSTIMME ERGOLUTIONS

“Seit unserer Unternehmensgründung wachsen wir sehr stark. Um unsere Organisation agil und schlank zu halten, achten wir darauf, möglichst effizient zu arbeiten: Die laufende Optimierung unserer Geschäftsprozesse ist fest in unserer Unternehmer-DNA verankert.

Speziell das Kreditorenmanagements wurde bei uns zu einem erheblichen Aufwandstreiber, Fehler bei der Bearbeitung der Vielzahl an Rechnungen wurden zunehmend unvermeidbar. Dies lag vor allem daran, dass wir unsere Eingangsrechnungen aus unterschiedlichsten Quellen und unter anderem auch von diversen Online-Portalen, händisch zusammensuchen und herunterladen mussten. Dabei kam es vor, dass Rechnungen übersehen und nicht in die Buchhaltung übergeben wurden. Diese Belege musste unser Steuerberater dann jeweils separat anfordern.”

So hilft uns GetmyInvoices

“Über eine Empfehlung sind wir auf die Software GetMyInvoices gestoßen, die uns in ihrem Funktionsumfang sofort überzeugte und die wir deshalb eingeführt haben. Sowohl die Installation als auch die Anbindung an die Online-Portale unserer Lieferanten verlief schnell und unkompliziert.

Mittlerweile haben wir auch die Zwei-Faktor-Authentifizierung in der Rechnungsmanagement-Lösung umgesetzt. Wenn wir Fragen oder Anwendungsprobleme haben, was aufgrund der sehr intuitiven Nutzerführung eher selten der Fall ist, erhalten wir von GetMyInvoices einen exzellenten Support. Mit Einführung der Lösung haben wir auch eine zentrale E-Mail-Adresse für den Empfang von Rechnungen eingerichtet. Seitdem übernimmt GetMyInvoices automatisiert das Zusammentragen unserer Rechnungen aus den Portalen und E-Mails, was uns Arbeitszeit im Umfang von mindestens einer Vollzeitkraft spart. Gleichzeitig ist die Quote fehlender Belege drastisch gesunken und liegt heute bei unter 0,5%.

Sämtliche eingehenden Belege werden von uns innerhalb von GetMyInvoice nach dem Vier-Augen-Prinzip geprüft, was auch die Bearbeitungsqualität deutlich steigert. Dazu versehen die beiden involvierten Personen die Rechnungen mit sogenannten Tags, auf denen der Name hinterlegt ist. Nach dieser Prüfung werden die Rechnungen über einen Workflow automatisiert an den DATEV Buchungsdatenservice übergeben und gelangen so zu unserem Steuerberater, der für uns auch die Buchhaltung übernimmt. So können wir nunmehr dank GetMyInvoices die Prozesse in unserem Kreditorenmanagement optimal gestalten.

Auch unser Steuerberater freut sich über den Einsatz von GetMyInvoices in unserem Hause, da er von uns alle Rechnungen vollständig und pünktlich erhält und sie somit schnell verarbeiten kann. Zudem konnte er den Zeitaufwand für die Erstellung unserer monatlichen betriebswirtschaftlichen Auswertung im Kreditorenbereich um gut die Hälfte reduzieren, was uns natürlich auch Geld spart.”