Stem van de klant Ergolutions

“Sinds de oprichting van het bedrijf zijn we heel sterk gegroeid. Om onze organisatie wendbaar en lean te houden, zorgen wij daar zoveel mogelijk voor efficiënt aan het werk: De voortdurende optimalisatie van onze bedrijfsprocessen is stevig verankerd in ons ondernemers-DNA.

Vooral het crediteurenbeheer werd voor ons een belangrijke kostenpost en fouten bij de verwerking van het grote aantal facturen werden steeds onvermijdelijker. Dit was vooral te wijten aan het feit dat we onze inkomende facturen uit een grote verscheidenheid aan bronnen ontvingen, waaronder van diverse online portalen, moest met de hand worden verzameld en gedownload. Het gebeurde dat facturen over het hoofd werden gezien en niet werden overgedragen aan de boekhoudafdeling. Onze belastingadviseur moest deze bonnen vervolgens apart opvragen.”

Zo helpt GetMyInvoices ons

“Via een aanbeveling kwamen we bij GetMyInvoices. De functionaliteit overtuigde ons meteen, dus voerden we het in. Zowel de installatie als het koppelen van de onlineportalen van onze leveranciers verliep snel en ongecompliceerd.

Inmiddels hebben we ook tweefactorauthenticatie in de factuurbeheeroplossing doorgevoerd. Als we vragen of problemen hebben — wat dankzij de zeer intuïtieve bediening zelden voorkomt — krijgen we uitstekende support van GetMyInvoices. Bij de invoering richtten we ook een centraal e-mailadres in voor het ontvangen van facturen. Sindsdien verzamelt GetMyInvoices automatisch onze facturen uit portalen en e-mails, wat ons minstens één FTE aan werktijd bespaart. Tegelijk is het aandeel ontbrekende documenten drastisch gedaald en ligt het nu onder de 0,5%.

Alle inkomende documenten worden door ons binnen GetMyInvoices volgens het vierogenprincipe gecontroleerd, wat ook de verwerkingskwaliteit duidelijk verhoogt. De twee betrokken personen voorzien de facturen van tags met hun naam. Na die controle gaan de facturen via een workflow automatisch naar de DATEV-boekingsdataservice en zo naar onze belastingadviseur, die ook onze boekhouding doet. Dankzij GetMyInvoices kunnen we onze crediteurenprocessen nu optimaal inrichten.

Ook onze belastingadviseur is blij met GetMyInvoices, omdat hij van ons alle facturen compleet en op tijd ontvangt en ze snel kan verwerken. Bovendien kon hij de tijdsinspanning voor onze maandelijkse bedrijfseconomische analyse aan de crediteurenzijde met ongeveer de helft verminderen, wat ons natuurlijk ook geld bespaart.”