TESTIMONIANZA CLIENTE ERGOLUTIONS

“Dalla fondazione della nostra azienda cresciamo molto rapidamente. Per mantenere la nostra organizzazione agile e snella, facciamo attenzione a lavorare nel modo più efficiente possibile: l’ottimizzazione continua dei nostri processi aziendali è saldamente radicata nel DNA della nostra impresa.

In particolare la gestione dei fornitori era diventata per noi un notevole fattore di costo e gli errori nell’elaborazione del gran numero di fatture erano sempre più inevitabili. Ciò era dovuto soprattutto al fatto che dovevamo raccogliere e scaricare manualmente le nostre fatture passive dalle fonti più diverse e, tra l’altro, anche da diversi portali online. Capitava così che alcune fatture venissero trascurate e non trasmesse alla contabilità. Il nostro commercialista doveva poi richiedere separatamente questi documenti.”

Ecco come ci aiuta GetmyInvoices

“Grazie a una raccomandazione siamo venuti a conoscenza del software GetMyInvoices, che ci ha subito convinti per la sua gamma di funzioni e che per questo abbiamo introdotto. Sia l’installazione sia il collegamento ai portali online dei nostri fornitori sono avvenuti in modo rapido e semplice.

Nel frattempo abbiamo implementato anche l’autenticazione a due fattori nella soluzione di gestione delle fatture. Quando abbiamo domande o problemi di utilizzo, cosa piuttosto rara grazie alla guida utente molto intuitiva, riceviamo da GetMyInvoices un’assistenza eccellente. Con l’introduzione della soluzione abbiamo anche creato un indirizzo e-mail centrale per la ricezione delle fatture. Da allora GetMyInvoices si occupa automaticamente di raccogliere le nostre fatture dai portali e dalle e-mail, il che ci fa risparmiare un tempo di lavoro pari ad almeno una risorsa a tempo pieno. Allo stesso tempo la percentuale di documenti mancanti è diminuita drasticamente e oggi è inferiore allo 0,5%.

Tutti i documenti in entrata vengono da noi verificati all’interno di GetMyInvoice secondo il principio del doppio controllo, il che aumenta notevolmente anche la qualità dell’elaborazione. A tale scopo le due persone coinvolte contrassegnano le fatture con i cosiddetti tag, sui quali è indicato il nome. Dopo questa verifica, le fatture vengono trasmesse automaticamente tramite un workflow al servizio dati contabili DATEV e arrivano così al nostro commercialista, che si occupa anche della nostra contabilità. In questo modo, grazie a GetMyInvoices, possiamo ora organizzare in modo ottimale i processi della nostra gestione fornitori.

Anche il nostro commercialista è soddisfatto dell’utilizzo di GetMyInvoices nella nostra azienda, poiché riceve da noi tutte le fatture complete e puntuali e può quindi elaborarle rapidamente. Inoltre ha potuto ridurre di circa la metà il tempo necessario per la redazione della nostra analisi economica mensile nell’area fornitori, cosa che naturalmente ci fa anche risparmiare denaro.”