Proformarechnung: Bedeutung und richtig buchen (inkl. Vorlage)

Mittwoch, 14. September 2022 | 0 Kommentare

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Haben Sie schon einmal von einer Proformarechnung gehört? Nein? Dann wird es höchste Zeit! Schließlich ist sie ein wichtiger Bestandteil Ihrer Rechnungsstellung. Lesen Sie hier, was eine Proformarechnung ist, wann sie verwendet wird und wie man sie bucht.

Inhaltsverzeichnis:

  1. Proformarechnung Definition
  2. Bedeutung
  3. Inhalt
  4. Vorlage
  5. Buchhaltung
  6. Rechnungsmanagement automatisieren mit GetMyInvoices

 

Die häufigsten Fragen zum Thema Proformarechnung auf einen Blick

Wo liegt der Unterschied zwischen einer Handelsrechnung und einer Proformarechnung?

Eine Handelsrechnung wird mit dem Versand einer Ware ausgestellt. Sie stellt eine verbindliche Zahlungsaufforderung dar. Eine Proformarechnung hingegen ist keine Rechnung, sondern ein Beleg und gilt nicht als Zahlungsaufforderung.

Wann wird eine Proformarechnung ausgestellt?

Eine Proformarechnung wird immer ausgestellt, um den Wert einer Warensendung vor dem Finanzamt oder dem Zoll darzulegen. Sie findet hauptsächlich in den folgenden Fällen Anwendung:

  • Sendung von Geschenken
  • Garantie- oder Kulanzfälle
  • Sendung von kostenlosen Mustern
  • Sendung von Geschenken

 

Obwohl die Proformarechnung weit verbreitet ist, wird sie häufig mit regulären Rechnungen verwechselt. Im Grunde sehen sie herkömmlichen Handelsrechnungen sehr ähnlich, unterscheiden sich jedoch in einigen Punkten erheblich von ihnen.

Definition: Was ist eine Proformarechnung

Definition Proformarechnung: Eine Rechnung, die keine Rechnung ist.

Der lateinische Ausdruck proforma oder auch pro forma bedeutet wörtlich übersetzt „für die Form”. Abgeleitet davon handelt es sich bei der Proformarechnung um ein Dokument „der Form halber”.

Im Unterschied zu einer herkömmlichen Handelsrechnung wird die Proformarechnung nur provisorisch und ohne Zahlungsaufforderung ausgestellt. Kurz gesagt: Sie löst keine Zahlungen aus. Im Grunde ist sie nichts anderes als ein Beleg für Waren, die Sie Ihren Kunden oder Interessenten liefern. Sie dient dazu, den Warenhandel zu dokumentieren. In der Regel enthält die Proformarechnung Informationen wie die Artikelbeschreibung, den Preis und den zu zahlenden Gesamtbetrag sowie alle anfallenden Steuern und Gebühren. Auf diese Weise erhält der Käufer einen möglichst genauen Überblick über die zu erwartenden Kosten einer zukünftigen Bestellung.

Achtung:
Auch wenn sich die Verkaufsbedingungen noch ändern können, gilt die Proformarechnung bereits als Auftragsbestätigung und ist daher rechtlich bindend!

Bedeutung: Wann wird eine Proformarechnung ausgestellt?

Wenn Sie sich für Proformarechnungen interessieren, sind Sie vermutlich im internationalen Handel tätig. Denn für den Export einer Ware in ein nicht EU-Land (beispielsweise Schweiz oder Norwegen) muss diese Ware immer auch beim Zoll deklariert werden. Für die Deklaration wiederum muss eine Handelsrechnung vorliegen, die den Wert der Ware angibt. Hier kommt die Proformarechnung ins Spiel. 

Dank ihr können Sie kostenlose Waren an Ihre internationalen Geschäftspartner senden. Doch da auch kostenlose Waren den Zoll durchlaufen und der Deklarationspflicht beim Zoll unterliegen, müssen Sie Ihrer Warensendung eine Proformarechnung beilegen. Die Proformarechnung bestätigt, dass der Empfänger Ihrer Sendung nichts für die Ware bezahlt. So werden wiederum keine Zollabgaben auf die Ware erhoben, denn der Zoll berücksichtigt nur tatsächlich bezahlte Verkaufspreise. Zudem wird die Proformarechnung – egal ob innerhalb der EU oder außerhalb – für die folgenden Situationen ausgestellt:

  • Lieferungen von Waren, die nicht für den Wiederverkauf bestimmt sind
  • Kostenlose Mustersendungen
  • Umtausch von Waren, beispielsweise bei Garantieleistungen
  • Lieferung gegen Vorkasse
  • Lieferung kostenloser Ersatzteile
  • Geschenken an Kunden
  • Spenden

Kurz gesagt: Proformarechnungen kommen immer dann zum Einsatz, wenn kostenlose Waren verschickt werden und dieser Handel oder Warenaustausch dokumentiert werden muss. Die Proformarechnung legt also den Handelswert einer Ware gegenüber dem Zoll oder dem Finanzamt dar.

Inhalt: So ist eine Proformarechnung aufgebaut

Anders als bei herkömmlichen Rechnungen gelten für die Proformarechnung keine gesetzlichen Vorschriften bezüglich Aufbau und Inhalt. Trotz allem sind gewisse Angaben sowohl für Ihren Kunden als auch für den Zoll und das Finanzamt nötig:

  • Name, Anschrift und Bankverbindung des Absenders
  • Name und Anschrift des Empfängers
  • Lieferanschrift, sofern diese von der Rechnungsanschrift abweichtRechnungsnummer mit Ort und Datum
  • Vermerk Proformarechnung
  • Umsatzsteueridentifikationsnummer beziehungsweise die EORI-Nummer (Economic Operators‘ Registration and Identification) sowie die Handelsregisternummer
  • Angaben zum Zweck, beispielsweise „Kostenloses Geschenk – nur für Zollzwecke – kein Handelswert”
  • Paketnummer
  • Art, Beschaffenheit, Brutto- und Nettogewicht und Menge der Ware beziehungsweise der Waren
  • Warenwert (Einzelwert sowie Gesamtpreis)
  • Kosten für Verpackung, Versicherung und Transport
  • Lieferbedingungen
  • Stempel und Unterschrift

Der Hinweis „Proformarechnung” muss deutlich auf der Rechnung zu erkennen sein.

 

Proformarechnung kostenlose Vorlage

Gratis-Download: Vorlage „Proformarechnung“:

Vorlage downloaden

Buchhaltung: So buchen Sie eine Proformarechnung richtig

Die Proformarechnung kann als Ersatz für Rechnungen verwendet werden. Mit ihr lässt sich ein Aufwand buchen, bevor die eigentliche Rechnung eingegangen ist. Sie hat dabei eine ähnliche Funktion wie ein Eigenbeleg. Liegt für Ihren Jahresabschluss beispielsweise noch keine Originalrechnung vor, dann können Sie – der Form wegen – mit einer Proforma-Rechnung den Betrag vorbuchen. So können Sie auch Vorsteuerabzüge geltend machen und der gebuchte Aufwand belastet Ihre Gewinn- und Verlustrechnung. Sobald Sie die Originalrechnung erhalten haben, müssen Sie die Proformarechnung mit dieser ersetzen. Dafür nutzen Sie eine Stornorechnung und buchen anschließend einfach die Originalrechnung. 

Wichtig:
Vorsicht vor Falschausstellungen! Eine Proformarechnung dürfen Sie unter keinen Umständen in eine herkömmliche Rechnung umwandeln. Diese Falschausstellung kann Bußgelder und strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Zudem kann es passieren, dass der Zoll anschließend Schulden geltend macht. Diese Schulden entstehen, da Sie die Proformarechnung in eine herkömmliche Handelsrechnung umgewandelt haben, die Ware dadurch einen Verkaufswert erhält und dieser beim Zoll hätte verzollt werden müssen.

Rechnungsmanagement automatisieren mit GetMyInvoices

Egal, ob Handelsrechnung oder Proformarechnung: Ihr Rechnungsmanagement sollte immer korrekt erledigt werden! GetMyInvoices sammelt alle elektronischen Rechnungen und Belege aus Ihren E-Mail-Postfächern und Accounts. Ganz automatisch werden diese eigenständig Ihrer Buchhaltung zugeordnet. So sparen Sie enorm viel Zeit und bringen ganz einfach Ordnung in die tägliche Zettelwirtschaft!

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