Haben Sie schon einmal von einer Proformarechnung gehört? Nein? Dann wird es höchste Zeit! Schließlich ist sie ein wichtiger Bestandteil Ihrer Rechnungsstellung. Lesen Sie hier, was eine Proformarechnung ist, wann sie verwendet wird und wie man sie bucht.
Eine Handelsrechnung wird mit dem Versand einer Ware ausgestellt. Sie stellt eine verbindliche Zahlungsaufforderung dar. Eine Proformarechnung hingegen ist keine Rechnung, sondern ein Beleg und gilt nicht als Zahlungsaufforderung.
Eine Proformarechnung wird immer ausgestellt, um den Wert einer Warensendung vor dem Finanzamt oder dem Zoll darzulegen. Sie findet hauptsächlich in den folgenden Fällen Anwendung:
Obwohl die Proformarechnung weit verbreitet ist, wird sie häufig mit regulären Rechnungen verwechselt. Im Grunde sehen sie herkömmlichen Handelsrechnungen sehr ähnlich, unterscheiden sich jedoch in einigen Punkten erheblich von ihnen.
Der lateinische Ausdruck proforma oder auch pro forma bedeutet wörtlich übersetzt „für die Form”. Abgeleitet davon handelt es sich bei der Proformarechnung um ein Dokument „der Form halber”.
Im Unterschied zu einer herkömmlichen Handelsrechnung wird die Proformarechnung nur provisorisch und ohne Zahlungsaufforderung ausgestellt. Kurz gesagt: Sie löst keine Zahlungen aus. Im Grunde ist sie nichts anderes als ein Beleg für Waren, die Sie Ihren Kunden oder Interessenten liefern. Sie dient dazu, den Warenhandel zu dokumentieren. In der Regel enthält die Proformarechnung Informationen wie die Artikelbeschreibung, den Preis und den zu zahlenden Gesamtbetrag sowie alle anfallenden Steuern und Gebühren. Auf diese Weise erhält der Käufer einen möglichst genauen Überblick über die zu erwartenden Kosten einer zukünftigen Bestellung.
Wenn Sie sich für Proformarechnungen interessieren, sind Sie vermutlich im internationalen Handel tätig. Denn für den Export einer Ware in ein nicht EU-Land (beispielsweise Schweiz oder Norwegen) muss diese Ware immer auch beim Zoll deklariert werden. Für die Deklaration wiederum muss eine Handelsrechnung vorliegen, die den Wert der Ware angibt. Hier kommt die Proformarechnung ins Spiel.
Dank ihr können Sie kostenlose Waren an Ihre internationalen Geschäftspartner senden. Doch da auch kostenlose Waren den Zoll durchlaufen und der Deklarationspflicht beim Zoll unterliegen, müssen Sie Ihrer Warensendung eine Proformarechnung beilegen. Die Proformarechnung bestätigt, dass der Empfänger Ihrer Sendung nichts für die Ware bezahlt. So werden wiederum keine Zollabgaben auf die Ware erhoben, denn der Zoll berücksichtigt nur tatsächlich bezahlte Verkaufspreise. Zudem wird die Proformarechnung – egal ob innerhalb der EU oder außerhalb – für die folgenden Situationen ausgestellt:
Kurz gesagt: Proformarechnungen kommen immer dann zum Einsatz, wenn kostenlose Waren verschickt werden und dieser Handel oder Warenaustausch dokumentiert werden muss. Die Proformarechnung legt also den Handelswert einer Ware gegenüber dem Zoll oder dem Finanzamt dar.
Anders als bei herkömmlichen Rechnungen gelten für die Proformarechnung keine gesetzlichen Vorschriften bezüglich Aufbau und Inhalt. Trotz allem sind gewisse Angaben sowohl für Ihren Kunden als auch für den Zoll und das Finanzamt nötig:
Die Proformarechnung kann als Ersatz für Rechnungen verwendet werden. Mit ihr lässt sich ein Aufwand buchen, bevor die eigentliche Rechnung eingegangen ist. Sie hat dabei eine ähnliche Funktion wie ein Eigenbeleg. Liegt für Ihren Jahresabschluss beispielsweise noch keine Originalrechnung vor, dann können Sie – der Form wegen – mit einer Proforma-Rechnung den Betrag vorbuchen. So können Sie auch Vorsteuerabzüge geltend machen und der gebuchte Aufwand belastet Ihre Gewinn- und Verlustrechnung. Sobald Sie die Originalrechnung erhalten haben, müssen Sie die Proformarechnung mit dieser ersetzen. Dafür nutzen Sie eine Stornorechnung und buchen anschließend einfach die Originalrechnung.
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