Pflichtangaben auf der Rechnung: Das müssen Freelancer beachten (inkl. Vorlage!)

Freelancer blicken oft sorgenvoll auf die erste Rechnung, die sie ausstellen. Tatsächlich gilt es einige Vorgaben zu erfüllen. Lesen Sie hier, welche Angaben auf Ihren Rechnungen nicht fehlen dürfen.

Inhaltsverzeichnis:

1. Pflichtangaben auf der Rechnung nach § 14 UStG
2. Kostenlose Rechnungsvorlage
3. Pflichtangaben Kleinunternehmer
4. Pflichtangaben Kleinbetragsrechnungen
5. Pflichtangaben elektronische Rechnungen
6. Mit GetMyInvoices Rechnungen einfach verwalten

 

Die wichtigsten Antworten zu Pflichtangaben auf der Rechnung im Überblick

 

Als Freelancer haben Sie alle Hände voll zu tun: Neben der eigentlichen Arbeit fallen wichtige Tätigkeiten wie Kundenakquise und bürokratische Verpflichtungen an. Zu Letzteren zählt auch die Ausstellung ordnungsgemäßer Rechnungen: Diese beinhalten wertvolle Informationen für Sie, Ihre Kunden und gegebenenfalls für Ihr Finanzamt. Allerdings ist es nicht ganz einfach, angesichts der Vielzahl an gesetzlichen Regelungen den Überblick zu bewahren. Die Anforderungen an eine Rechnung hängen zudem von Ihrer Situation ab: Sind Sie Kleinunternehmer? Stellen Sie vielleicht lediglich Kleinbeträge aus? Wir möchten Ihnen helfen, das Dickicht zu durchschauen. Im Folgenden finden Sie jene Pflichtangaben aufgeführt, welche Sie für Ihre Arbeit benötigen.

Rechnungen als Freelancer: Welche Angaben sind vonnöten?

Auch wenn Sie nicht notwendigerweise ein Gewerbe angemeldet haben, so müssen Sie doch Rechnungen an Ihre Kunden ausstellen. Stehen Sie am Beginn Ihrer Karriere als Freelancer, ist diese Angelegenheit eine besonders mühselige: Zwar sind einige Angaben freiwillig, andere wiederum müssen unbedingt auf der Rechnung erscheinen. Die genauen Vorgaben sind in § 14 Umsatzsteuergesetz geregelt. Der Gesetzgeber regelt damit bundesweit einheitliche Anforderungen, welchen Sie nachkommen müssen. Wer sich bislang nicht mit der Materie beschäftigt hat, stößt auf einige Fragen: Müssen Netto- und Bruttobeträge getrennt ausgewiesen werden? Welche persönlichen Daten muss ich preisgeben? Ist die Angabe meiner Steuernummer verpflichtend?

Pflichtangaben auf der Rechnung nach § 14 UStG

Für Ihre Rechnung müssen Sie einige Angaben auf jeden Fall berücksichtigen:

1. Ihr vollständiger Name und Ihre Adresse sowie der Name und die Adresse des Kunden
2. das Ausstellungsdatum der Rechnung
3. wahlweise die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.-ID). Verfügen Sie über eine USt.-ID, geben Sie idealerweise beides an.
4. Art und Umfang der Leistung: Hier listen Sie die erbrachten Leistungen auf, indem Sie diese benennen, zum Beispiel: „Schnitt und Mastering für Podcast X“.
5. den Zeitpunkt der Leistung
6. die Rechnungsnummer: Diese muss fortlaufend erfolgen und darf für jede Rechnung nur einmal ausgestellt werden
7. das abgerechnete Honorar (pro Stunde oder als Pauschale)
8. der gültige Umsatzsteuersatz, beispielsweise „19 % USt.“ und der darauf entfallende Betrag
9. der Brutto-Rechnungsbetrag, also inklusive Steuer

Neben den oben genannten Punkten finden sich oft noch weitere Angaben auf der Rechnung, darunter die E-Mail-Adresse des Freelancers, eine Grußformel oder eine Unterschrift. Diese sind allesamt nicht gesetzlich vorgeschrieben. Manche der optionalen Angaben liegen jedoch vor allem in Ihrem eigenen Interesse, etwa die Angabe Ihrer Bankverbindung. Sie müssen Rechnungen über einen Zeitraum von zehn Jahren archivieren. Falls sich einmal ein Fehler in eine Rechnung einschleicht, ist das üblicherweise kein Problem: Sie können diesen korrigieren.

Kostenlose Rechnungsvorlage

 

Pflichtangaben auf der Rechnung als Kleinunternehmer

Womöglich sind Sie von der Kleinunternehmerregelung betroffen: Diese Voraussetzungen treffen auf Sie zu, wenn Ihr Umsatz im Vorjahr nicht über 22.000 Euro gelegen hat und er im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht überschreiten wird. Sie müssen aber zuerst bei Ihrem zuständigen Finanzamt die Einstufung als Kleinunternehmerbeantragen. Rechnungen erfordern alle oben aufgeführten Punkte – mit zwei Ausnahmen: Da Sie von der Umsatzsteuerpflicht befreit sind, können Sie auf Angabe des Steuersatzes und des Brutto-Rechnungsbetrages verzichten. Unbedingt erforderlich ist jedoch ein entsprechender Vermerk:

Weisen Sie am besten mit einem Satz wie „Der Rechnungsbetrag enthält gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer“ auf den Sachverhalt hin.

 

Pflichtangaben bei Kleinbetragsrechnungen

Wenn der von Ihnen ausgestellte Rechnungsbetrag 250 Euro (inklusive Steuern) nicht überschreitet, entfallen einige der Pflichtangaben: Sie müssen den Namen und die Adresse des Kunden nicht nennen. Außerdem entfällt die Pflicht zur Angabe einer Rechnungs-, Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Anders sieht die Rechtslage für eingetragene Kaufleute aus: Ihr Firmenname darf auch eine Fantasiebegriff sein, solang er Unterscheidungskraft besitzt. Sollten Sie als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen, müssen Sie das auch auf Kleinbetragsrechnungen deutlich machen (siehe oben).

Pflichtangaben bei elektronischen Rechnungen

Laut dem Branchenverband Bitkom werden elektronische Rechnungen immer beliebter: Bereits 43 Prozent der Unternehmen in Deutschland verschicken E-Rechnungen an ihre Kunden.

An den Pflichtangaben ändert die elektronische Zustellung nichts. Sie benötigen lediglich die Zustimmung Ihres Kunden – wenn dieser die Rechnung bezahlt, gilt seine Zustimmung ebenfalls als erteilt. Eine elektronische Signatur ist nicht länger erforderlich, allerdings sollten Sie auf ein unveränderbares Format wie PDF achten. Auch elektronisch zugestellte Rechnungensind zehn Jahre lang aufzubewahren.