Rechnungskorrektur: Wie und wann muss eine Korrekturrechnung geschrieben werden?

Oft passiert es, dass sich auf einer Rechnung Fehler einschleichen. Diese müssen dann selbstmöglich korrigiert werden. Werden sie nicht korrigiert, dann drohen Konsequenzen. Sowohl für den Rechnungssteller als auch für den Rechnungsempfänger. Welche Fehler bei der Rechnungsstellung eine Rechnungskorrektur erfordern, wie diese gebucht wird und was Sie im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer beachten müssen, wird in diesem Beitrag erklärt.

Inhaltsverzeichnis:

1. Kann eine Rechnung nachträglich geändert werden?
2. Warum muss eine fehlerhafte Rechnung korrigiert werden?
3. Was ist eine Korrekturrechnung?
4. Wie schreibt man eine Rechnungskorrektur?
5. Wer darf Rechnungen korrigieren?
6. Wie sieht eine Rechnungskorrektur aus?
7. Wie bucht man eine Rechnungskorrektur?
8. Was passiert mit der Umsatzsteuer bei einer Rechnungskorrektur?
9. Wann erfolgt eine Rechnungskorrektur und wann eine Gutschrift?

Kann eine Rechnung nachträglich geändert werden?

Es kommt darauf an. Falls sie schon verschickt, jedoch noch nicht beglichen ist, kann sie noch geändert werden. Hier kann der Empfänger beispielsweise. mit einer Berichtigungsmitteilung informiert werden. Noch einfacher ist es die Originalrechnung korrigiert zu versenden. Sprich, es wird lediglich eine korrigierte Version der Originalrechnung nachgereicht.

Enthält die Rechnung einen Fehler und ist bereits verschickt und beglichen, dann ist es nicht mehr möglich sie nachträglich zu ändern. Stattdessen muss eine Korrekturrechnung ausgestellt werden. Um die Problematik nicht noch weiter zu verschärfen, muss sie bestimmten formellen Vorgaben folgen – wie u. a. den umsatzsteuerlichen Vorgaben. Doch dazu mehr in Kapitel 3.

Warum muss eine fehlerhafte Rechnung korrigiert werden?

Wird eine fehlerhafte Rechnung nicht korrigiert, kann das weitreichende Folgen nach sich ziehen – sowohl für den Aussteller als auch den Empfänger. Kommt es beim Rechnungsempfänger zu einem späteren Zeitpunkt zu einer Betriebsprüfung, kann beispielsweise der Vorsteuerabzug gefährdet sein. Entdeckt der Betriebsprüfer mehrere fehlerhafte Belege, kann es sogar passieren, dass die gesamte Buchführung in Zweifel gestellt wird. 

In einem solchen Fall darf das Finanzamt die Besteuerungsgrundlage schätzen, was im Endeffekt für den Steuerpflichtigen sehr teuer werden kann. Deshalb sollte ein Unternehmer (oder auch Freiberufler) stets daran interessiert sein, Kunden eine ordnungsgemäße Rechnung auszustellen bzw. sie spätestens beim Auffinden eines Fehler zu benachrichtigen. Ansonsten läuft er Gefahr, nicht nur diesen, sondern auch weitere Klienten zu verlieren.

Was ist eine Korrekturrechnung?

Die Rechnungskorrektur bezeichnet einen geschäftlichen Vorgang, bei dem eine fehlerhafte Rechnung korrigiert oder storniert wird. Der Grund für eine Rechnungskorrektur kann beispielsweise sein, dass ein Kunde oder Geschäftspartner einen Nachweis über die Rückerstattung von Geld für ein Produkt oder eine Dienstleistung erhält. Es reicht nicht aus sie lediglich in den eigenen Unterlagen zu korrigieren. Rechtsgrundlage für eine Rechnungskorrektur ist § 31 UStDV (Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung).

Die Rechnungskorrektur erfolgt in zwei Schritten: 

1. Erstellen einer Stornorechnung (mit negativem Saldo; dient dazu, die fehlerhafte Rechnung zu neutralisieren).
2. Erstellen einer Korrekturrechnung (mit positivem Saldo; dient der neuerlichen – und diesmal korrekten – Rechnungsstellung).

Die Begrifflichkeiten Korrekturrechnung, Rechnungskorrektur oder Stornorechnung sind teilweise gleichbedeutend. Eines haben alle drei Begriffe aber gemeinsam: Sie ersetzen bereits seit 2013 den Begriff Gutschrift –  sofern dieser im Zusammenhang mit einer vollständigen oder teilweisen Rückbuchung eines Rechnungsbetrages aufgrund einer fehlerhaften Rechnungsstellung verwendet wird.

Bei der Rechnungsstellung können z. B. die folgenden Fehler unterlaufen:

• Fehlerhafter Rechnungsbetrag
• Fehlende oder fehlerhafte Rechnungsnummer
• Fehlerhafte Angabe des Umsatzsteuersatzes
• Falsche Adressdaten in Bezug auf den Rechnungsempfänger
• Fehlerhafte oder fehlende Steuernummer des Rechnungsstellers beziehungsweise des Rechnungsempfängers
• Falsche Angabe der Leistung
• Falsches Leistungsdatum

Diese und andere Fehler sollten aus steuerlichen Gründen korrigiert werden. Denn grundsätzlich müssen die in den §§ 14 und 14a UStG (Umsatzsteuergesetz) enthaltenen Pflichtangaben in einer Rechnung fehlerfrei enthalten sein, um später Probleme mit den Finanzbehörden zu vermeiden. Deshalb sind sowohl der Rechnungssteller als auch der Rechnungsempfänger dazu angehalten, Rechnungen auf ihre Richtigkeit zu prüfen und gegebenenfalls eine Rechnungskorrektur anzufordern beziehungsweise vorzunehmen.

Wie schreibt man eine Rechnungskorrektur?

Falls bei der eigentlichen Rechnungsstellung Fehler unterlaufen sind, dann sollten diese zumindest bei der Korrekturrechnung vermieden werden. Dazu gilt es einige wichtige formelle Vorgaben einzuhalten. Beginnend mit der Frage:

Wer darf Rechnungen korrigieren?

Ausschließlich der Leistungserbringer (Selbstständiger, Freiberufler oder Unternehmen) ist berechtigt die Rechnungskorrektur vorzunehmen. Nicht zulässig ist, dass der Leistungsempfänger (Kunde) eigenmächtig Korrekturen vornimmt. Die werden nicht vom Finanzamt akzeptiert.

Wie sieht eine Rechnungskorrektur aus? 

Rechtsgrundlage für die Rechnungskorrektur ist § 31 UStDV. Danach muss diese dieselben Anforderungen an Form und Inhalt erfüllen wie eine Rechnung. Zu den Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung gehören nach § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) die folgenden:

1. Name und Anschrift (vollständig) des Leistungserbringers sowie des -empfängers,
2. Steuernummer (vom zuständigen Finanzamt vergeben) oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (vom Bundeszentralamt für Steuern erteilt),
3. Rechnungsdatum,
4. Rechnungsnummer,
5. Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Ware bzw. Umfang und Art der erbrachten Leistung,
6. Zeitpunkt / Zeitraum der Lieferung bzw. Leistungserbringung,
7. Rechnungsbetrag (inklusive aller anfallenden Steuern),
8. eventuell Hinweis auf Gutschriften oder sonstige Verminderung des ursprünglichen Rechnungsbetrages,
9. eventuell Hinweis auf Steuerbefreiung,
10. eventuell Hinweis auf Aufbewahrungspflicht (Dauer) des Rechnungsempfängers.

Im Falle einer Korrekturrechnung kommt zusätzlich folgende Angabe hinzu: Der eindeutige Hinweis auf die Originalrechnung mit Rechnungsnummer und -datum. Das kann z. B. im Betreff auf die folgende Art und Weise erfolgen: “Korrektur der Rechnung mit der Rechnungsnummer XY vom Datum.”

Wie bucht man eine Rechnungskorrektur?

Nachdem die ursprüngliche (fehlerhafte) Rechnung schon verbucht wurde, muss in weiterer Folge zuerst die Stornorechnung (zur Neutralisierung der Ursprungsrechnung) sowie danach die Korrekturrechnung (zur erneuten Rechnungsstellung) gebucht werden. 

Für die Buchhaltung sollten diese drei Rechnungen aufbewahrt werden:

1. Das fehlerhafte Original,
2. die Stornorechnung
3. und die Korrekturrechnung.

Was passiert mit der Umsatzsteuer bei einer Rechnungskorrektur? 

Wird mit der Korrekturrechnung der Rechnungsbetrag verändert, dann wirkt sich das auf die Umsatzsteuer aus. Die muss in weiterer Folge nach oben oder unten berichtigt werden. Zwei Fälle können hier eintreten:

1. Fällt die in der Originalrechnung ausgewiesene Umsatzsteuer höher aus als in der Korrekturrechnung und wurde diese bereits an die Finanzbehörden überwiesen, dann muss die nächste Umsatzsteuer-Voranmeldung oder Jahreserklärung entsprechend korrigiert werden.
2. Ist die Umsatzsteuer in der Originalrechnung niedriger als in der Korrekturrechnung und wurde sie bereits entrichtet, dann ist die Nachzahlung der Differenz notwendig. Ähnliches gilt für den Rechnungsempfänger, der nur die Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen darf, die in der korrigierten Rechnung angegeben ist.

Grundsätzlich gibt es keine Frist für die Rechnungskorrektur. Da § 31 Abs. 5 UStDV für die Berichtigung einer Rechnung keine zeitliche Grenze vorsieht, ist laut Bundesfinanzhof (BFH) eine Berichtigung bis zum Schluss der letzten mündlichen Verhandlung vor dem Finanzgericht (FG) möglich. 

Also nicht etwa bereits bis zur Schlussbesprechung in der Betriebsprüfung oder der formellen Bestands­kraft eines Steuerbescheids. Damit ist der Vorsteuerabzug aus der ursprünglichen Rechnung möglich, ohne dass dafür eine Zinsfestsetzung nach § 233a AO anfällt.

Wann erfolgt eine Rechnungskorrektur und wann eine Gutschrift? 

Bereits seit dem 11. Juli 2013 muss beim Erstellen einer Rechnungskorrektur darauf geachtet werden, die Begrifflichkeiten richtig zu verwenden. Im herkömmlichen Geschäftsverkehr werden Preisnachlässe oft als Gutschriften bezeichnet. Das entspricht jedoch nicht der Definition nach dem Umsatzsteuergesetz. Laut dieser ist eine Gutschrift eine Rechnung, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird. Also eine umgekehrte Rechnung bzw. Abrechnungsgutschrift, die klar vom Vorgang der Rechnungskorrektur abgegrenzt ist.

Unterschieden wird bei Gutschriften zuerst einmal zwischen der umsatzsteuerrechtlichen und der kaufmännischen Gutschrift:

1. Umsatzsteuerrechtliche Gutschrift: Dabei handelt es sich im Wesentlichen um die bereits erwähnte umgekehrte Rechnung, welche der Leistungsempfänger dem Leistungserbringer stellt. Dies ist beispielsweise bei der Abrechnung von Provisionen für Verkäufe oder Vertragsschlüsse der Fall. Sprich der Vertreter / Verkäufer stellt dem eigentlichen Anbieter der Dienstleistung / Ware seine Provision in Rechnung. Da Gutschriften Rechnungen sind, müssen diese alle in § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben enthalten. Fehlt nur eine der gesetzlich vorgeschriebenen Angaben, entfällt der Vorsteuerabzug.
2. Kaufmännische Gutschrift: Dabei handelt es sich um die Stornierung oder Korrektur einer zuvor ergangenen Rechnung, welche beispielsweise aufgrund der Rücknahme eines Teils (oder der kompletten) Warenlieferung notwendig wird. Oder aber die Ware wurde nur unvollständig bzw. mangelbehaftet geliefert. Dieser Vorgang wird im allgemeinen Sprachgebrauch zwar häufig als Gutschrift bezeichnet, ist dies jedoch laut Umsatzsteuergesetz nicht. Denn umsatzsteuerlich gilt dieser Vorgang als Rechnungsberichtigung, welcher zu einer Entgeltsminderung führt. Dadurch werden die Umsatzsteuer des Erbrigners sowie der Vorsteuerabzug des Empfängers nach unten korrigiert (§ 17 Abs. 1 Satz 1 UStG).

Somit ist die Rechnungskorrektur (bzw. der in dieser vorgenommenen Stornorechnung) steuerrechtlich gesehen keine Gutschrift. Und mit einer Gutschrift kann demzufolge ebenso wenig eine Rechnungskorrektur erfolgen.