DIVE INN und apomap bringen mit GetMyInvoices ihr Rechnungsmanagement auf Touren

Mittwoch, 12. Mai 2021 | 0 Kommentare

Die Innovationsagentur DIVE INN ist ihrem Ziel, papierlos zu arbeiten, einen großen Schritt nähergekommen. Dafür sorgt die Kombination aus der Buchhaltungssoftware sevDesk und unserer Rechnungsmanagement-Lösung. So spart das Unternehmen nicht nur Papier, sondern vor allem viel Zeit. Dauerte früher das Herunterladen und Zuordnen von Rechnungen monatlich einen Tag, gelingt dies heute in einer Stunde.

„Wir versuchen, wo immer es geht, Prozesse zu automatisieren“, erläutert Moritz, Co-Founder sowie CEO von DIVE INN, und ergänzt: „Die so gewonnene Zeit können wir dann in unsere Kundenbetreuung investieren.“ Moritz war vor allem der hohe Aufwand im administrativen Bereich ein Dorn im Auge. Deshalb führte er vor drei Jahren gemeinsam mit seinem Bruder Philipp, der ebenfalls Co-Founder sowie CEO der Innovationsagentur ist, sevDesk ein. „Seitdem können wir unser Angebotswesen zum großen Teil papierlos und automatisiert gestalten“, erläutert Moritz.

Einfacher Start

Aber damit war DIVE INN noch nicht zufrieden und hat einen internen Workshop durchgeführt, um weitere Schwachstellen in der Administration zu identifizieren. Das Ergebnis war das Rechnungsmanagement, denn die Agentur erhielt zahlreiche Rechnungen per Post oder musste sie aus Portalen herunterladen. Deshalb hat DIVE INN seine Lieferanten aufgefordert, Rechnungen per E-Mail als PDF zuzuschicken, was auch in der Regel funktioniert. Damit war allerdings eine Lücke noch nicht geschlossen, nämlich das Herunterladen von Rechnungen aus Portalen oder von Marktplätzen. Das beste Beispiel ist Amazon: Welches Unternehmen hat denn Lust, geschweige denn die Zeit, die Händler einzeln anzuschreiben, um die Rechnungen einzufordern?

Auf eine Empfehlung kam DIVE INN zu GetMyInvoices und hat die Rechnungsmanagement-Software auch gleich getestet. Der Onboarding-Prozess verlief sehr einfach, denn es ist lediglich erforderlich, eine E-Mail-Adresse für den Empfang von Rechnungen zu hinterlegen. Auch das Anbinden an Portale wird schrittweise erklärt und der Support ist bei Fragen schnell zur Stelle. „Das hat alles super funktioniert und deshalb haben wir die Lösung auch sofort eingeführt“, so Moritz. „Seitdem landen unsere Amazon-Rechnungen einfach in dem E-Mail-Postfach, das GetMyInvoices automatisch auf das Vorliegen neuer relevanter Belege prüft. Hinzu kommen die Verbindungen zu den Portalen, beispielsweise all der Software-Anbieter, wie Adobe oder Microsoft, deren Lösungen wir nutzen und aus denen wir natürlich monatlich Rechnungen herunterladen müssten. Diese Arbeit nimmt uns GetMyInvoices vollständig ab.

Keine fehlenden Belege

Ein weiterer Pluspunkt ist, dass GetMyInvoices über eine Anbindung an sevDesk verfügt, sodass die Rechnungen direkt in die Buchhaltungssoftware gelangen.

Zur sevDesk-Integration

 

„Das Zusammenspiel funktioniert hervorragend“, so Moritz. „Rechnungen müssen nicht mehr zugeordnet werden. sevDesk und GetMyInvoices arbeiten Hand in Hand und wir übertragen die gesamte Buchhaltung automatisch über DATEV an unseren Steuerberater. Besser geht’s nicht.“ Denn: „So kann keine Rechnung vergessen werden und die Rückfragen unseres Steuerberaters nach fehlenden Belegen haben sich reduziert“, erzählt Moritz.

„Ansteckende“ Begeisterung

Aufgrund der positiven Erfahrungen befindet sich GetMyInvoices darüber hinaus bei apomap, einem Anbieter kostenloser Botendienstsoftware für Apotheken, im Einsatz. Auch dieses Unternehmen wird von Moritz und Philipp geleitet. „An apomap lässt sich die Herangehensweise von DIVE INN gut darstellen. Gemeinsam mit meinem Vater, der seit 30 Jahren Apotheker ist, haben wir in einem Workshop analysiert, vor welchen Herausforderungen Apotheken stehen. Dabei hat sich vor allem der Botendienst herauskristallisiert. Im Rahmen eines Co-Creation-Prozesses haben wir dann apomap entwickelt und 2019 gegründet. Da wir bereits von GetMyInvoices bei DIVE INN überzeugt waren, haben wir die Rechnungsmanagement-Software dann auch kurzerhand in diesem Unternehmen eingeführt“, erläutert Moritz.

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