Het innovatiebureau DUIK INN is een grote stap dichter bij het doel van papierloos werken gekomen. De combinatie van boekhoudsoftware zorgt hiervoor sevDesk en onze oplossing voor factuurbeheer. Hierdoor bespaart het bedrijf niet alleen papier, maar vooral veel tijd. Waar het downloaden en toewijzen van facturen voorheen een dag per maand in beslag nam, kan dit nu in een uur worden gedaan.
“We proberen processen waar mogelijk te automatiseren”, legt Moritz, mede-oprichter en CEO van DIVE INN, uit en voegt eraan toe: “De tijd die we op deze manier winnen, kunnen we vervolgens investeren in onze klantenservice.” Moritz maakte zich vooral zorgen over de het hoge inspanningsniveau is op bestuurlijk gebied een doorn in het oog. Daarom introduceerde hij sevDesk drie jaar geleden samen met zijn broer Philipp, die tevens mede-oprichter en CEO is van het innovatiebureau. “Sindsdien hebben we ons offertesysteem grotendeels papierloos en geautomatiseerd kunnen maken”, legt Moritz uit.
Gemakkelijk begin
Maar DIVE INN was daar niet tevreden mee en hield een interne workshop om verdere zwakke punten in de administratie te identificeren. Het resultaat was factuurbeheer, aangezien het bureau talloze facturen per post ontving of deze via portalen moest downloaden. Daarom heeft DIVE INN haar leveranciers gevraagd facturen per e-mail als PDF te verzenden, wat meestal werkt. Hiermee werd echter geen leemte gedicht, namelijk het downloaden van facturen van portalen of marktplaatsen. Het beste voorbeeld is Amazon: welk bedrijf heeft de wens, laat staan de tijd, om retailers individueel aan te schrijven om facturen op te vragen?
Op aanbeveling kwam DIVE INN naar GetMyInvoices en testte onmiddellijk de factuurbeheersoftware. Het onboardingproces was heel eenvoudig, omdat u alleen een e-mailadres hoeft op te geven om facturen te ontvangen. Ook wordt de koppeling met portalen stap voor stap uitgelegd en is ondersteuning snel beschikbaar als je vragen hebt. “Het werkte allemaal heel goed en daarom hebben we de oplossing meteen geïntroduceerd”, zegt Moritz. “Sindsdien belanden onze Amazon-facturen gewoon in de e-mailinbox, die GetMyInvoices automatisch controleert op nieuwe, relevante bonnen. Daarnaast zijn er de verbindingen met de portalen, bijvoorbeeld alle softwareleveranciers, zoals Adobe of Microsoft, waarvan we de oplossingen gebruiken en waarvan we uiteraard maandelijkse facturen zouden moeten downloaden. GetMyInvoices neemt ons dit werk volledig uit handen.
Geen ontbrekende documenten
Een ander pluspunt is dat GetMyInvoices een koppeling heeft met sevDesk, waardoor de facturen rechtstreeks naar de boekhoudsoftware gaan.
“De interactie werkt uitstekend”, zegt Moritz. “Facturen hoeven niet meer toegekend te worden. sevDesk en GetMyInvoices werken hand in hand en we dragen alle boekhouding via DATEV automatisch over aan onze belastingadviseur. Beter kan niet.” Want: “Hierdoor kan geen enkele factuur vergeten worden en is het aantal vragen van onze belastingadviseur over ontbrekende bonnen verminderd”, aldus Moritz.
‘Aanstekelijk’ enthousiasme
Vanwege de positieve ervaringen zit GetMyInvoices er ook bij apomap , een aanbieder van gratis messenger-servicesoftware voor apotheken. Dit bedrijf wordt ook geleid door Moritz en Philipp. “De aanpak van DIVE INN kan duidelijk worden gedemonstreerd op apomap. Samen met mijn vader, die al 30 jaar apotheker is, analyseerden we in een workshop de uitdagingen waarmee apotheken worden geconfronteerd. Vooral de koeriersdienst is in opkomst. Als onderdeel van een co-creatieproces hebben we vervolgens apomap ontwikkeld en in 2019 opgericht. Omdat we bij DIVE INN al overtuigd waren van GetMyInvoices, hebben we de factuurbeheersoftware snel in dit bedrijf geïntroduceerd”, legt Moritz uit.
