Rechnungen per E-Mail versenden: Auf diese 5 Punkte kommt es an!

Donnerstag, 25. November 2021 | 0 Kommentare

Wer Rechnungen per E-Mail versendet, der sollte sich den 5-Punkte-Plan genau anschauen, um elektronische Rechnungen rechtssicher zu verschicken.

Eine Rechnung auszudrucken, ist in Zeiten des Klimawandels alles andere als empfehlenswert. Immer mehr Unternehmen gehen aus diesem Grund dazu über, Rechnungen per E-Mail zu versenden. Bei Rechnungen per E-Mail gibt es elementare Punkte zu beachten, da in der digitalen Praxis einige Fallstricke lauern.
 
Wer ungenügende Kenntnisse darüber hat, worauf es beim Versand von Rechnungen per E-Mail ankommt, der kann ganz schnell ins stoplpern geraten. Wer seine elektronische Rechnung nicht pünktlich bezahlt, der kann schnell in ein Mahnverfahren geraten. Wird nicht auf die Mahnungen reagiert, dann wird sich schon bald ein Inkasso-Unternehmen melden. Mit dem folgenden 5-Punkte-Plan versenden Sie Ihre Rechnungen per E-Mail rechtssicher.
 

Inhaltsverzeichnis:

  1. Zustimmung des Leistungsempfängers zu Rechnungen per E-Mail
  2. Pflichtangaben für Rechnungen per E-Mail analog zu Papierrechnungen
  3. Korrekt, echt und lesbar: Verlässlichkeit bei Rechnungen per E-Mail im Fokus
  4. GoBD-Konformität und digitales Archivieren bei Rechnungen per E-Mail
  5. Aufbewahrungspflicht für Rechnungen, die per E-Mail versendet und empfangen werden

 

1. Zustimmung des Leistungsempfängers zu Rechnungen per E-Mail

Rechnungen können per E-Mail nicht ohne die Zustimmung des Leistungsempfängers versendet werden. Clevere Unternehmer lassen sich diese Zustimmung zusammen mit der Einwilligung in die Allgemeinen Geschäftsbedingungen quittieren. So sind Sie im Zweifelsfall auf der sicheren Seite und können die Einwilligung belegen. Grundsätzlich jedoch ist eine besondere Form für eine solche Einwilligung nicht erforderlich.
 
Auch eine stillschweigende Zustimmung für die elektronische Rechnung ist denkbar. Sie haben bereits eine elektronische Rechnung versendet und möchten sich für diese nachträglich noch die Zustimmung des Leistungsempfängers einholen? Dies ist für Rechnungen, die per E-Mail versendet werden, auch im Nachgang noch möglich. Die Notwendigkeit einer Zustimmung zu Rechnungen per E-Mail ist im § 14 Absatz 1 UStG verankert.

Am umweltfreundlichen Rechnungsversand zu partizipieren und Rechnungen per E-Mail zu versenden, wissen die meisten Unternehmer aufgrund des einfachen Handlings in Sachen Aufbewahrung zwar zu schätzen, jedoch ist eine schriftliche Absicherung empfehlenswert.

 

2. Pflichtangaben für Rechnungen per E-Mail analog zu Papierrechnungen

Auch dann, wenn Rechnungen per E-Mail verschickt werden, ist es wichtig, dass die Darstellungsweise gesetzeskonform ist. Dieser Tatsache liegt das Steuervereinfachungsgesetz zugrunde, welches seit dem Jahr 2011 gültig ist. Das Gesetz besagt, dass für eine elektronische Rechnung keine digitale Signatur erforderlich ist. Auch auf den ehemals relevanten EDI-Prozess (EDI = elektronischer Datenaustausch) kann nach den Regelungen des Steuervereinfachungsgesetzes verzichtet werden.
 
Aus diesem Grund ist eine elektronische Rechnung mit einer Papierrechnung gleichzusetzen, weshalb die Angabe bestimmter Informationen auf der E-Rechnung obligatorisch ist. Welche Angaben das sind, regelt der § 14 Absatz 4 UStG (Umsatzsteuergesetz).

Es handelt sich dabei gleichermaßen um den vollständigen Namen und die Anschrift des Unternehmers, der die Leistung erbracht hat, wie auch um Name und Anschrift des Leistungsempfängers. So kann eine eindeutige Zuordnung sichergestellt werden. Darüber hinaus ist bei Rechnungen per E-Mail die Steuernummer anzugeben.

 
Werden Produkte oder Dienstleistungen über die Grenzen der Bundesrepublik Deutschland hinaus verkauft, ist die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erforderlich. Rechnungen per E-Mail müssen außerdem eine Rechnungsnummer fortlaufend erhalten und mit einem Ausstellungsdatum versehen sein.Was wurde geliefert und in welcher Menge?
 
Über diese spezifischen Angaben müssen Rechnungen per E-Mail verfügen. Abgerundet werden die verpflichtenden Angaben durch die Angabe des Zeitpunkts der Lieferung, des Datums für das Zahlungsziel, gegebenenfalls vereinbarte Rabattierungen und steuerliche Angaben wie den Steuerbetrag, den Steuersatz und das Gesamtentgelt. 
 

3. Korrekt, echt und lesbar: Verlässlichkeit bei Rechnungen per E-Mail im Fokus

Wenn Sie Rechnungen per E-Mail versenden, ist das Sicherstellen der Echtheit im Hinblick auf die Herkunft verpflichtend. Dies entspricht den Regelungen des § 14 Absatz 3 UStG. Dabei gilt es, in Ihrem Unternehmen durch einen Prüfpfad einen Prozess zu schaffen, der belegt, dass die Rechnung mit der erbrachten Leistung in einem Zusammenhang steht.
 
Im Zweifelsfall ist vom Unternehmer nachzuweisen, dass der Prüfpfad eingehalten wurde. Darüber hinaus muss der Inhalt der Rechnungen, die Sie per E-Mail versenden, von einem Menschen gelesen werden können und korrekt abgefasst worden sein. Damit einher geht ebenfalls die Berechtigung zur Abrechnung der erbrachten Leistungen.

Auch wenn es keine Pflicht mehr ist, das EDI-Verfahren zu nutzen, können Sie es dennoch anwenden, um Ihren geschäftlichen Prozess rund um die elektronische Rechnung hieb- und stichfest abzusichern. Bedenken Sie, dass Sie im Zweifelsfall auf alle Fakten angewiesen sind, die Ihre Berechtigung, die Rechnungen per E-Mail zu versenden, belegen. Bei einem theoretisch möglichen Gerichtsprozess hat ein nachweisbarer Vorgang in der Regel eine höhere Aussagekraft.

 
Sollten Sie mal eine Rechnungskorrektur vornehmen, dann gilt es ebenfalls einige wichtige Dinge zu beachten, die wir Ihnen hier näher erläutern. 
 

4. GoBD-Konformität und digitales Archivieren bei Rechnungen per E-Mail

Die Grundsätze zum ordnungsmäßigen Führen und Aufbewahren von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in der elektronischen Form und zum Datenzugriff (GoBD) regeln unter anderem die Aufbewahrung von Rechnungen, die Sie per E-Mail versenden. Sie besagen, dass eine elektronische Rechnung in der gleichen Art und Weise aufbewahrt werden muss, wie sie beim Empfänger der Leistung eingegangen ist.
 
In der Praxis müssen die Rechnungen, welche Sie per E-Mail versenden, demnach elektronisch aufbewahrt werden. Diese lediglich auszudrucken und als Papiernachweis zu archivieren, ist nicht konform mit den GoBD und kann Probleme nach sich ziehen. Möglich ist es aber, die Rechnung einzuscannen und digital zu archivieren. Dieser Vorgang erfolgt in Form einer elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung.

Des Weiteren müssen Rechnungen per E-Mail revisionssicher sein. Das heißt, dass die elektronische Rechnung so ausgestellt wird, dass sie sich nachträglich nicht mehr ändern lässt und somit auch nicht manipuliert werden kann. Das bedeutet gleichzeitig auch, dass es bei einem Update von Software oder bei Verwendung anderer Hardware zu keiner Einflussnahme auf die elektronische Rechnung kommen darf.

 
Außerdem ist es notwendig, Rechnungen per E-Mail in unveränderter Version zu archivieren. Wird für die Aufbewahrung von Rechnungen per E-Mail ein betriebsintern definiertes Format verwendet, muss dieses mit dem Original verknüpft und gemeinsam aufbewahrt werden. Eine ausschließliche Aufbewahrung von Rechnungen per E-Mail im betrieblichen Format ist ungenügend und kollidiert mit den Vorgaben der GoBD.
 

5. Aufbewahrungspflicht für Rechnungen, die per E-Mail versendet und empfangen werden

Nach den Bestimmungen des § 14 b UStG zur gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von Rechnungen per E-Mail müssen sowohl der Leistungserbringer als auch der Leistungsempfänger diese über einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahren.
 
Rechnungen per E-Mail zu versenden hat den Vorteil, dass auch eine Aufbewahrung über diesen Zeitraum hinaus durch die digitale Archivierung komfortabel ist. Unter Umständen kann eine Aufbewahrung von Rechnungen per E-Mail über den gesetzlich geforderten Aufbewahrungszeitraum aufgrund von Vorsteuerabzugssachverhalten oder im Falle eines Rechtsstreits sinnvoll sein.

Was ist bei Rechnungen, die per E-Mail im Postfach landen, konkret zu speichern? Sofern es sich z. B. um eine PDF-Datei handelt, ist der PDF-Anhang der E-Mail für die Archivierung höchst relevant. Eine sehr gute Lösung hierfür ist unsere Software GetMyInvoices.

Fazit:

Das sind aus unserer Sicht die 5 häufigsten Punkte, die Sie beim Versenden von Rechnungen per E-Mail beachten müssen. Wenn diese Punkte beachtet werden, befinden Sie sich auf der sicheren Seite. Dennoch empfehlen wir Ihnen sich ständig zu informieren, ob sich etwas an den Regularien geändert hat. Speichern Sie sich diesen Blogartikel in Ihren Lesezeichen, damit Sie jederzeit schnell und umkompliziert darauf zurückgreifen können. Kennen Sie noch weitere Punkte, die beim Rechnungsversand zu beachten sind? Dann schreiben Sie es gerne unten in die Kommentare.

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