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Article de blog du 25 novembre 2021

Envoyez vos factures par email : Ces 5 points sont importants !

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OMS Factures par email envoyé, vous devez examiner attentivement le plan en 5 points afin d'envoyer des factures électroniques de manière conforme à la loi.

En période de changement climatique, imprimer une facture est tout sauf conseillé. C’est pour cette raison que de plus en plus d’entreprises se tournent vers l’envoi de factures par e-mail. Il y a des points fondamentaux à considérer lors de l’envoi de factures par e-mail, car la pratique numérique comporte certains pièges.
 
Quiconque n’a pas suffisamment de connaissances sur ce qu’implique l’envoi de factures par e-mail peut rapidement se retrouver bloqué. Si vous ne payez pas votre facture électronique à temps, vous pouvez rapidement vous retrouver en procédure de relance. Si les rappels ne reçoivent pas de réponse, une société de recouvrement vous contactera rapidement. Utilisez le plan en 5 points suivant pour envoyer vos factures par e-mail de manière juridiquement sécurisée.
 

Table des matières:

  1. Consentement du destinataire du service aux factures par e-mail
  2. Informations obligatoires pour les factures par email, similaires aux factures papier
  3. Correctes, authentiques et lisibles : misez sur la fiabilité en matière de factures par courrier électronique
  4. Conformité GoBD et archivage numérique des factures par email
  5. Exigence de conservation des factures envoyées et reçues par e-mail

 

1. Consentement du destinataire du service aux factures par e-mail

Les factures ne peuvent être envoyées par email sans l’accord du destinataire du service. Les entrepreneurs intelligents font reconnaître ce consentement ainsi que leur consentement aux conditions générales. De cette façon, en cas de doute, vous êtes en sécurité et pouvez prouver votre consentement. Toutefois, en principe, aucun formulaire spécial n’est requis pour un tel consentement.
 
Un consentement tacite pour la facture électronique est également envisageable. Vous avez déjà envoyé une facture électronique et souhaitez obtenir ultérieurement le consentement du destinataire du service ? Ceci est également possible ultérieurement pour les factures envoyées par e-mail. La nécessité de donner son consentement aux factures par courrier électronique est désormais § 14, paragraphe 1, UStG ancré.

La plupart des entrepreneurs apprécient de participer à un envoi de factures respectueux de l'environnement et d'envoyer des factures par email en raison de la facilité de manipulation en matière de stockage, mais une protection écrite est recommandée.

 

2. Informations obligatoires pour les factures par email, similaires aux factures papier

Même si les factures sont envoyées par email, il est important que la manière dont elles sont présentées soit conforme à la loi. Ce fait est basé sur la loi de simplification fiscale, en vigueur depuis 2011. La loi stipule qu'une signature numérique n'est pas requise pour une facture électronique. Également sur les anciens pertinents Processus EDI (EDI = échange de données électroniques) peut être supprimé conformément aux dispositions de la loi de simplification fiscale.
 
Pour cette raison, une facture électronique est identique à une facture papier, c'est pourquoi il est obligatoire de fournir certaines informations sur la facture électronique. Il réglemente les informations qui sont § 14, paragraphe 4, UStG (Loi sur la taxe de vente).

Cela comprend le nom complet et l'adresse de l'entrepreneur qui a fourni le service ainsi que le nom et l'adresse du destinataire du service. De cette façon, une affectation claire peut être garantie. De plus, le numéro fiscal doit être indiqué pour les factures envoyées par email.

 
Si des produits ou des services sont vendus au-delà des frontières de la République fédérale d'Allemagne, le numéro d'identification fiscale est requis. Les factures envoyées par e-mail doivent également contenir un numéro de facture et une date d'émission. Qu'est-ce qui a été livré et en quelle quantité ?
 
Les factures envoyées par e-mail doivent contenir ces informations spécifiques. Les informations obligatoires sont complétées par l'indication du délai de livraison, de la date de paiement, des éventuelles réductions convenues et des informations fiscales telles que le montant de la taxe, le taux d'imposition et la rémunération totale. 
 

3. Correctes, authentiques et lisibles : privilégiez la fiabilité des factures par courrier électronique

Si vous envoyez des factures par e-mail, il est obligatoire de garantir l'authenticité en termes d'origine. Cela correspond à la réglementation de § 14, paragraphe 3, UStG. Il est important de créer un processus dans votre entreprise grâce à une piste d'audit qui prouve que la facture est liée au service fourni.
 
En cas de doute, l'entrepreneur doit prouver que la piste d'audit a été respectée. De plus, le contenu des factures que vous envoyez par email doit être lisible par un humain et doit être rédigé correctement. Cela inclut également le droit de facturer les services fournis.

Même s'il n'est plus obligatoire d'utiliser le processus EDI, vous pouvez toujours l'utiliser pour sécuriser vos processus métiers liés aux factures électroniques. N'oubliez pas qu'en cas de doute, vous devez vous appuyer sur tous les faits prouvant votre autorisation pour envoyer les factures par email. Dans une affaire judiciaire théoriquement possible, un événement vérifiable a généralement une plus grande importance.

 
Si jamais tu en as un Effectuer des corrections de facture, alors il y a aussi quelques choses importantes à noter que nous vous dirons ici expliquer plus en détail. 
 

4. Conformité GoBD et archivage numérique des factures par e-mail

L' Principes pour la bonne tenue et le stockage des livres, les enregistrements et les documents sous forme électronique et pour l'accès aux données (GoBD) régissent, entre autres, le stockage des factures que vous envoyez par e-mail. Ils précisent qu'une facture électronique doit être conservée de la même manière qu'elle a été reçue par le destinataire du service.
 
En pratique, les factures que vous envoyez par email doivent être stockées électroniquement. Le simple fait de les imprimer et de les archiver comme preuves papier n'est pas conforme au GoBD et peut causer des problèmes. Il est cependant possible de scanner la facture et de l'archiver numériquement. Ce processus se déroule sous la forme d'un traitement électronique des factures.

De plus, les factures envoyées par e-mail doivent être vérifiables. Cela signifie que la facture électronique est émise de telle manière qu'elle ne peut pas être modifiée ultérieurement et donc manipulée. Dans le même temps, cela signifie également qu'il ne doit y avoir aucune influence sur la facture électronique lors de la mise à jour du logiciel ou de l'utilisation d'un autre matériel.

 
Il est également nécessaire d'archiver les factures par email dans une version inchangée. Si un format défini en interne est utilisé pour stocker les factures par e-mail, celui-ci doit être lié à l'original et stocké ensemble. Le stockage exclusif des factures par courrier électronique au format d'entreprise est insuffisant et entre en conflit avec les exigences du GoBD.
 

5. Obligation de conservation des factures envoyées et reçues par email

Conformément aux dispositions de l'article 14 b UStG sur l'obligation légale de conserver les factures envoyées par e-mail, tant le prestataire que le destinataire de la prestation doivent les conserver pendant une durée de 10 ans.
 
L’avantage de l’envoi des factures par email est qu’elles peuvent également être conservées au-delà de ce délai grâce à l’archivage numérique. Dans certaines circonstances, il peut être judicieux de conserver les factures par courrier électronique pendant la période de conservation légalement requise en raison de problèmes de déduction de la taxe en amont ou en cas de litige juridique.

Que faut-il exactement conserver pour les factures qui arrivent dans votre boîte de réception par e-mail ? Si c'est par ex. Par exemple, s'il s'agit d'un fichier PDF, la pièce jointe PDF de l'e-mail est très pertinente pour l'archivage. Une très bonne solution pour cela est notre logiciel GetMyInvoices.

Conclusion:

À notre avis, ce sont les 5 points les plus courants dont vous devez tenir compte lors de l’envoi de factures par email. Si ces points sont respectés, vous serez du bon côté. Nous vous recommandons cependant de vous tenir informé pour voir si quelque chose a changé dans la réglementation. Enregistrez cet article de blog dans vos favoris afin de pouvoir vous y référer rapidement et facilement à tout moment. Connaissez-vous d’autres points à prendre en compte lors de l’envoi de factures ? Alors n'hésitez pas à l'écrire dans les commentaires ci-dessous.

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