OMS Factures par email envoyé, vous devez examiner attentivement le plan en 5 points afin d’envoyer des factures électroniques de manière conforme à la loi.
En période de changement climatique, imprimer une facture est tout sauf conseillé. C’est pour cette raison que de plus en plus d’entreprises se tournent vers l’envoi de factures par e-mail. Il y a des points fondamentaux à considérer lors de l’envoi de factures par e-mail, car la pratique numérique comporte certains pièges.Quiconque n’a pas suffisamment de connaissances sur ce qu’implique l’envoi de factures par e-mail peut rapidement se retrouver bloqué. Si vous ne payez pas votre facture électronique à temps, vous pouvez rapidement vous retrouver en procédure de relance. Si les rappels ne reçoivent pas de réponse, une société de recouvrement vous contactera rapidement. Utilisez le plan en 5 points suivant pour envoyer vos factures par e-mail de manière juridiquement sécurisée.
Table des matières:
- Consentement du destinataire du service aux factures par e-mail
- Informations obligatoires pour les factures par email, similaires aux factures papier
- Correctes, authentiques et lisibles : misez sur la fiabilité en matière de factures par courrier électronique
- Conformité GoBD et archivage numérique des factures par email
- Exigence de conservation des factures envoyées et reçues par e-mail
1. Consentement du destinataire du service aux factures par e-mail
Les factures ne peuvent être envoyées par email sans l’accord du destinataire du service. Les entrepreneurs intelligents font reconnaître ce consentement ainsi que leur consentement aux conditions générales. De cette façon, en cas de doute, vous êtes en sécurité et pouvez prouver votre consentement. Toutefois, en principe, aucun formulaire spécial n’est requis pour un tel consentement.Un consentement tacite pour la facture électronique est également envisageable. Vous avez déjà envoyé une facture électronique et souhaitez obtenir ultérieurement le consentement du destinataire du service ? Ceci est également possible ultérieurement pour les factures envoyées par e-mail. La nécessité de donner son consentement aux factures par courrier électronique est désormais § 14, paragraphe 1, UStG verankert.Am umweltfreundlichen Rechnungsversand zu partizipieren und Rechnungen per E-Mail zu versenden, wissen die meisten Unternehmer aufgrund des einfachen Handlings in Sachen Aufbewahrung zwar zu schätzen, jedoch ist eine schriftliche Absicherung empfehlenswert.
2. Informations obligatoires pour les factures par email, similaires aux factures papier
Même si les factures sont envoyées par email, il est important que la manière dont elles sont présentées soit conforme à la loi. Ce fait est basé sur la loi de simplification fiscale, en vigueur depuis 2011. La loi stipule qu’une signature numérique n’est pas requise pour une facture électronique. Également sur les anciens pertinents Processus EDI (EDI = échange de données électroniques) peut être supprimé conformément aux dispositions de la loi de simplification fiscale.Pour cette raison, une facture électronique est identique à une facture papier, c’est pourquoi il est obligatoire de fournir certaines informations sur la facture électronique. Il réglemente les informations qui sont § 14, paragraphe 4, UStG (Umsatzsteuergesetz).Es handelt sich dabei gleichermaßen um den vollständigen Namen und die Anschrift des Unternehmers, der die Leistung erbracht hat, wie auch um Name und Anschrift des Leistungsempfängers. So kann eine eindeutige Zuordnung sichergestellt werden. Darüber hinaus ist bei Rechnungen per E-Mail die Steuernummer anzugeben.Si des produits ou des services sont vendus au-delà des frontières de la République fédérale d’Allemagne, le numéro d’identification fiscale est requis. Les factures envoyées par e-mail doivent également contenir un numéro de facture et une date d’émission. Qu’est-ce qui a été livré et en quelle quantité ?Les factures envoyées par e-mail doivent contenir ces informations spécifiques. Les informations obligatoires sont complétées par l’indication du délai de livraison, de la date de paiement, des éventuelles réductions convenues et des informations fiscales telles que le montant de la taxe, le taux d’imposition et la rémunération totale.
3. Correctes, authentiques et lisibles : privilégiez la fiabilité des factures par courrier électronique
Si vous envoyez des factures par e-mail, il est obligatoire de garantir l’authenticité en termes d’origine. Cela correspond à la réglementation de § 14, paragraphe 3, UStG . Il est important de créer un processus dans votre entreprise grâce à une piste d’audit qui prouve que la facture est liée au service fourni.Im Zweifelsfall ist vom Unternehmer nachzuweisen, dass der Prüfpfad eingehalten wurde. Darüber hinaus muss der Inhalt der Rechnungen, die Sie per E-Mail versenden, von einem Menschen gelesen werden können und korrekt abgefasst worden sein. Damit einher geht ebenfalls die Berechtigung zur Abrechnung der erbrachten Leistungen.Auch wenn es keine Pflicht mehr ist, das EDI-Verfahren zu nutzen, können Sie es dennoch anwenden, um Ihren geschäftlichen Prozess rund um die elektronische Rechnung hieb- und stichfest abzusichern. Bedenken Sie, dass Sie im Zweifelsfall auf alle Fakten angewiesen sind, die Ihre Berechtigung, die Rechnungen per E-Mail zu versenden, belegen. Bei einem theoretisch möglichen Gerichtsprozess hat ein nachweisbarer Vorgang in der Regel eine höhere Aussagekraft.Si jamais tu en as un Effectuer des corrections de facture , alors il y a aussi quelques choses importantes à noter que nous vous dirons ici expliquer plus en détail.
4. Conformité GoBD et archivage numérique des factures par e-mail
L’ Principes pour la bonne tenue et le stockage des livres , les enregistrements et les documents sous forme électronique et pour l’accès aux données (GoBD) régissent, entre autres, le stockage des factures que vous envoyez par e-mail. Ils précisent qu’une facture électronique doit être conservée de la même manière qu’elle a été reçue par le destinataire du service.In der Praxis müssen die Rechnungen, welche Sie per E-Mail versenden, demnach elektronisch aufbewahrt werden. Diese lediglich auszudrucken und als Papiernachweis zu archivieren, ist nicht konform mit den GoBD und kann Probleme nach sich ziehen. Möglich ist es aber, die Rechnung einzuscannen und digital zu archivieren. Dieser Vorgang erfolgt in Form einer elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung.Des Weiteren müssen Rechnungen per E-Mail revisionssicher sein. Das heißt, dass die elektronische Rechnung so ausgestellt wird, dass sie sich nachträglich nicht mehr ändern lässt und somit auch nicht manipuliert werden kann. Das bedeutet gleichzeitig auch, dass es bei einem Update von Software oder bei Verwendung anderer Hardware zu keiner Einflussnahme auf die elektronische Rechnung kommen darf.Il est également nécessaire d’archiver les factures par email dans une version inchangée. Si un format défini en interne est utilisé pour stocker les factures par e-mail, celui-ci doit être lié à l’original et stocké ensemble. Le stockage exclusif des factures par courrier électronique au format d’entreprise est insuffisant et entre en conflit avec les exigences du GoBD.
5. Obligation de conservation des factures envoyées et reçues par email
Nach den Bestimmungen des § 14 b UStG zur gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von Rechnungen per E-Mail müssen sowohl der Leistungserbringer als auch der Leistungsempfänger diese über einen Zeitraum von 8 Jahren aufbewahren.Rechnungen per E-Mail zu versenden hat den Vorteil, dass auch eine Aufbewahrung über diesen Zeitraum hinaus durch die digitale Archivierung komfortabel ist. Unter Umständen kann eine Aufbewahrung von Rechnungen per E-Mail über den gesetzlich geforderten Aufbewahrungszeitraum aufgrund von Vorsteuerabzugssachverhalten oder im Falle eines Rechtsstreits sinnvoll sein.Was ist bei Rechnungen, die per E-Mail im Postfach landen, konkret zu speichern? Sofern es sich z. B. um eine PDF-Datei handelt, ist der PDF-Anhang der E-Mail für die Archivierung höchst relevant. Eine sehr gute Lösung hierfür ist unsere Software GetMyInvoices.
