Who Invoices via email sent, you should take a close look at the 5-point plan in order to send electronic invoices in a legally compliant manner.
Printing out an invoice is anything but advisable in times of climate change. For this reason, more and more companies are switching to sending invoices via email. There are fundamental points to consider when sending invoices via email, as there are some pitfalls lurking in digital practice.Anyone who has insufficient knowledge of what is involved when sending invoices via email can quickly find themselves stuck. If you don’t pay your electronic bill on time, you can quickly find yourself in dunning proceedings. If the reminders are not responded to, a debt collection company will soon contact you. Use the following 5-point plan to send your invoices by email in a legally secure manner.
Table of contents:
- Consent of the service recipient to invoices via email
- Mandatory information for invoices via email, similar to paper invoices
- Correct, genuine and legible: Focus on reliability when it comes to email invoices
- GoBD conformity and digital archiving for invoices via email
- Retention requirement for invoices sent and received via email
1. Service recipient’s consent to invoices via email
Invoices cannot be sent by email without the consent of the service recipient. Smart entrepreneurs have this consent acknowledged together with their consent to the general terms and conditions. This way, in case of doubt, you are on the safe side and can prove your consent. In principle, however, no special form is required for such consent.A tacit consent for the electronic invoice is also conceivable. Have you already sent an electronic invoice and would you like to subsequently obtain the service recipient’s consent? This is also possible afterwards for invoices that are sent by email. The need for consent to invoices via email is in § 14 paragraph 1 UStG verankert.Am umweltfreundlichen Rechnungsversand zu partizipieren und Rechnungen per E-Mail zu versenden, wissen die meisten Unternehmer aufgrund des einfachen Handlings in Sachen Aufbewahrung zwar zu schätzen, jedoch ist eine schriftliche Absicherung empfehlenswert.
2. Mandatory information for invoices via email, similar to paper invoices
Even if invoices are sent by email, it is important that the way they are presented complies with the law. This fact is based on the Tax Simplification Act, which has been in force since 2011. The law states that a digital signature is not required for an electronic invoice. Also on the formerly relevant ones EDI process (EDI = electronic data exchange) can be waived according to the regulations of the Tax Simplification Act.For this reason, an electronic invoice is the same as a paper invoice, which is why it is mandatory to provide certain information on the e-invoice. It regulates what information that is § 14 paragraph 4 UStG (Umsatzsteuergesetz).Es handelt sich dabei gleichermaßen um den vollständigen Namen und die Anschrift des Unternehmers, der die Leistung erbracht hat, wie auch um Name und Anschrift des Leistungsempfängers. So kann eine eindeutige Zuordnung sichergestellt werden. Darüber hinaus ist bei Rechnungen per E-Mail die Steuernummer anzugeben.If products or services are sold beyond the borders of the Federal Republic of Germany, the sales tax identification number is required. Invoices sent by email must also contain an invoice number and an issue date. What was delivered and in what quantity?Invoices sent via email must have this specific information. The mandatory information is rounded off by stating the time of delivery, the date for payment, any agreed discounts and tax information such as the tax amount, the tax rate and the total remuneration.
3. Correct, genuine and legible: Focus on reliability for invoices via email
If you send invoices via email, ensuring authenticity in terms of origin is mandatory. This corresponds to the regulations of § 14 paragraph 3 UStG . It is important to create a process in your company through an audit trail that proves that the invoice is related to the service provided.Im Zweifelsfall ist vom Unternehmer nachzuweisen, dass der Prüfpfad eingehalten wurde. Darüber hinaus muss der Inhalt der Rechnungen, die Sie per E-Mail versenden, von einem Menschen gelesen werden können und korrekt abgefasst worden sein. Damit einher geht ebenfalls die Berechtigung zur Abrechnung der erbrachten Leistungen.Auch wenn es keine Pflicht mehr ist, das EDI-Verfahren zu nutzen, können Sie es dennoch anwenden, um Ihren geschäftlichen Prozess rund um die elektronische Rechnung hieb- und stichfest abzusichern. Bedenken Sie, dass Sie im Zweifelsfall auf alle Fakten angewiesen sind, die Ihre Berechtigung, die Rechnungen per E-Mail zu versenden, belegen. Bei einem theoretisch möglichen Gerichtsprozess hat ein nachweisbarer Vorgang in der Regel eine höhere Aussagekraft.If you ever have one Make invoice corrections , then there are also a few important things to note that we will tell you here explain in more detail.
4. GoBD conformity and digital archiving for invoices via email
The Principles for the proper keeping and storage of books , records and documents in electronic form and for data access (GoBD) regulate, among other things, the storage of invoices that you send by email. They state that an electronic invoice must be stored in the same manner as it was received by the recipient of the service.In der Praxis müssen die Rechnungen, welche Sie per E-Mail versenden, demnach elektronisch aufbewahrt werden. Diese lediglich auszudrucken und als Papiernachweis zu archivieren, ist nicht konform mit den GoBD und kann Probleme nach sich ziehen. Möglich ist es aber, die Rechnung einzuscannen und digital zu archivieren. Dieser Vorgang erfolgt in Form einer elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung.Des Weiteren müssen Rechnungen per E-Mail revisionssicher sein. Das heißt, dass die elektronische Rechnung so ausgestellt wird, dass sie sich nachträglich nicht mehr ändern lässt und somit auch nicht manipuliert werden kann. Das bedeutet gleichzeitig auch, dass es bei einem Update von Software oder bei Verwendung anderer Hardware zu keiner Einflussnahme auf die elektronische Rechnung kommen darf.It is also necessary to archive invoices via email in an unchanged version. If an internally defined format is used to store invoices via email, this must be linked to the original and stored together. Exclusively storing invoices via email in a company format is insufficient and conflicts with the GoBD requirements.
5. Retention requirement for invoices sent and received by email
Nach den Bestimmungen des § 14 b UStG zur gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von Rechnungen per E-Mail müssen sowohl der Leistungserbringer als auch der Leistungsempfänger diese über einen Zeitraum von 8 Jahren aufbewahren.Rechnungen per E-Mail zu versenden hat den Vorteil, dass auch eine Aufbewahrung über diesen Zeitraum hinaus durch die digitale Archivierung komfortabel ist. Unter Umständen kann eine Aufbewahrung von Rechnungen per E-Mail über den gesetzlich geforderten Aufbewahrungszeitraum aufgrund von Vorsteuerabzugssachverhalten oder im Falle eines Rechtsstreits sinnvoll sein.Was ist bei Rechnungen, die per E-Mail im Postfach landen, konkret zu speichern? Sofern es sich z. B. um eine PDF-Datei handelt, ist der PDF-Anhang der E-Mail für die Archivierung höchst relevant. Eine sehr gute Lösung hierfür ist unsere Software GetMyInvoices.
