WHO Facturen via e-mail verzonden, dient u het 5-puntenplan onder de loep te nemen om elektronische facturen op een juridisch correcte manier te versturen.
Een factuur afdrukken is in tijden van klimaatverandering alles behalve aan te raden. Om deze reden stappen steeds meer bedrijven over op het versturen van facturen via e-mail. Er zijn fundamentele punten waarmee u rekening moet houden bij het verzenden van facturen via e-mail, aangezien er in de digitale praktijk enkele valkuilen op de loer liggen.Wie onvoldoende weet wat er komt kijken bij het versturen van facturen via e-mail, loopt al snel vast. Als u uw elektronische factuur niet op tijd betaalt, kunt u al snel in aanmaningsprocedures terechtkomen. Als er niet op de herinneringen wordt gereageerd, neemt een incassobureau spoedig contact met u op. Gebruik het volgende 5-puntenplan om uw facturen juridisch veilig per e-mail te versturen.
Inhoudsopgave:
- Toestemming van de ontvanger van de dienst voor facturen via e-mail
- Verplichte gegevens bij facturen via e-mail, vergelijkbaar met papieren facturen
- Correct, authentiek en leesbaar: Focus op betrouwbaarheid als het gaat om e-mailfacturen
- GoBD-conformiteit en digitale archivering van facturen via e-mail
- Bewaarplicht voor facturen verzonden en ontvangen via e-mail
1. Instemming van de ontvanger van de dienst met facturen via e-mail
Facturen kunnen niet per e-mail worden verzonden zonder toestemming van de ontvanger van de dienst. Slimme ondernemers laten deze toestemming erkennen samen met hun instemming met de algemene voorwaarden. Zo bent u bij twijfel aan de veilige kant en kunt u uw toestemming bewijzen. Voor een dergelijke toestemming is in beginsel echter geen speciaal formulier vereist.Ook een stilzwijgende toestemming voor de elektronische factuur is denkbaar. Heeft u al een elektronische factuur verzonden en wilt u daarna de toestemming van de dienstontvanger verkrijgen? Voor facturen die per e-mail worden verzonden, is dit ook achteraf mogelijk. De noodzaak van toestemming voor facturen via e-mail is in § 14 lid 1 UStG verankert.Am umweltfreundlichen Rechnungsversand zu partizipieren und Rechnungen per E-Mail zu versenden, wissen die meisten Unternehmer aufgrund des einfachen Handlings in Sachen Aufbewahrung zwar zu schätzen, jedoch ist eine schriftliche Absicherung empfehlenswert.
2. Verplichte gegevens bij facturen via e-mail, vergelijkbaar met papieren facturen
Ook als facturen per e-mail worden verzonden, is het belangrijk dat de wijze waarop deze worden gepresenteerd voldoet aan de wet. Dit gegeven is gebaseerd op de Wet Belastingvereenvoudiging, die sinds 2011 van kracht is. De wet bepaalt dat voor een elektronische factuur geen digitale handtekening vereist is. Ook op de voorheen relevante EDI-proces (EDI = elektronische gegevensuitwisseling) kan worden afgeweken volgens de regels van de Wet Belastingvereenvoudiging.Om deze reden is een elektronische factuur hetzelfde als een papieren factuur. Daarom is het verplicht om bepaalde gegevens op de e-factuur te vermelden. Het regelt welke informatie dat is § 14 lid 4 UStG (Umsatzsteuergesetz).Es handelt sich dabei gleichermaßen um den vollständigen Namen und die Anschrift des Unternehmers, der die Leistung erbracht hat, wie auch um Name und Anschrift des Leistungsempfängers. So kann eine eindeutige Zuordnung sichergestellt werden. Darüber hinaus ist bei Rechnungen per E-Mail die Steuernummer anzugeben.Als producten of diensten buiten de grenzen van de Bondsrepubliek Duitsland worden verkocht, is het omzetbelastingidentificatienummer vereist. Facturen die per e-mail worden verzonden, moeten tevens een factuurnummer en een uitgiftedatum bevatten Wat is er geleverd en in welke hoeveelheid?Facturen die via e-mail worden verzonden, moeten deze specifieke informatie bevatten. De verplichte gegevens worden afgerond met vermelding van het tijdstip van levering, de datum van betaling, eventuele overeengekomen kortingen en fiscale gegevens zoals het belastingbedrag, het belastingtarief en de totale beloning.
3. Correct, oprecht en leesbaar: Focus op betrouwbaarheid bij facturen via e-mail
Als u facturen per e-mail verstuurt, is het garanderen van de authenticiteit qua herkomst verplicht. Dit komt overeen met de voorschriften van § 14 lid 3 UStG . Het is belangrijk om via een audit trail een proces in uw bedrijf te creëren dat aantoont dat de factuur verband houdt met de geleverde dienst.Im Zweifelsfall ist vom Unternehmer nachzuweisen, dass der Prüfpfad eingehalten wurde. Darüber hinaus muss der Inhalt der Rechnungen, die Sie per E-Mail versenden, von einem Menschen gelesen werden können und korrekt abgefasst worden sein. Damit einher geht ebenfalls die Berechtigung zur Abrechnung der erbrachten Leistungen.Auch wenn es keine Pflicht mehr ist, das EDI-Verfahren zu nutzen, können Sie es dennoch anwenden, um Ihren geschäftlichen Prozess rund um die elektronische Rechnung hieb- und stichfest abzusichern. Bedenken Sie, dass Sie im Zweifelsfall auf alle Fakten angewiesen sind, die Ihre Berechtigung, die Rechnungen per E-Mail zu versenden, belegen. Bei einem theoretisch möglichen Gerichtsprozess hat ein nachweisbarer Vorgang in der Regel eine höhere Aussagekraft.Als je er ooit een hebt Factuurcorrecties uitvoeren , dan zijn er ook een paar belangrijke dingen om op te merken die we je zullen vertellen hier meer gedetailleerd uitleggen.
4. GoBD-conformiteit en digitale archivering van facturen via e-mail
De Principes voor het correct bewaren en bewaren van boeken Registratie en documenten in elektronische vorm en voor gegevenstoegang (GoBD) regelen onder meer de opslag van facturen die u per e-mail verzendt. Zij stellen dat een elektronische factuur op dezelfde wijze moet worden bewaard als waarop deze door de ontvanger van de dienst is ontvangen.In der Praxis müssen die Rechnungen, welche Sie per E-Mail versenden, demnach elektronisch aufbewahrt werden. Diese lediglich auszudrucken und als Papiernachweis zu archivieren, ist nicht konform mit den GoBD und kann Probleme nach sich ziehen. Möglich ist es aber, die Rechnung einzuscannen und digital zu archivieren. Dieser Vorgang erfolgt in Form einer elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung.Des Weiteren müssen Rechnungen per E-Mail revisionssicher sein. Das heißt, dass die elektronische Rechnung so ausgestellt wird, dass sie sich nachträglich nicht mehr ändern lässt und somit auch nicht manipuliert werden kann. Das bedeutet gleichzeitig auch, dass es bei einem Update von Software oder bei Verwendung anderer Hardware zu keiner Einflussnahme auf die elektronische Rechnung kommen darf.Ook is het noodzakelijk om facturen via e-mail in een ongewijzigde versie te archiveren. Als er een intern gedefinieerd formaat wordt gebruikt om facturen via e-mail op te slaan, moet dit aan het origineel worden gekoppeld en samen worden opgeslagen. Het uitsluitend opslaan van facturen via e-mail in bedrijfsformaat is onvoldoende en in strijd met de GoBD-eisen.
5. Bewaarplicht voor per e-mail verzonden en ontvangen facturen
Nach den Bestimmungen des § 14 b UStG zur gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von Rechnungen per E-Mail müssen sowohl der Leistungserbringer als auch der Leistungsempfänger diese über einen Zeitraum von 8 Jahren aufbewahren.Rechnungen per E-Mail zu versenden hat den Vorteil, dass auch eine Aufbewahrung über diesen Zeitraum hinaus durch die digitale Archivierung komfortabel ist. Unter Umständen kann eine Aufbewahrung von Rechnungen per E-Mail über den gesetzlich geforderten Aufbewahrungszeitraum aufgrund von Vorsteuerabzugssachverhalten oder im Falle eines Rechtsstreits sinnvoll sein.Was ist bei Rechnungen, die per E-Mail im Postfach landen, konkret zu speichern? Sofern es sich z. B. um eine PDF-Datei handelt, ist der PDF-Anhang der E-Mail für die Archivierung höchst relevant. Eine sehr gute Lösung hierfür ist unsere Software GetMyInvoices.
