OMS Facturas por correo electrónico enviadas, debes analizar detenidamente el plan de 5 puntos para poder enviar facturas electrónicas de manera legal.
Imprimir una factura es todo menos aconsejable en tiempos de cambio climático. Por este motivo, cada vez más empresas apuestan por el envío de facturas por correo electrónico. Hay puntos fundamentales a considerar al enviar facturas por correo electrónico, ya que existen algunos obstáculos al acecho en la práctica digital.Cualquiera que no tenga conocimientos suficientes de lo que implica el envío de facturas por correo electrónico puede quedarse estancado rápidamente. Si no paga su factura electrónica a tiempo, puede encontrarse rápidamente en un procedimiento de reclamación. Si no se responde a los recordatorios, una empresa de cobro de deudas pronto se comunicará con usted. Utilice el siguiente plan de 5 puntos para enviar sus facturas por correo electrónico de forma legalmente segura.
Tabla de contenido:
- Consentimiento del destinatario del servicio para facturas vía correo electrónico
- Información obligatoria para facturas vía correo electrónico, similar a las facturas en papel
- Correcto, genuino y legible: céntrese en la confiabilidad cuando se trata de facturas por correo electrónico
- Conformidad GoBD y archivo digital de facturas por correo electrónico
- Requisito de retención para facturas enviadas y recibidas por correo electrónico
1. Consentimiento del destinatario del servicio para facturar por correo electrónico
Las facturas no se pueden enviar por correo electrónico sin el consentimiento del destinatario del servicio. A los empresarios inteligentes se les reconoce este consentimiento junto con su consentimiento a los términos y condiciones generales. De esta manera, en caso de duda, estarás más seguro y podrás acreditar tu consentimiento. En principio, sin embargo, no se requiere ningún formulario especial para dicho consentimiento.También es posible un consentimiento tácito para la factura electrónica. ¿Ha enviado ya una factura electrónica y desea obtener posteriormente el consentimiento del destinatario del servicio? Esto también es posible posteriormente para las facturas enviadas por correo electrónico. La necesidad de consentimiento para las facturas vía correo electrónico está en Artículo 14, apartado 1, UStG verankert.Am umweltfreundlichen Rechnungsversand zu partizipieren und Rechnungen per E-Mail zu versenden, wissen die meisten Unternehmer aufgrund des einfachen Handlings in Sachen Aufbewahrung zwar zu schätzen, jedoch ist eine schriftliche Absicherung empfehlenswert.
2. Información obligatoria para facturas vía correo electrónico, similar a las facturas en papel
Incluso si las facturas se envían por correo electrónico, es importante que la forma en que se presenten cumpla con la ley. Este hecho se fundamenta en la Ley de Simplificación Tributaria, que está vigente desde 2011. La ley establece que no se requiere firma digital para una factura electrónica. También en los anteriormente relevantes. proceso EDI (EDI = intercambio electrónico de datos) se puede renunciar de acuerdo con las normas de la Ley de Simplificación Tributaria.Por este motivo, una factura electrónica es lo mismo que una factura en papel, por lo que es obligatorio proporcionar cierta información en la factura electrónica. Regula qué información es Artículo 14, apartado 4, UStG (Umsatzsteuergesetz).Es handelt sich dabei gleichermaßen um den vollständigen Namen und die Anschrift des Unternehmers, der die Leistung erbracht hat, wie auch um Name und Anschrift des Leistungsempfängers. So kann eine eindeutige Zuordnung sichergestellt werden. Darüber hinaus ist bei Rechnungen per E-Mail die Steuernummer anzugeben.Si los productos o servicios se venden más allá de las fronteras de la República Federal de Alemania, se requiere el número de identificación fiscal. Las facturas enviadas por correo electrónico también deben contener un número de factura y una fecha de emisión ¿Qué se entregó y en qué cantidad?Las facturas enviadas por correo electrónico deben tener esta información específica. La información obligatoria se completa con la indicación de la hora de entrega, la fecha de pago, los posibles descuentos acordados e información fiscal como el importe del impuesto, el tipo impositivo y la remuneración total.
3. Correcto, genuino y legible: céntrese en la confiabilidad de las facturas por correo electrónico
Si envía facturas por correo electrónico, es obligatorio garantizar la autenticidad en términos de origen. Esto corresponde a las normas de Artículo 14, apartado 3, UStG . Es importante crear un proceso en su empresa a través de un registro de auditoría que demuestre que la factura está relacionada con el servicio prestado.Im Zweifelsfall ist vom Unternehmer nachzuweisen, dass der Prüfpfad eingehalten wurde. Darüber hinaus muss der Inhalt der Rechnungen, die Sie per E-Mail versenden, von einem Menschen gelesen werden können und korrekt abgefasst worden sein. Damit einher geht ebenfalls die Berechtigung zur Abrechnung der erbrachten Leistungen.Auch wenn es keine Pflicht mehr ist, das EDI-Verfahren zu nutzen, können Sie es dennoch anwenden, um Ihren geschäftlichen Prozess rund um die elektronische Rechnung hieb- und stichfest abzusichern. Bedenken Sie, dass Sie im Zweifelsfall auf alle Fakten angewiesen sind, die Ihre Berechtigung, die Rechnungen per E-Mail zu versenden, belegen. Bei einem theoretisch möglichen Gerichtsprozess hat ein nachweisbarer Vorgang in der Regel eine höhere Aussagekraft.Si alguna vez tienes uno Hacer correcciones en la factura , entonces también hay algunas cosas importantes a tener en cuenta que te contaremos aquí explique con más detalle.
4. Conformidad GoBD y archivo digital de facturas por correo electrónico
La Principios para la correcta conservación y almacenamiento de libros. , registros y documentos en formato electrónico y para acceso a datos (GoBD) regulan, entre otras cosas, el almacenamiento de las facturas que usted envía por correo electrónico. Afirman que una factura electrónica debe almacenarse de la misma manera en que fue recibida por el destinatario del servicio.In der Praxis müssen die Rechnungen, welche Sie per E-Mail versenden, demnach elektronisch aufbewahrt werden. Diese lediglich auszudrucken und als Papiernachweis zu archivieren, ist nicht konform mit den GoBD und kann Probleme nach sich ziehen. Möglich ist es aber, die Rechnung einzuscannen und digital zu archivieren. Dieser Vorgang erfolgt in Form einer elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung.Des Weiteren müssen Rechnungen per E-Mail revisionssicher sein. Das heißt, dass die elektronische Rechnung so ausgestellt wird, dass sie sich nachträglich nicht mehr ändern lässt und somit auch nicht manipuliert werden kann. Das bedeutet gleichzeitig auch, dass es bei einem Update von Software oder bei Verwendung anderer Hardware zu keiner Einflussnahme auf die elektronische Rechnung kommen darf.También es necesario archivar las facturas por correo electrónico en una versión sin cambios. Si se utiliza un formato definido internamente para almacenar facturas por correo electrónico, este debe vincularse al original y almacenarse juntos. Almacenar exclusivamente facturas por correo electrónico en un formato empresarial es insuficiente y entra en conflicto con los requisitos del GoBD.
5. Requisito de retención de facturas enviadas y recibidas por correo electrónico
Nach den Bestimmungen des § 14 b UStG zur gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von Rechnungen per E-Mail müssen sowohl der Leistungserbringer als auch der Leistungsempfänger diese über einen Zeitraum von 8 Jahren aufbewahren.Rechnungen per E-Mail zu versenden hat den Vorteil, dass auch eine Aufbewahrung über diesen Zeitraum hinaus durch die digitale Archivierung komfortabel ist. Unter Umständen kann eine Aufbewahrung von Rechnungen per E-Mail über den gesetzlich geforderten Aufbewahrungszeitraum aufgrund von Vorsteuerabzugssachverhalten oder im Falle eines Rechtsstreits sinnvoll sein.Was ist bei Rechnungen, die per E-Mail im Postfach landen, konkret zu speichern? Sofern es sich z. B. um eine PDF-Datei handelt, ist der PDF-Anhang der E-Mail für die Archivierung höchst relevant. Eine sehr gute Lösung hierfür ist unsere Software GetMyInvoices.
