So schreiben Freiberufler eine Mahnung (inkl. Vorlage)

Ihr Kunde zahlt nicht? Um doch noch Ihr Geld zu erhalten, ist eine Mahnung oft notwendig. Doch bei der Formulierung gibt es einiges zu beachten. Lesen Sie hier, wie Sie als Freiberufler eine korrekte Mahnung schreiben.

Inhaltsverzeichnis:

1. Ablauf Mahnprozess
2. Mahnungen selbst schreiben
3. Kostenlose Vorlage Mahnung
4. Rechnungsmanagement mit GetMyInvoices

Die wichtigsten Antworten zum Thema Mahnungen:

Ausstehende Rechnungsbeträge sind für Freiberufler nicht nur ärgerlich, sondern können zum echten Problem werden: Schließlich müssen Sie auch unbezahlte Rechnungen bei Ihrer Steuererklärung berücksichtigen. Zum Glück haben Sie mit dem Mahnwesen einige Optionen, um Ihren Kunden zur Zahlung zu bewegen. Doch wie sieht ein korrekter Mahnprozess aus?

So läuft der Mahnprozess ab

Rechtlich gesehen gibt es keine festgelegte Reihenfolge im Mahnwesen, es sei denn, Sie wollen Ihren Kunden in Verzug setzen und in der Folge Verzugsgebühren erheben. In diesem Fall müssen Sie jedoch nur eine Mahnung verschicken, um etwaige Forderungen geltend zu machen.

In der Praxis hat sich dennoch eine gewisse Abfolge an Schritten etabliert, um säumige Kunden zur Begleichung offener Rechnungsbeträge zu bewegen.

Mahnung verschicken

Selbstverständlich können auf Kundenseite eingehende Rechnungen übersehen werden. Nicht jede verpasste Zahlungsfrist ist absichtlich! Um Ihren Kunden an den offenen Betrag zu erinnern, können Sie nach Ablauf des Fälligkeitsdatums eine Zahlungserinnerung schreiben. Vor dem Gesetz gibt es allerdings keinen Unterschied zu einer Mahnung. Es steht Ihnen also frei, welche Bezeichnung Sie wählen. Meist machen Freiberufler dies von der Kundenbeziehung abhängig und formulieren Erinnerungen informeller. Zahlt Ihr Kunde auch nach Aufforderung nicht, können Sie entweder weiter mahnen oder den nächsten Schritt im Mahnprozess gehen und einen Anwalt einschalten oder ein gerichtliches Mahnverfahren beginnen.

Anwalt einschalten

Erzielt Ihre Mahnung nicht die gewünschte Wirkung, hilft oft die Post vom Anwalt, um zahlungsunwillige Kunden zum Umdenken zu bewegen. Ist Ihr Kunde nachweislich im Verzug, so dürfen Sie ihm auch die Anwaltskosten in Rechnung stellen. Bleibt die Zahlung weiterhin aus, so können Sie mit Ihrem Anwalt ein gerichtliches Klageverfahren beginnen.

Gerichtliches Mahnverfahren beginnen

Ihre Mahnung(en) treffen auf taube Ohren, aber Sie möchten keinen Anwalt hinzuziehen? Ein gerichtliches Mahnverfahren zu beginnen, ist für Sie als Freiberufler auch ohne Rechtsbeistand möglich. Füllen Sie hierfür online die entsprechenden Formulare aus und schicken Sie diese dann an Ihr zuständiges Gericht. Sofern Ihr Kunde diesem nicht widerspricht, können Sie eine Zwangsvollstreckung durchführen lassen.

So weit kommt es jedoch oft nicht, denn viele Kunden zahlen nach Eingang der ersten Mahnung zügig. Um es ihnen so einfach wie möglich zu machen, sollten Sie beim Schreiben der Mahnung einiges beachten.

Mahnung als Freiberufler selbst schreiben – so geht’s

Eines vorweg: Der Gesetzgeber sieht keine Pflichtbestandteile im Mahnungsschreiben vor, weshalb Sie in der Formulierung frei sind. Um dennoch den gewünschten Effekt bei Ihrem Kunden zu erzielen, sollte Ihr Text folgende Informationen beinhalten:

• Name und Anschrift von Ihnen
• Name und Anschrift Ihres Kunden
• Rechnungsnummer, -datum und -betrag
• Fälligkeitsdatum und aktuelles Datum
• Hinweis auf die ausstehende Zahlung
• Aufforderung zur Zahlung
• Neue Zahlungsfrist
• Hinweis auf Zahlungsverzug und damit einhergehende Konsequenzen

Um nichts zu vergessen, können Sie sich entweder ein eigenes Muster erstellen oder ganz einfach die folgende Vorlage kostenlos downloaden.

Kostenlose Word-Vorlage

Gratis-Download: Vorlage „Mahnung für Freiberufler“:

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