Die Arbeit ist erledigt, nun muss nur noch eine Rechnung gestellt werden? Lesen Sie hier, wie Sie eine korrekte Rechnung inkl. aller erforderlichen Pflichtangaben ausstellen.
Wie schreiben Freiberufler eine Rechnung?
Zur Rechnungserstellung benötigen Freiberufler zunächst eine Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.-ID). Beide Nummern erhalten Sie bei Ihrem örtlichen Finanzamt.
Haben Sie diese Nummern von Ihrem Finanzamt bereits erhalten, können Sie die Rechnung ganz einfach in Word oder mit einem Buchhaltungsprogramm inkl. der erforderlichen Pflichtangaben erstellen.
Welche Pflichtangaben gehören auf die Rechnung?
Diese Angaben muss die Rechnung eines umsatzsteuerpflichtigen Freiberuflers zwingend enthalten:
Was müssen Kleinunternehmer bei der Rechnungsstellung beachten?
Als Kleinunternehmer sind Sie von der Umsatzsteuer befreit und müssen daher keine Umsatzsteuer (auch Mehrwertsteuer genannt) auf Ihrer Rechnung aufführen. Auf Ihrer Rechnung müssen Sie auf Ihren Status als Kleinunternehmer hinweisen. Dieser Hinweis kann zum Beispiel so lauten:
„Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“
Welche Pflichtangaben entfallen bei einer Kleinbetragsrechnung?
Bei Rechnungen unter 250 Euro brutto dürfen diese Angaben entfallen:
Die deutsche Bürokratie macht es Ihnen als Freiberufler nicht gerade leicht, eine korrekte Rechnung zu erstellen. Denn hier müssen Sie eine Reihe von Pflichtangaben erfüllen. Doch nicht nur das: Zusätzlich gibt es einige Ausnahmefälle bei der Rechnungsstellung. Und zwar abhängig davon, ob Sie Umsatzsteuer erheben, Kleinunternehmer sind oder eine Kleinbetragsrechnung ausstellen. Wir haben für Sie alle Fälle übersichtlich und verständlich zusammengefasst:
Um als Freiberufler eine Rechnung ausstellen zu können, müssen Sie sich zunächst bei Ihrem örtlichen Finanzamt offiziell als Freiberufler anmelden. Hier erhalten Sie Ihre Steuernummer, die auf der Rechnung nicht fehlen darf. Diese Steuernummer sieht in der Praxis ungefähr so aus: 01/101/10001. Wenn Sie Rechnungen ins EU-Ausland versendet möchten, brauchen Sie zusätzlich eine sogenannte Umsatzsteueridentifikationsnummer (kurz USt-ID). Eine deutsche USt.-ID sieht in der Regel so aus: DE100000009
Ein Tipp: Beantragen Sie die USt.-ID am besten gleich mit, auch wenn Sie gerade keinen Kunden im EU-Ausland betreuen. Denn wenn dieser Fall eintritt, haben Sie die USt.-ID sofort parat und müssen nicht mit der Rechnungsstellung warten, bis das Finanzamt Ihnen eine solche Nummer zuweist.
Hier ist zunächst einmal die Frage wichtig: Müssen Sie überhaupt Umsatzsteuer auf Ihrer Rechnung ausweisen? Das ist davon abhängig, ob Sie beim Finanzamt als Kleinunternehmer gemeldetsind. Wenn Sie offiziell als solcher geführt werden, müssen Sie gar keine Umsatzsteuer auf Ihrer Rechnung ausweisen. Wenn Sie als umsatzsteuerpflichtiger Freiberufler bei Ihrem Finanzamt gemeldet sind, müssen Sie 7 oder 19 Prozent Umsatzsteuer auf Ihrer Rechnung ausweisen. Der reguläre Steuersatz beträgt 19 Prozent. Nur wenn Sie zum Beispiel kulturelle Dienstleistungen anbieten (auch das Schreiben von journalistischen Texten kann zum Beispiel dazu gehören) haben Sie Anspruch auf den ermäßigten Steuersatz von 7 Prozent. Wenn Sie sich unsicher sind, welcher Steuersatz für Sie der richtige ist, konsultieren Sie bitte Ihren Steuerberater!
Neben dem korrekten Steuersatz und der richtigen Steuernummer auf der Rechnung müssen Sie natürlich noch ein paar weitere Pflichtangaben auf der Rechnung erfüllen. Damit hier nichts schiefgeht und Sie keine der Angaben vergessen, laden Sie sich diese kostenlose Vorlage von GetMyInvoices herunter:
Passen Sie diese Vorlage gerne nach Ihren Wünschen hinsichtlich Formatierungen, Schriftart und ggf. mit Ihrem Firmenlogo an!
Wenn Sie nun Ihre Rechnung erstellt haben, überprüfen Sie noch einmal Schritt für Schritt die Pflichtangaben. Enthalten sein sollten auf jeden Fall diese Punkte:
Für Sie ist neben diesen Pflichtangaben natürlich die Angabe eines Zahlungsziels und Ihre Bankverbindung sinnvoll, damit der Kunde Ihnen den Betrag überweisen kann.
Wenn Sie als Kleinunternehmer gemeldet sind, also im Vorjahr nicht mehr 22.000 Euro verdient und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro verdienen werden, sind Sie möglicherweise als Kleinunternehmer bei Ihrem Finanzamt gemeldet. In diesem Fall müssen Sie grundsätzlich ebenfalls alle Pflichtangaben auf Ihrer Rechnung erfüllen. Es gelten aber zwei Ausnahmen: Den Steuersatz und die Unterscheidung zwischen Brutto- und Netto-Rechnungsbetrag müssen Sie nicht aufführen, da Sie als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit sind.
Wichtig ist aber: Sie müssen Ihren Kunden auf Ihrer Rechnung darauf hinweisen, dass Sie keine Umsatzsteuer erheben. Und das zum Beispiel mit diesem Satz: „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“
Neben der regulären Rechnungsstellung für Freiberufler und der Kleinunternehmerregelung gibt es noch eine weitere Sonderregelung: die Rechnungsstellung für die Kleinbetragsrechnung unter 250 Euro brutto. Der Gesetzgeber ermöglicht es Ihnen, diese kleinen Beträge mit einem geringeren Aufwand in Rechnung zu stellen. Damit entfallen diese Pflichtangaben auf der Kleinbetragsrechnung:
Eine Kleinbetragsrechnung muss nur diese Angaben enthalten:
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