Freiberufler: Korrekt eine Rechnung bzw. Mahnung schreiben (inklusive Vorlage)!

Dienstag, 21. September 2021 | 0 Kommentare

Stellen Sie als Freiberufler einen Auftrag fertig, schreiben Sie logischerweise eine Rechnung. Sie erzielen ein Einkommen und weisen dieses somit gegenüber dem für Sie zuständigen Finanzamt nach.

Das setzt jedoch voraus, dass Ihre Rechnung die formellen Vorschriften erfüllt, sowie alle notwendigen Angaben enthält. Wie Sie als Selbständiger eine formell korrekte Rechnung erstellen (oder auch eine Mahnung), das erfahren Sie in diesem Beitrag.

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Inhaltsverzeichnis:

  1. Muss ich als Freiberufler Rechnungen schreiben?
  2. Wie schreibt man eine Rechnung als Freiberufler?
  3. Fazit: Rechnung schreiben als Freiberufler

1. Muss ich als Freiberufler Rechnungen schreiben?

Selbstverständlich! Als Vertreter der freien Berufe, müssen Sie zwar nicht zwangsläufig ein Gewerbe anmelden – die Rechnungslegungspflicht trifft Sie jedoch genauso, wie jeden anderen Selbstständigen auch. Dabei muss nicht zwangsläufig das Wort Rechnung auf dem Beleg aufgeführt sein, damit diese als solche anerkannt wird. 

Fehlende Angaben allerdings werden nicht nur vom Finanzamt beanstandet, welches die Anerkennung der Belege verweigern kann. Auch der Rechnungsempfänger kann Probleme machen und ist im schlimmsten Fall dazu berechtigt, die Rechnung nicht zu bezahlen.

Darüber hinaus sind Fristen zu beachten, um nicht die Verjährung Ihrer Ansprüche zu riskieren. So gelten beispielsweise sechs Monate ab Erbringung der jeweiligen Leistung als Limit, sollten Sie Aufträge für ein Unternehmen oder eine juristische Person erfüllen.

Versäumen Sie die fristgemäße Rechnungslegung, muss der Auftraggeber de facto wegen Verjährung nicht mehr bezahlen – und Sie können nur noch darauf hoffen, dass er sich kulant zeigt. 

Alle Informationen dazu, wie Sie als Freiberufler eine Rechnung ohne Fehler schreiben, erhalten Sie in den folgenden Kapiteln.

Definition (und Unterschied zwischen) Freiberufler, Selbstständiger und Freelancer

Als Selbstständiger gilt laut Definition jemand, der einen selbstständigen Beruf ausübt. Demzufolge fallen unter diesen Begriff genauso Freiberufler und Freelancer. Die Unterscheidung muss also zwischen Freelancern, Freiberuflern und gewerbetreibenden Selbstständigen erfolgen.

a) Was ist ein Freiberufler (sowie der Unterschied zu einem gewerbetreibenden Selbstständigen)? 

Ein Freiberufler ist laut § 18 EStG (Einkommensteuergesetz) ein Selbstständiger, der kein Gewerbe anmelden muss und damit auch von der Gewerbesteuer befreit ist. Freiberufler sind in der Regel in wissenschaftlichen, künstlerischen, schriftstellerischen, unterrichtenden oder erzieherischen Bereichen tätig. Sprich sie bieten Dienstleistungen (Beratung, Heilkunde, Kunst, geistiges Eigentum etc.) aber keine physischen Produkte an. Außerdem arbeiten sie direkt mit Ihren Kunden. 

Sobald ein Freiberufler selbst wiederum Mitarbeiter anstellt, weil er ein Unternehmen gründet, wird er vom Freiberufler zum Selbstständigen. Das ist beispielsweise der Fall, wenn ein Anwalt zuerst auf eigene Faust mit Klienten arbeitet und sich um alle Bereiche seines Geschäftes selbst kümmert. 

Nach einiger Zeit ist er aber so erfolgreich, dass er aufgrund der steigenden Anzahl an Klienten die anfallende Arbeit nicht mehr selbst bewältigen kann. Er gründet eine Anwaltskanzlei (Unternehmen), stellt Mitarbeiter an und wird damit vom Freiberufler zum Unternehmer (gewerbetreibender Selbstständiger). Da er nun ein Gewerbe betreibt, muss er in weiterer Folge ebenso Gewerbesteuer entrichten.

b) Was ist ein Freelancer?  

Ein Freelancer ist ein freier Mitarbeiter, welcher nicht fix bei dem Unternehmen angestellt ist, für welches er tätig ist. Er übernimmt lediglich regelmäßig projektbezogene Arbeiten in dem Umfang, in welchem diese anfallen. Ein Freelancer kann dabei sowohl Gewerbetreibender als auch Freiberufler sein. Sein Arbeitsverhältnis ist in der Regel nicht zeitlich befristet, sondern projektbezogen, gleichzeitig aber jederzeit kündbar.

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Was ist eine Honorarrechnung?

Im Gegensatz zu Freelancern und freien Mitarbeitern, die üblicherweise vertraglich an ein Unternehmen gebunden sind, gelten Sie als Mitglied der Gruppe der freien Berufe als Freiberufler.

Zu diesen gehören beispielsweise: 

  • Ärzte (inklusive Tier- und Zahnärzte), 
  • Anwälte und Notare, 
  • Architekten, 
  • Ingenieure,
  • Künstler und Autoren, 
  • Steuerberater und Wirtschaftsprüfer,
  • Heilpraktiker und Krankengymnasten
  • oder auch Journalisten und Bildberichterstatter. 

In diesem Fall berechnen Sie ein Honorar für Ihre frei erbrachten Leistungen. Dieses kann entweder fest vereinbart sein – oder auch variabel in Abhängigkeit von verschiedenen Aspekten wie der benötigten Arbeitszeit. Art und Umfang der Arbeit sowie die Höhe des Entgelts werden im Honorarvertrag festgeschrieben. 

Im Gegensatz zu Lohn und Gehalt werden vom Honorar zuerst einmal keine Steuern und Sozialabgaben abgezogen. Diese muss der Rechnungssteller in weiterer Folge selbständig an die entsprechenden Stellen abführen – falls dies erforderlich sein sollte.

Wichtig: Auch für eine Honorarrechnung gelten alle im § 14 des UStG (Umsatzsteuergesetz) festgehaltenen Regeln und Vorschriften. Wie zum Beispiel diejenige, dass Sie eine Rechnung für 10 Jahre aufbewahren müssen.

2. Wie schreibt man eine Rechnung als Freiberufler?

Wichtig ist es in erster Linie einmal, die Rechnung korrekt zu erstellen. Dabei gibt es einige grundlegende Dinge zu beachten: Einerseits spielt die Höhe des Rechnungsbetrages eine wichtige Rolle, andererseits die Frage der Umsatzsteuer.

Hierbei können verschiedene Steuersätze greifen, sofern Sie sich nicht für eine Umsatzsteuerbefreiung entschieden haben. In den folgenden Kapiteln erfahren Sie alles Wissenswerte darüber, wie Sie als Freiberufler richtig eine Rechnung schreiben.

a) Was gehört alles auf die Rechnung?

Was alles auf die Freiberufler-Rechnung muss (inklusive der gesetzlichen Bestandteile), das können Sie der folgenden Liste entnehmen:

  1. Ihr kompletter Name,
  2. Ihre vollständige Adresse,
  3. Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder ersatzweise die Steuernummer,
  4. der komplette Name und die vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers,
  5. seine Kundennummer,
  6. die fortlaufende Rechnungsnummer,
  7. das Rechnungsdatum,
  8. erbrachte Leistung (mit Leistungsdatum),
  9. der Umfang und die Art der Leistung (z. B. 4,5 h Online-Marketing-Beratung),
  10. Honorar pro Stunde / Stundensatz (Netto),
  11. Gesamthonorar (Netto),
  12. der gültige Umsatzsteuersatz (7 oder 19 Prozent) bzw. die Information zur Umsatzsteuerbefreiung,
  13. eventuell Rabatte oder Nachlässe,
  14. der Rechnungsbetrag (Brutto),
  15. Zahlungsziel bzw. Zahlungsfrist,
  16. Kontoverbindung (IBAN und BIC) bzw. weitere Zahlungsmöglichkeiten,
  17. sowie Ihre Unterschrift bzw. der Vermerk „Diese Rechnung ist auch ohne Unterschrift rechtsgültig“ (abhängig von Berufsgruppe).
  18. Ihr Logo, falls Sie ein solches besitzen, können Sie natürlich ebenso auf der Rechnung platzieren. 

Welche Steuernummer muss als Freiberufler auf die Rechnung?

Um als Freiberufler selbstständig tätig zu sein, müssen Sie zuerst eine eigene Steuernummer für Ihre Tätigkeit beantragen. Diese erhalten Sie über das Formular “Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen” (online über das ELSTER-System), von dem für Ihren Wohnort zuständigen Finanzamt – oder noch einfacher in wenigen Schritten mit GetMyInvoices. Im Falle von einem Umzug muss die Steuernummer demzufolge jedes Mal neu beantragt werden. 

Tipp: Wir empfehlen Ihnen sich vor der Antragstellung Ihre Steueridentifikationsnummer herauszusuchen. Falls Sie diese in Ihrem Antrag mit angeben, ist mit einer deutlich kürzeren Bearbeitungszeit durch das Finanzamt zu rechnen.

b) Kann man als Freiberufler (Selbstständiger) eine Rechnung ohne Steuernummer schreiben?

Grundsätzlich gehört die Steuernummer (bzw. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) zu den vorgeschriebenen Pflichtangaben in der Rechnungslegung. Vergessen Sie diese Angabe, ist die gesamte Rechnung ungültig – und das kann zu erheblichen Problemen führen. 

Es gibt jedoch eine Ausnahme: Die Kleinbetragsrechnung.

Diese darf allerdings 250 Euro nicht überschreiten. In diesem Fall können Sie sich einige Angaben sparen, es reichen folgende Informationen auf der Rechnung:

  • Ihr kompletter Name,
  • Ihre vollständige Anschrift,
  • Umfang und Art der von Ihnen erbrachten Leistung,
  • der Honorarbetrag (Brutto),
  • der für Sie geltende Umsatzsteuersatz.

c) Wann kann ich als Freiberufler eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer) stellen?

Als Freiberufler unterliegen Ihre Honorare grundsätzlich der Umsatzsteuerpflicht (umgangssprachlich Mehrwertsteuer), denn: “Nein, Freiberufler sind nicht grundsätzlich umsatzsteuerbefreit.”.

In der Regel greift dabei ein Steuersatz von 19 Prozent – für Schriftsteller, Künstler und ähnlich gelagerte Berufe kann auch der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent in Frage kommen – sofern Sie nicht als Kleinunternehmer aktiv sind. In diesem Fall können Sie sich nämlich von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen, falls Sie das möchten. 

Das trifft dann zu, falls Sie

  1. innerhalb des vergangenen Geschäftsjahres die Umsatzgrenze von 22.000 Euro nicht überschritten haben
  2. und im laufenden unter 50.000 Euro Umsatz bleiben werden.

Es kommt also darauf an, ob Sie in Ihrem freien Beruf einen auf lange Sicht ausgelegten Gewinn erzielen wollen – oder nicht. Um als Kleinunternehmer eingestuft zu werden, müssen Sie einen entsprechenden Antrag beim Finanzamt stellen.

Erst nach erteilter Berechtigung, dürfen Sie von der Umsatzsteuerbefreiung Gebrauch machen. Die Umsatzsteuer bei der Rechnungslegung einfach wegzulassen, empfiehlt sich hingegen nicht. Sobald der Bescheid vom Finanzamt vorliegt, führen Sie bitte auf Ihren Rechnung das Folgende auf:

“Gemäß § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) wird keine Umsatzsteuer erhoben.”

Diese Regelung erleichtert vor allem nebenberuflich Selbstständigen die Rechnungslegung, da die gesamte Umsatzsteuer-Voranmeldung, sowie deren Angabe in der Steuererklärung, wegfällt.

In diese Rubrik fallen auch Rechnungen, die für eine einmalige freiberufliche Tätigkeit gestellt werden: Hier ist nichts anzumelden – außer den Einnahmen im Rahmen der Einkommensteuererklärung.

d) Welche Kosten habe ich als Freiberufler?

Das hängt vom konkreten Berufsbild ab. Allgemein lässt sich jedoch festhalten: Ihre Honorare sollten so kalkuliert sein, dass Sie nicht nur Ihre Betriebskosten abdecken, sondern auch Ihre privaten Lebenshaltungskosten.

Denn üblicherweise stellen Sie die Kosten für Ihren laufenden Betrieb nicht Ihrem Auftraggeber in Rechnung, sondern berechnen eine Aufwandsentschädigung für Ihre Tätigkeit, welche alles abdeckt. Die von Ihnen erbrachten Leistungen genauso wie Ihre Betriebsausgaben.

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Zu den Betriebskosten eines Freiberuflers werden beispielsweise gezählt:

  • Miete für Büro-, Geschäfts- oder Praxisräume.
  • Gebühren für Telefon und Internet.
  • Kosten für Weiter- und Fortbildungen.
  • Aufwand für Werbung.
  • Kosten für gewerbliche Versicherung und Steuerberatung.
  • Abschreibungen und Zinsen für Geschäftskredite.

Das Thema Fahrt- und Reisekosten ist separat zu betrachten: Vereinbaren Sie mit Ihrem Auftraggeber die Erstattung von diesen, führen Sie sie einfach als separate Kosten auf der jeweiligen Rechnung auf und heften relevante Belege an.

Sie erhalten also die Kosten direkt ausgeglichen. Alternativ können Sie diese Reise- und Fahrtkosten als Freiberuflicher auch steuerlich geltend machen. In diesem Fall reduzieren die Ausgaben für diese Ihr zu versteuerndes Einkommen.

e) Rechnungsvorlage und Vorlage für Mahnung für Freiberufler

Hier stellen wir Ihnen nun eine Vorlage sowohl für eine korrekte Freiberufler-Rechnung als auch für eine ebensolche Mahnung zur Verfügung. Und zwar als bearbeitbares Word-Dokument. Dies müssen Sie dann als PDF abspeichern, da Geschäftsunterlagen (wie eine Rechnung), die mit Word oder Excel erstellt wurden, nicht GoBD-konform sind.

 

Kostenlose Rechnungsvorlagen für Freiberufler

Kostenlose Mahnungsvorlagen für Freiberufler

 

Fazit: Als Freiberufler eine Rechnung schreiben

Um als Freiberufler erfolgreich und vor allem reibungslos durchzustarten, sollten Sie eine rechtssichere und zu Ihrem Bedarf passende Musterrechnung als Vorlage nutzen – sowie die Rechnung möglichst schnell nach Leistungserbringung erledigen. Das erfordert natürlich etwas an Organisation und damit Zeit. Oder eine professionelle Software, die Ihnen die Arbeit abnimmt.

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