Los autónomos disfrutan de algunos privilegios fiscales. Esto también se aplica a la forma de contabilidad. Esta guía explica cómo puedes llevar tu propia contabilidad como autónomo.
Cualquiera que ejerza una profesión autónoma en Alemania no está obligado a presentar un balance general al final del año. Basta con cumplimentar el documento adjunto EÜR junto con su declaración de la renta. Las cifras allí mencionadas son el resultado de una contabilidad “simple”. Y como esto no siempre es fácil en casos individuales, le explicamos lo que es importante.
Tabla de contenido:
- contabilidad sencilla
- Contabilizar ingresos y gastos
- No se reserva sin prueba
- Obligaciones de retención y GoBD
Una profesión independiente es una profesión científica, artística, literaria, docente o educativa que se ejerce de forma independiente. Estos se definen en la Ley del Impuesto sobre la Renta y la Ley de Sociedades Anónimas.
Con una contabilidad sencilla, cada reserva en realidad sólo existe una vez. Un recibo se registra como ingreso o como gasto. Con la contabilidad por partida doble (también llamada contabilidad por partida doble), cada transacción comercial se registra dos veces. En una cuenta y en una cuenta de compensación. Esto también se conoce como la llamada reserva de débito y crédito.
También puedes utilizar la contabilidad por partida doble como autónomo. Muchos programas de contabilidad hacen esto internamente de todos modos, sin complicar más la entrada de documentos.
Eso depende de si tienes una profesión independiente. Si su actividad no está mencionada explícitamente en las leyes mencionadas, lo mejor es hablar con un asesor fiscal y con la oficina de impuestos.
Los asesores fiscales ofrecen muchos servicios. También ayudan en la creación de empresas. En general, siempre debes consultar a un asesor fiscal si no estás seguro acerca de la contabilidad. Es mejor que un experto revise su sistema antes de tener problemas con la oficina de impuestos. Y también es interesante: si un asesor fiscal le presenta su EÜR, podrá presentar su declaración de impuestos mucho más tarde.
Contabilidad sencilla de un vistazo
Los autónomos siempre pueden utilizar la llamada “contabilidad simple”. Las ventas y beneficios anuales no influyen. Este formulario se llama “simple” porque basta con registrar todos los ingresos y compararlos con los gastos. A esto a veces se le llama “cuenta T”, ya que la división de columnas recuerda a la letra.
La contabilidad para los autónomos también es más fácil porque no están obligados a llevar un libro de caja (para transacciones en efectivo) y las cuentas bancarias no están incluidas en la contabilidad.
Atención: ¡No todos los autónomos son autónomos automáticamente!
En realidad, las ventajas mencionadas sólo se aplican al trabajo puramente autónomo. Si usted es un profesional autónomo que además gestiona una tienda web o realiza otras actividades, no dude en consultar con una oficina de asesoramiento fiscal. Porque entonces pueden aplicarse reglas diferentes. Como autónomo, no eres automáticamente un autónomo. La legislación fiscal alemana ni siquiera reconoce el término autónomo. Como autónomo, trabajas libremente (en el sentido más puro de la palabra, esto simplemente significa “empleado autónomo”), pero no necesariamente entras en la categoría de profesiones autónomas. Están definidos en la legislación fiscal. El caso es muy claro con periodistas, médicos y arquitectos. Pero también hay casos límite. En caso de duda, un asesor fiscal puede ayudarle con la categorización. Freelancer es más un término colectivo para los autónomos.
Contabilizar ingresos y gastos en Excel
La contabilidad basada en una contabilidad sencilla en realidad no es difícil. La contabilidad incluso se puede realizar utilizando Excel. Pero también puede ser un programa de contabilidad profesional. En Excel, la publicación funcionaría de la siguiente manera: para que quede más claro para la oficina de impuestos, cree una hoja de cálculo para cada mes. Luego contiene las columnas:
- Número del Documento: Esto está escrito o estampado en cada recibo para facilitar el archivo cronológico.
- Número de factura: Los números de factura de los documentos entrantes y el número de sus facturas salientes van aquí.
- Fecha de reserva
- Ganancia: Cantidades en euros que hayas cobrado.
- Gasto: Cantidades de dinero que ha pagado.
- Observación: Esto describe el contenido de la factura. Por ejemplo, qué cliente era o qué compró.
En la parte inferior de la hoja de trabajo, usted hace la diferencia entre la suma de la columna de ingresos y la columna de gastos.
**Importante: **Con esta forma de contabilidad, las contabilizaciones sólo aparecen una vez que se ha realizado la transacción. Si le escribió una factura a un cliente en enero pero no la pagó hasta marzo, registre esta factura con la fecha en que se recibió el dinero. Una vez registrada la factura, archívela en una carpeta separada. Es mejor hacer esto cronológicamente, es decir, por fecha del archivo de Excel. Antes de hacer esto, escriba el número del documento en el papel. Sin embargo, sería aún mejor si generalmente guardara todos los documentos en formato digital.
¿Y qué pasa con los impuestos sobre las ventas y las compras?
En el ejemplo que acabamos de mencionar, el tema del impuesto sobre las ventas aún no se mencionó para una mejor descripción general. Si está sujeto al IVA, debe enviar periódicamente declaraciones anticipadas a la oficina de impuestos y realizar pagos por adelantado. Si sigues con Excel, esto podría solucionarse dividiendo los ingresos y gastos y procesando los importes brutos y netos. Luego deberá reservar espacio en la hoja para el saldo del IVA retenido y pagado. Los autónomos y autónomos compran habitualmente cosas para realizar su trabajo. Sus importes e ingresos se registran luego como gastos. Pero hay límites. Porque sólo los llamados “activos de bajo valor” (GWG) son directamente un gasto. El legislador ajusta periódicamente los importes límite para la clasificación como GWG. En resumen, esto significa que sólo puedes contabilizar los costos de adquisición de un artículo como un gasto prorrateado por año. La oficina de impuestos define el período de manera muy diferente para diferentes bienes. Este proceso se llama depreciación. Para que usted (y la oficina de impuestos) puedan realizar un seguimiento de todo, necesita una lista de inventario. El importe depreciado (es decir, contabilizado) se deduce del valor de compra cada año.
¡Siempre necesitas un recibo!
En contabilidad se aplica la ley “No se permiten reservas sin recibo”. En la lista de reservas siempre se deberá hacer referencia al recibo correspondiente como prueba. Por ejemplo, si una empresa deduce periódicamente importes de seguros de su cuenta bancaria, el extracto de cuenta puede servir como prueba. Los recibos y recibos también pueden perderse. Como excepción (!), la oficina de impuestos también permite los “recibos propios”, que tienen el mismo nombre. Ingrese el monto, la fecha, el uso previsto y el motivo por el cual (ya no existe) el original. Por cierto, ten cuidado con los recibos. Las impresoras de recibos suelen trabajar con un papel especial cuya impresión térmica se degrada con el tiempo. Después de uno o dos años, la escritura se ha descolorido tanto que ya no es legible. Es mejor hacer primero una copia de dichos recibos y adjuntarle el original. Esto significa que la oficina de impuestos puede comprobar los recibos incluso años después.
Obligaciones de retención y GoBD
Si bien las reservas individuales son fáciles de entender, las regulaciones legales hacen que la contabilidad de los autónomos sea un poco más compleja. Una regla de oro: Debe conservar todos los recibos relacionados con su trabajo independiente durante diez años. Los funcionarios tributarios pueden retroceder hasta este período como parte de una auditoría. Por lo tanto, debes pensar en un lugar donde puedas guardar los documentos de forma segura y seca. Y también ocúpate del almacenamiento digital. Y luego está el GoBD: los “Principios para la gestión y el almacenamiento adecuados de libros, registros y documentos en formato electrónico, así como para el acceso a los datos”. No es necesario, pero debe cumplirlo porque facilita el trabajo con la oficina de impuestos durante una auditoría.
En esencia, el GoBD se basa en tres pilares:
- Registro oportuno de documentos.
- Contabilización oportuna e inalterable de recibos.
- Archivo de documentos, inalterable.
Además, el GoBD exige que en una Documentación procesal Describe cómo funcionan los procesos contables. Estas normas se aplican a todas las empresas, no sólo a los autónomos y autónomos. Como consecuencia, esto significa que cada documento debe archivarse de manera inalterable y segura durante el período de retención. Y en el formato en el que llegó. Si se recibe una factura por correo electrónico, la impresión por sí sola no es suficiente. El correo electrónico también debe conservarse. Y dentro de diez años seguirá siendo legible. Las buenas noticias: El GoBD no es una norma jurídica, es decir, no es una ley. Esto significa que no serás penalizado inmediatamente si lo violas. Sin embargo, conviene atenerse a ello si es posible, porque el GoBD describe cuándo la contabilidad es comprensible y correcta. Y sólo entonces la oficina de impuestos seguirá las cifras presentadas. Si la autoridad no puede comprender la contabilidad, puede rechazarla en su totalidad y, en su lugar, estimar la ganancia. Y eso suele ser una desventaja para el autónomo. Sin embargo, de todos modos hay que solucionar el almacenamiento seguro y a largo plazo de las reservas. Y ahí es donde el software puede ayudar mucho.
El software de contabilidad y GetMyInvoices facilitan el trabajo de los autónomos
La oficina de impuestos no prescribe una solución específica que puedas utilizar para llevar tu contabilidad como autónomo. Por tanto, no está prohibido hacer esto con una hoja de cálculo. La recopilación del impuesto sobre las ventas o la depreciación son temas que no son tan fáciles de implementar. El software de contabilidad facilita muchas cosas.
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- Las evaluaciones están disponibles con solo presionar un botón y no es necesario crearlas primero.
- La declaración anticipada del IVA se puede enviar a la oficina de impuestos con un clic del ratón, incluida la creación del recibo.
- Todas las reservas y recibos se pueden exportar en el formato deseado para la oficina de impuestos o la oficina de asesoría fiscal.
- La depreciación se registra y se vuelve a contabilizar (automáticamente).
Las aplicaciones también garantizan que no se olvide ninguna información y que los recibos se archiven correctamente. Así que el gasto (licencia anual o cuota mensual) puede merecer la pena. Sobre todo porque la tarifa es, por supuesto, un gasto comercial.
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