Freelancers genieten een aantal fiscale privileges. Dit geldt ook voor de vorm van boekhouding. In deze handleiding wordt uitgelegd hoe u als freelancer zelf uw boekhouding kunt voeren.
Iedereen die in Duitsland een freelanceberoep uitoefent, hoeft aan het eind van het jaar geen uitgebreide balans in te dienen. Het volstaat om het EÜR-bijlage in te vullen bij uw aangifte inkomstenbelasting. De daarin genoemde cijfers zijn het resultaat van een “eenvoudige” boekhouding. En omdat dit in individuele gevallen niet altijd eenvoudig is, leggen wij uit wat belangrijk is.
Inhoudsopgave:
Een freelanceberoep is een zelfstandig uitgeoefend wetenschappelijk, artistiek, literair, onderwijs- of onderwijsberoep. Deze zijn gedefinieerd in de Wet op de inkomstenbelasting en de Wet op vennootschapsvennootschappen.
Met eenvoudige boekhouding bestaat elke boeking eigenlijk maar één keer. Een ontvangstbewijs wordt geregistreerd als inkomsten of als kosten. Bij dubbelboekhouden (ook wel dubbelboekhouden genoemd) wordt elke zakelijke transactie tweemaal vastgelegd. Op één rekening en één tegenrekening. Dit wordt ook wel de zogenaamde debet- en creditboeking genoemd.
Ook als freelancer kun je gebruik maken van dubbelboekhouden. Veel boekhoudprogramma’s doen dit sowieso intern, zonder dat het invoeren van documenten ingewikkelder wordt.
Dat hangt ervan af of je een zzp-beroep hebt. Als uw activiteit niet expliciet vermeld staat in de genoemde wetten, kunt u het beste contact opnemen met een belastingadviseur en de belastingdienst.
Belastingadviseurs bieden veel diensten aan. Ze helpen ook bij het opzetten van bedrijven. Over het algemeen dient u bij twijfel over de boekhouding altijd een belastingadviseur te raadplegen. Voordat u problemen krijgt met de Belastingdienst, kunt u beter een deskundige naar uw systeem laten kijken. En ook interessant: als u uw EÜR door een belastingadviseur laat indienen, kunt u uw belastingaangifte veel later indienen.
Eenvoudige boekhouding in één oogopslag
Freelancers mogen altijd gebruik maken van de zogenaamde “eenvoudige boekhouding”. Jaarlijkse omzet en winst spelen geen rol. Dit formulier wordt “eenvoudig” genoemd omdat het volstaat om alle inkomsten vast te leggen en te vergelijken met de uitgaven. Dit wordt ook wel een ‘T-rekening’ genoemd, omdat de kolomindeling doet denken aan de brief.
Ook is de boekhouding voor zzp’ers eenvoudiger omdat zij geen kasboek hoeven bij te houden (voor contante transacties) en bankrekeningen niet in de boekhouding worden meegenomen.
Let op: Niet alle freelancers zijn automatisch freelancers!
De genoemde voordelen gelden eigenlijk alleen voor puur freelance werk. Bent u een freelancer die daarnaast ook nog een webshop exploiteert of andere werkzaamheden verricht, dan dient u zeker een belastingadvieskantoor te raadplegen. Want dan gelden er mogelijk andere regels. Als freelancer ben je niet automatisch freelancer. De Duitse belastingwetgeving erkent de term freelancer niet eens. Als freelancer werk je vrij (in de puurste zin van het woord betekent dit gewoon ‘freelance medewerker’), maar je valt niet noodzakelijkerwijs in de categorie freelanceberoepen. Ze zijn gedefinieerd in de belastingwetgeving. De zaak is heel duidelijk bij journalisten, artsen en architecten. Maar er zijn ook grensgevallen. Bij twijfel kan een belastingadviseur helpen met de categorisering. Freelancer is meer een verzamelnaam voor zelfstandigen.
Boek inkomsten en uitgaven in Excel
Boekhouden op basis van eenvoudige boekhouding is eigenlijk niet moeilijk. Boekhouden kan zelfs via Excel. Maar het kan ook een professioneel boekhoudprogramma zijn. In Excel zou de boeking ongeveer als volgt werken: Om het overzichtelijker te maken voor de belastingdienst, maak je voor elke maand een spreadsheet. Het bevat dan de kolommen:
- Document Nummer: Dit wordt op elke kassabon geschreven of gestempeld om de chronologische archivering eenvoudiger te maken.
- Rekeningnummer: Hier komen de factuurnummers van inkomende documenten en het nummer van uw uitgaande facturen terecht.
- Datum van boeking
- Winst: Bedragen in euro’s die u heeft geïncasseerd.
- Uitgaven: Geldbedragen die u heeft betaald.
- Opmerking: Hierin wordt de inhoud van de factuur beschreven. Bijvoorbeeld welke klant het was of wat je gekocht hebt.
Onderaan het werkblad maak je vervolgens het verschil tussen de som van de inkomstenkolom en de uitgavenkolom.
**Belangrijk: **Bij deze vorm van boekhouding verschijnen boekingen pas nadat de transactie heeft plaatsgevonden. Als u in januari een factuur aan een klant heeft geschreven, maar deze pas in maart heeft betaald, post deze factuur dan met de datum waarop het geld is ontvangen. Nadat de factuur is geregistreerd, archiveert u deze in een aparte map. Je kunt dit het beste chronologisch doen, dus op datum uit het Excel-bestand. Voordat u dit doet, noteert u het documentnummer op het papier. Nog beter zou het echter zijn als u alle documenten over het algemeen in digitale vorm bewaart.
En hoe zit het met omzetbelasting en inkoop?
In het zojuist genoemde voorbeeld werd het onderwerp omzetbelasting nog niet genoemd voor een beter overzicht. Als u BTW-plichtig bent, moet u regelmatig vooraangiftes naar de Belastingdienst sturen en voorschotten betalen. Als u bij Excel blijft, kunt u dit oplossen door de inkomsten en uitgaven te verdelen en de bruto- en nettobedragen te verwerken. U dient dan ruimte op het blad te reserveren voor het saldo van de ingehouden en betaalde BTW. Freelancers en freelancers kopen regelmatig spullen om hun werk uit te voeren. Hun bedragen en ontvangsten worden vervolgens als uitgaven geboekt. Maar er zijn grenzen. Omdat alleen zogenaamde ‘low-value assets’ (GWG) direct een kostenpost zijn. De wetgever past regelmatig de grensbedragen voor de classificatie als GWG aan. Kort gezegd betekent dit dat u de aanschafkosten van een artikel alleen als last naar rato per jaar kunt boeken. De belastingdienst definieert de periode voor verschillende goederen heel verschillend. Dit proces wordt afschrijving genoemd. Om u (en de Belastingdienst) alles bij te kunnen houden, heeft u een inventarislijst nodig. Het afgeschreven (dus geboekte) bedrag wordt vervolgens ieder jaar van de aanschafwaarde afgetrokken.
Je hebt altijd een ontvangstbewijs nodig!
In de boekhouding geldt de wet ‘Geen boeking zonder ontvangstbewijs’. In de lijst met boekingen dient altijd te worden verwezen naar de betreffende bon als bewijs. Als een bedrijf bijvoorbeeld regelmatig bedragen voor verzekeringen van zijn bankrekening afschrijft, kan het rekeningafschrift als bewijs dienen. Ook bonnetjes en bonnetjes kunnen verloren gaan. Bij wijze van uitzondering (!) staat de Belastingdienst ook ‘eigen bonnen’ toe, die dezelfde naam hebben. Vul het bedrag, de datum, het beoogde gebruik en de reden in waarom er geen origineel (meer) is. Wees overigens voorzichtig met bonnetjes. Bonprinters werken vaak met speciaal papier waarvan het thermisch printen na verloop van tijd verslechtert. Na een jaar of twee is het schrift zo vervaagd dat het niet meer leesbaar is. Van dergelijke bonnen kunt u het beste eerst een kopie maken en het origineel eraan hechten. Dit betekent dat de Belastingdienst de bonnen zelfs jaren later kan controleren.
Bewaarplichten en GoBD
Hoewel individuele boekingen gemakkelijk te begrijpen zijn, maken wettelijke voorschriften de boekhouding voor freelancers iets ingewikkelder. Vuistregel: Alle bonnetjes van uw freelancewerk moet u tien jaar bewaren. Belastingambtenaren kunnen in het kader van een controle teruggaan naar deze periode. Denk dus na over een plek waar je de documenten veilig en droog kunt opbergen. En zorg ook voor de digitale opslag. En dan is er nog de GoBD: de ‘Principes voor het juiste beheer en opslaan van boeken, bescheiden en documenten in elektronische vorm en voor de toegang tot gegevens’. Dat hoeft niet, maar u moet zich er wel aan houden, want het maakt het makkelijker om tijdens een controle met de Belastingdienst samen te werken.
In de kern is de GoBD gebaseerd op drie pijlers:
- Tijdig vastleggen van documenten
- Tijdige en onveranderlijke boeking van ontvangstbewijzen
- Archivering van documenten, onveranderlijk
Bovendien vereist de GoBD dat in één Procedurele documentatie beschrijft hoe de boekhoudkundige processen werken. Deze regels gelden voor alle bedrijven, niet alleen voor freelancers en freelancers. Dit betekent dat elk document gedurende de bewaartermijn op een onveranderlijke en veilige manier moet worden gearchiveerd. En in het formaat waarin het arriveerde. Als een factuur per e-mail wordt ontvangen, is de afdruk alleen niet voldoende. De e-mail moet ook bewaard worden. En over tien jaar is het nog steeds leesbaar. Het goede nieuws: De GoBD is geen wettelijke norm, dat wil zeggen geen wet. Dit betekent dat u niet direct wordt bestraft als u deze overtreedt. Toch moet u zich er indien mogelijk aan houden, omdat de GoBD beschrijft wanneer de boekhouding begrijpelijk en correct is. En alleen dan zal de Belastingdienst de gepresenteerde cijfers volgen. Als de autoriteit de boekhouding niet kan begrijpen, kan zij de gehele boekhouding verwerpen en in plaats daarvan de winst schatten. En dat is meestal nadelig voor de freelancer. U moet echter hoe dan ook de langdurige en veilige opslag van boekingen oplossen. En dat is waar software veel kan helpen.
Boekhoudsoftware en GetMyInvoices maken het werk van freelancers eenvoudiger
De Belastingdienst schrijft geen specifieke oplossing voor waarmee je als freelancer je boekhouding kunt doen. Het is dus niet verboden om dit met een spreadsheet te doen. Het opstellen van omzetbelasting of afschrijving zijn onderwerpen die niet zo eenvoudig te implementeren zijn. Boekhoudsoftware maakt veel dingen eenvoudiger.
-
- Evaluaties zijn met een druk op de knop beschikbaar en hoeven niet eerst te worden gebouwd.
- De vooraangifte BTW kunt u met één muisklik versturen naar de Belastingdienst, inclusief het aanmaken van een ontvangstbewijs.
- Alle boekingen en bonnen kunnen in het gewenste formaat voor de Belastingdienst of Belastingadvieskantoor worden geëxporteerd.
- De afschrijvingen worden geregistreerd en (automatisch) opnieuw geboekt.
De applicaties zorgen er bovendien voor dat er geen gegevens vergeten worden en dat de bonnen goed gearchiveerd worden. De kosten (jaarlijkse licentie of maandelijkse vergoeding) kunnen dus de moeite waard zijn. Zeker omdat de vergoeding uiteraard een zakelijke kostenpost is.
Bespaar veel tijd met GetMyInvoices
Als u regelmatig facturen per e-mail ontvangt of elke maand dezelfde portalen moet bezoeken om toegang te krijgen tot uw bonnen, kunt u veel tijd besparen met GetMyInvoices. Ons systeem voert deze taak automatisch en betrouwbaar uit. Indien u dit wenst, kunnen de facturen ook in uw boekhoudpakket terechtkomen. Het is het beste om het nu uit te proberen!
