Les indépendants bénéficient de certains privilèges fiscaux. Cela s’applique également à la forme de la comptabilité. Ce guide explique comment vous pouvez faire votre propre comptabilité en tant que pigiste.
Quiconque exerce une profession indépendante en Allemagne n’est pas tenu de présenter un bilan complet à la fin de l’année. Il suffit de remplir l’annexe EÜR avec votre déclaration de revenus. Les chiffres qui y sont mentionnés sont le résultat d’une comptabilité « simple ». Et parce que cela n’est pas toujours facile dans certains cas, nous vous expliquons ce qui est important.
Table des matières:
- Comptabilité simple
- Publier les revenus et dépenses
- Pas de réservation sans justificatif
- Obligations de conservation et GoBD
Une profession indépendante est une profession scientifique, artistique, littéraire, pédagogique ou éducative exercée de manière indépendante. Celles-ci sont définies dans la loi de l’impôt sur le revenu et dans la loi sur les sociétés en nom collectif.
Avec une comptabilité simple, chaque réservation n’existe en réalité qu’une seule fois. Une recette est enregistrée soit en produit, soit en dépense. Avec la comptabilité en partie double (également appelée comptabilité en partie double), chaque transaction commerciale est enregistrée deux fois. Sur un compte et un compte compensatoire. C’est ce qu’on appelle également l’enregistrement de débit et de crédit.
Vous pouvez également utiliser la comptabilité en partie double en tant que travailleur indépendant. De nombreux programmes de comptabilité le font de toute façon en interne, sans compliquer la saisie des documents.
Cela dépend si vous exercez une profession indépendante. Si votre activité n’est pas explicitement mentionnée dans les lois mentionnées, il est préférable d’en parler à un conseiller fiscal et à l’administration fiscale.
Les conseillers fiscaux offrent de nombreux services. Ils aident également à la création d’entreprises. En général, vous devriez toujours consulter un conseiller fiscal si vous avez des doutes sur la comptabilité. Il est préférable de demander à un expert d’examiner votre système avant d’avoir des ennuis avec le bureau des impôts. Et aussi intéressant : si vous faites déposer votre EÜR par un conseiller fiscal, vous pouvez déposer votre déclaration d’impôt beaucoup plus tard.
Comptabilité simple en un coup d’oeil
Les indépendants sont toujours autorisés à utiliser ce qu’on appelle la « comptabilité simple ». Les ventes et les bénéfices annuels ne jouent aucun rôle. Ce formulaire est dit « simple » car il suffit d’enregistrer tous les revenus et de les comparer aux dépenses. Ceci est parfois appelé « compte T », car la division des colonnes rappelle la lettre.
La comptabilité des indépendants est également plus facile car ils ne sont pas tenus de tenir un livre de caisse (pour les transactions en espèces) et les comptes bancaires ne sont pas inclus dans la comptabilité.
Attention : tous les freelances ne sont pas automatiquement des freelances !
Les avantages mentionnés ne s’appliquent en réalité qu’au travail purement indépendant. Si vous êtes un indépendant qui gère également une boutique en ligne ou exerce d’autres activités, vous devez absolument consulter un bureau de conseil fiscal. Car alors des règles différentes peuvent s’appliquer. En tant que freelance, vous n’êtes pas automatiquement un freelance. Le droit fiscal allemand ne reconnaît même pas le terme de freelance. En tant qu’indépendant, vous travaillez librement (au sens le plus pur du terme, cela signifie simplement « employé indépendant »), mais vous n’entrez pas forcément dans la catégorie des métiers indépendants. Ils sont définis dans le droit fiscal. Le cas est très clair auprès des journalistes, des médecins et des architectes. Mais il existe aussi des cas limites. En cas de doute, un conseiller fiscal peut vous aider à catégoriser. Freelancer est davantage un terme collectif désignant les travailleurs indépendants.
Publier les revenus et les dépenses dans Excel
La tenue de livres basée sur une comptabilité simple n’est en réalité pas difficile. La comptabilité peut même être effectuée avec Excel. Mais il peut aussi s’agir d’un programme de comptabilité professionnelle. Dans Excel, la comptabilisation fonctionnerait à peu près comme ceci : Pour que ce soit plus clair pour le bureau des impôts, créez une feuille de calcul pour chaque mois. Il contient ensuite les colonnes :
- Numéro de document: Celui-ci est écrit ou tamponné sur chaque récépissé pour faciliter le classement chronologique.
- Numéro de facture: Les numéros de facture des documents entrants et le numéro de vos factures sortantes se trouvent ici.
- Date de réservation
- Revenu: Montants en euros que vous avez encaissés.
- Dépense: Montants d’argent que vous avez payés.
- Remarque: Ceci décrit le contenu de la facture. Par exemple, de quel client il s’agissait ou ce que vous avez acheté.
Au bas de la feuille de calcul, vous faites ensuite la différence entre la somme de la colonne des revenus et de la colonne des dépenses.
**Important: **Avec cette forme de comptabilité, les écritures n’apparaissent qu’une fois la transaction effectuée. Si vous avez rédigé une facture à un client en janvier mais que vous ne l’avez payée qu’en mars, affichez cette facture avec la date à laquelle l’argent a été reçu. Une fois la facture enregistrée, classez-la dans un dossier séparé. Il est préférable de le faire par ordre chronologique, c’est-à-dire par date du fichier Excel. Avant de faire cela, notez le numéro du document sur le papier. Cependant, ce serait encore mieux si vous enregistriez généralement tous les documents sous forme numérique.
Et qu’en est-il de la taxe de vente et des achats ?
Dans l’exemple que nous venons de citer, le thème de la taxe sur les ventes n’a pas encore été évoqué pour une meilleure vue d’ensemble. Si vous êtes assujetti à la TVA, vous devez régulièrement adresser des déclarations anticipées au bureau des impôts et effectuer des versements anticipés. Si vous vous en tenez à Excel, ce problème pourrait être résolu en divisant les revenus et les dépenses et en traitant les montants bruts et nets. Vous devez alors réserver un espace sur la feuille pour le solde de TVA retenu et payé. Les indépendants et les travailleurs indépendants achètent régulièrement des choses pour effectuer leur travail. Leurs montants et recettes sont ensuite enregistrés en dépenses. Mais il y a des limites. Car seuls les actifs dits « de faible valeur » (GWG) constituent directement une dépense. Le législateur ajuste régulièrement les montants limites pour la classification en GWG. En bref, cela signifie que vous ne pouvez comptabiliser les frais d’acquisition d’un article qu’en dépenses au prorata de l’année. Le bureau des impôts définit le délai de manière très différente selon les marchandises. Ce processus est appelé amortissement. Pour que vous (et le bureau des impôts) puissiez tout suivre, vous avez besoin d’une liste d’inventaire. Le montant déprécié (c’est-à-dire comptabilisé) est ensuite déduit chaque année de la valeur d’achat.
Il faut toujours un reçu !
En comptabilité, la loi « Pas de réservation sans reçu » s’applique. Dans la liste des réservations, il convient toujours de faire référence au reçu correspondant comme preuve. Par exemple, si une entreprise déduit régulièrement de son compte bancaire des montants d’assurance, le relevé de compte peut servir de preuve. Les reçus et les reçus peuvent également être perdus. À titre exceptionnel (!), l’administration fiscale autorise également les « propres reçus », qui portent le même nom. Saisissez le montant, la date, l’utilisation prévue et la raison pour laquelle il n’y a pas (plus) d’original. Soit dit en passant, soyez prudent avec les reçus. Les imprimantes de reçus fonctionnent souvent avec un papier spécial dont l’impression thermique se dégrade avec le temps. Au bout d’un an ou deux, l’écriture s’est tellement estompée qu’elle n’est plus lisible. Il est préférable de faire d’abord une copie de ces reçus et d’y joindre l’original. Cela signifie que le bureau des impôts peut vérifier les reçus même des années plus tard.
Obligations de conservation et GoBD
Si les réservations individuelles sont faciles à comprendre, les réglementations légales rendent la comptabilité des indépendants un peu plus complexe. En règle générale: Vous devez conserver tous les reçus relatifs à votre travail indépendant pendant dix ans. Les agents du fisc peuvent remonter à cette période dans le cadre d’un contrôle. Vous devez donc penser à un endroit où vous pourrez stocker les documents en toute sécurité et au sec. Et prenez également soin du stockage numérique. Et puis il y a le GoBD : les « Principes pour la bonne gestion et le stockage des livres, registres et documents sous forme électronique ainsi que pour l’accès aux données ». Ce n’est pas obligatoire, mais vous devez vous y tenir, car cela facilite la collaboration avec l’administration fiscale lors d’un contrôle.
À la base, le GoBD repose sur trois piliers :
- Enregistrement en temps opportun des documents
- Affichage des reçus dans les délais et de manière immuable
- Archivage des documents, immuable
De plus, le GoBD exige que dans un Documentation procédurale décrit le fonctionnement des processus comptables. Ces règles s’appliquent à toutes les entreprises, pas seulement aux indépendants et aux indépendants. En conséquence, cela signifie que chaque document doit être archivé de manière immuable et sécurisée pendant toute la durée de la période de conservation. Et dans le format dans lequel il est arrivé. Si une facture est reçue par e-mail, l’impression seule ne suffit pas. L’email doit également être conservé. Et ce sera encore lisible dans dix ans. La bonne nouvelle: Le GoBD n’est pas une norme juridique, c’est-à-dire pas une loi. Cela signifie que vous ne serez pas immédiatement pénalisé si vous le violez. Néanmoins, vous devriez vous y tenir si possible, car le GoBD décrit quand la comptabilité est compréhensible et correcte. Et ce n’est qu’alors que le bureau des impôts suivra les chiffres présentés. Si l’autorité ne peut pas comprendre la comptabilité, elle peut rejeter l’intégralité de la comptabilité et estimer alors le bénéfice à la place. Et cela est généralement désavantageux pour le freelance. Cependant, vous devez de toute façon résoudre le problème du stockage sécurisé et à long terme des réservations. Et c’est là que les logiciels peuvent être d’une grande aide.
Les logiciels de comptabilité et GetMyInvoices facilitent le travail des indépendants
Le bureau des impôts ne prescrit pas de solution spécifique que vous pouvez utiliser pour faire votre comptabilité en tant qu’indépendant. Il n’est donc pas interdit de le faire avec un tableur. Le calcul de la taxe de vente ou l’amortissement sont des sujets qui ne sont pas si simples à mettre en œuvre. Un logiciel de comptabilité facilite beaucoup de choses.
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- Les évaluations sont disponibles sur simple pression d’un bouton et n’ont pas besoin d’être créées au préalable.
- La déclaration anticipée de TVA peut être envoyée au bureau des impôts en un seul clic de souris, y compris la création du reçu.
- Toutes les écritures et reçus peuvent être exportés dans le format souhaité pour le bureau des impôts ou le bureau de conseil fiscal.
- Les amortissements sont enregistrés et (automatiquement) republiés.
Les demandes garantissent également qu’aucune information n’est oubliée et que les récépissés sont correctement classés. La dépense (licence annuelle ou redevance mensuelle) peut donc en valoir la peine. D’autant plus que ces frais constituent bien entendu une dépense professionnelle.
Gagnez beaucoup de temps avec GetMyInvoices
Si vous recevez régulièrement des factures par e-mail ou si vous devez visiter les mêmes portails chaque mois pour accéder à vos reçus, vous pouvez gagner beaucoup de temps avec GetMyInvoices. Notre système effectue cette tâche de manière automatique et fiable. Si vous le souhaitez, les factures peuvent également se retrouver dans votre logiciel comptable. Il est préférable de l’essayer maintenant !
