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Por qué las listas CSV y las búsquedas manuales de documentos ya no eran suficientes

A medida que la agencia creció, también lo hizo la complejidad de su contabilidad. Casi todos los empleados utilizan la tarjeta complementaria American Express Business Platinum para pagar los gastos de la empresa.

Con tantos empleados y recibos, era fácil perder la cuenta. ¿A qué factura corresponde el importe debitado? ¿Qué empleado tiene el recibo correspondiente?

Estas y otras preguntas surgían con regularidad. El proceso de conciliación de transacciones era muy lento, requiriendo la descarga de archivos CSV y la asignación manual de los documentos, ya que no se registran individualmente en DATEV. La falta de facturas generaba consultas que consumían mucho tiempo.

Los procesos no solo eran propensos a errores, sino que se convertían cada vez más en un cuello de botella para la organización. Especialmente en proyectos grandes, como eventos con hasta 400 facturas, el enfoque manual provocaba un aumento considerable de la carga de trabajo.

Automatización con GetMyInvoices

GetMyInvoices y American Express® ponen orden en el caos de las facturas

La introducción de GetMyInvoices, en combinación con la Tarjeta American Express Business Platinum, transformó radicalmente la forma de trabajar de la agencia. Como titulares de la tarjeta, activaron el paquete Platinum y vincularon la Tarjeta Business Platinum a su cuenta de GetMyInvoices. Las transacciones con tarjeta de crédito ahora se importan automáticamente a GetMyInvoices y los recibos se pueden asignar directamente.

Gracias al reenvío de correo electrónico y a la integración de portales en línea, todas las facturas están disponibles de forma centralizada en el sistema de gestión documental. El asesor fiscal tiene acceso directo, lo que le permite acceder a los documentos necesarios por sí mismo.

La función de etiquetado resultó especialmente útil, ya que permite una asignación clara a proyectos individuales.

Paralelamente, la agencia comenzó a implementar flujos de trabajo de aprobación. En combinación con su sistema interno de control de tiempo, que registra automáticamente los costos externos, esto resulta en un proceso significativamente más eficiente.

Mayor visión general, menor esfuerzo y un alivio notable

Las mejoras son claramente perceptibles en el día a día de la empresa. El tiempo dedicado a la contabilidad se ha reducido de aproximadamente tres días-persona a la semana a un promedio de medio día. Al mismo tiempo, el registro completo y transparente de los recibos garantiza un mayor control y menos consultas del asesor fiscal.

Esto representa un gran alivio, especialmente para los dos directores generales, ya que ahora solo necesitan aprobar las facturas ellos mismos en casos excepcionales. La motivación del equipo también ha aumentado, ya que el progreso y las tareas completadas son visibles inmediatamente en GetMyInvoices, lo que crea una sensación tangible de logro.

Mayor transparencia en la contabilidad y ventajas a través de American Express

Con GetMyInvoices y American Express, la agencia de publicidad MWD ha mejorado significativamente sus procesos contables. Lo que antes era un proceso lento y propenso a errores ahora es un flujo de trabajo transparente, rápido y eficiente.

Esto brinda a los directores generales mayor libertad para trabajar creativamente con sus clientes, a la vez que garantiza la profesionalidad y la fiabilidad de sus procesos financieros. Además, la Tarjeta American Express Business ha demostrado su eficacia más allá del ámbito contable.

Las tarjetas complementarias gratuitas son especialmente valiosas para la agencia, ya que permiten a los empleados realizar compras fácilmente. El Priority Pass y el crédito de viaje simplifican los viajes de negocios. La retención de empleados es un beneficio adicional.

Para una empresa mediana, recibir una tarjeta de crédito para cada empleado es un mensaje contundente. Membership Rewards® también ha demostrado ser una verdadera ventaja, ya que los gastos mensuales de la empresa generan un saldo a favor que compensa con creces la cuota anual de la tarjeta.

Con su coraje para automatizar y adaptar viejos procesos, la agencia de publicidad MWD no solo ha modernizado de forma sostenible su contabilidad, sino que también ha creado las bases para respaldar de forma profesional y eficiente el crecimiento futuro.

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