Stem van de klant MWD Werbeagentur

Waarom CSV-lijsten en handmatige documentzoekopdrachten niet langer volstonden

Naarmate het bureau groeide, nam ook de complexiteit van de boekhouding toe. Bijna alle medewerkers gebruiken de American Express Business Platinum-creditcard als aanvullende betaalmethode voor zakelijke uitgaven.

Met zoveel medewerkers en bonnetjes raakte je al snel het overzicht kwijt. Op welke factuur hoort het afgeschreven bedrag? Welke medewerker heeft het bijbehorende bonnetje?

Deze en andere vragen kwamen regelmatig terug. Het afstemmen van de transacties was zeer tijdrovend en vereiste het downloaden van een CSV-bestand en het handmatig toewijzen van de documenten, omdat deze niet afzonderlijk in DATEV werden vastgelegd. Ontbrekende facturen leidden regelmatig tot tijdrovende vragen.

De processen waren niet alleen foutgevoelig, maar vormden ook steeds meer een organisatorisch knelpunt. Vooral bij grote projecten, zoals evenementen met tot wel 400 facturen, zorgde de handmatige aanpak voor een aanzienlijke toename van de werkdruk.

Automatisering met GetMyInvoices

GetMyInvoices en American Express® brengen orde in de factuurchaos.

De introductie van GetMyInvoices, in combinatie met de American Express Business Platinum Card, veranderde de werkwijze van het bureau fundamenteel. Als kaarthouders activeerden ze het Platinum-pakket en koppelden ze de Business Platinum Card aan hun GetMyInvoices-account. Creditcardtransacties worden nu automatisch geïmporteerd in GetMyInvoices en bonnen kunnen direct worden toegewezen.

Dankzij e-maildoorsturing en de integratie van online portalen zijn alle facturen centraal beschikbaar in het documentbeheersysteem. De belastingadviseur heeft direct toegang en kan zo zelf de benodigde documenten opvragen.

Vooral de tagfunctie bleek erg handig, omdat je hiermee de projecten duidelijk aan elkaar kunt koppelen.

Tegelijkertijd begon het agentschap met de implementatie van goedkeuringsworkflows. In combinatie met het interne tijdregistratiesysteem, dat automatisch externe kosten registreert, resulteert dit in een aanzienlijk efficiënter proces.

Meer overzicht, minder inspanning en merkbare verlichting

De verbeteringen zijn duidelijk merkbaar in de dagelijkse gang van zaken. De tijd die aan de boekhouding wordt besteed, is teruggebracht van circa drie mandagen per week naar gemiddeld een halve dag. Tegelijkertijd zorgt de volledige en transparante registratie van bonnetjes voor meer controle en minder navraag bij de belastingadviseur.

Dit is een enorme opluchting, vooral voor de twee directeuren, omdat ze facturen nu alleen nog maar in uitzonderlijke gevallen zelf hoeven goed te keuren. Ook de teammotivatie is toegenomen, omdat de voortgang en voltooide taken direct zichtbaar zijn in GetMyInvoices, wat een tastbaar gevoel van voldoening creëert.

Meer transparantie in de boekhouding en voordelen via American Express

Met GetMyInvoices en American Express heeft reclamebureau MWD zijn boekhoudprocessen aanzienlijk verbeterd. Wat voorheen een foutgevoelig en tijdrovend proces was, is nu een transparante, snelle en efficiënte workflow.

Dit geeft directeuren meer vrijheid om creatief met hun klanten om te gaan en tegelijkertijd de professionaliteit en betrouwbaarheid van hun financiële processen te waarborgen. Bovendien heeft de American Express Business Card zijn waarde bewezen buiten de boekhouding.

De gratis aanvullende kaarten zijn bijzonder waardevol voor het agentschap, omdat medewerkers er gemakkelijk aankopen mee kunnen doen. De Priority Pass en het reistegoed vereenvoudigen zakenreizen. Het behoud van medewerkers is een bijkomend voordeel.

Voor een middelgroot bedrijf geeft het een sterk signaal af wanneer elke medewerker een creditcard krijgt. Membership Rewards® heeft zich ook bewezen als een echt voordeel, aangezien de maandelijkse bedrijfsuitgaven een tegoed genereren dat de jaarlijkse kosten van de kaart ruimschoots compenseert.

Met de moed om oude processen te automatiseren en aan te passen, heeft reclamebureau MWD niet alleen de boekhouding duurzaam gemoderniseerd, maar ook de basis gelegd om toekomstige groei professioneel en efficiënt te ondersteunen.

Gewoon vrijblijvend starten

Probeer GetMyInvoices nu zonder risico en bespaar elke dag kostbare tijd.

Probeer GetMyInvoices nu