KUNDENSTIMME MWD WERBEAGENTUR

Mit dem Wachstum der Agentur stieg auch die Komplexität in der Buchhaltung. Für das Begleichen von Geschäftsausgaben nutzen fast alle Mitarbeitende die American Express Business Platinum Zusatzkarte.

Bei der hohen Anzahl an Mitarbeitenden und Belegen ging der Überblick schnell verloren. Zu welcher Rechnung gehört der abgebuchte Betrag? Welcher Mitarbeiter hat den passenden Beleg?

Diese und weitere Fragen tauchten regelmäßig auf. Der Prozess für den Transaktionsabgleich war sehr aufwendig über einen CSV-Download und der manuellen Zuordnung der Belege, da diese in DATEV nicht eindeutig zuordenbar waren.

Die Prozesse waren nicht nur fehleranfällig, sondern entwickelten sich zunehmend zu einem organisatorischen Engpass. Vor allem bei Großprojekten, wie Events mit bis zu 400 Rechnungen, wuchs der Aufwand stark an.

GetMyInvoices und American Express® schaffen Ordnung im Rechnungschaos

Die Einführung von GetMyInvoices, in Kombination mit der American Express Business Platinum Card, veränderte die Arbeitsweise der Agentur grundlegend. Als Card Inhaber aktivierten sie das Platinum Paket und verbanden die Business Platinum Card mit ihrem GetMyInvoices-Account. Kreditkartentransaktionen werden nun automatisch in GetMyInvoices importiert und Belege lassen sich ohne Umwege zuordnen.

Dank der E-Mail-Weiterleitung und der Anbindung von Online-Portalen sind sämtliche Rechnungen zentral in der Dokumentenverwaltung verfügbar. Der Steuerberater hat einen direkten Zugang, sodass er benötigte Unterlagen selbst abrufen kann.

Besonders hilfreich erwies sich die Tagging-Funktion, die eine klare Zuordnung zu einzelnen Projekten ermöglicht.

Parallel begann die Agentur damit, Freigabe-Workflows einzuführen. In Kombination mit der hauseigenen Zeiterfassung, die Fremdkosten automatisch miterfasst, ergibt sich ein deutlich effizienterer Prozess.

Mehr Überblick, weniger Aufwand und spürbare Entlastung

Die Verbesserungen sind im Unternehmensalltag deutlich spürbar. Der Zeitaufwand für die Buchhaltung sank von zuvor rund drei Manntagen pro Woche auf durchschnittlich einen halben Tag. Gleichzeitig sorgt die vollständige und transparente Erfassung der Belege für mehr Kontrolle und weniger Rückfragen seitens des Steuerberaters.

Besonders für die beiden Geschäftsführer bedeutet dies eine enorme Entlastung, da sie Rechnungen nur noch im Ausnahmefall selbst freigeben müssen. Auch die Motivation im Team stieg, weil Fortschritte und erledigte Aufgaben in GetMyInvoices sofort sichtbar sind und damit ein spürbares Erfolgserlebnis entsteht.

Mehr Überblick in der Buchhaltung und Vorteile durch American Express

Mit GetMyInvoices und American Express hat die MWD Werbeagentur ihre Buchhaltungsprozesse entscheidend verbessert. Was zuvor ein fehleranfälliger und zeitraubender Ablauf war, ist heute ein transparenter, schneller und effizienter Workflow.

Damit verschaffen sich die Geschäftsführer Freiräume für die kreative Arbeit mit ihren Kunden und sichern gleichzeitig die Professionalität und Verlässlichkeit ihrer Finanzprozesse. Darüber hinaus hat sich die Nutzung der American Express Business Card auch abseits der Buchhaltung bewährt.

Für die Agentur sind die kostenlosen Zusatzkarten besonders wertvoll, da Mitarbeitende damit unkompliziert einkaufen können. Der Priority Pass und das Reiseguthaben vereinfachen Geschäftsreisen. Ein zusätzlicher Pluspunkt ist die Mitarbeiterbindung.

Für ein mittelständisches Unternehmen ist es ein starkes Signal, wenn jeder Mitarbeitende eine Kreditkarte erhält. Auch die Membership Rewards® haben sich zu einem echten Vorteil entwickelt, da sich bei den monatlichen Geschäftsausgaben ein Guthaben ansammelt, das die Jahresgebühr der Karte mehr als ausgleicht.

Mit ihrem Mut, alte Prozesse zu automatisieren und anzupassen hat die MWD Werbeagentur nicht nur ihre Buchhaltung nachhaltig modernisiert, sondern gleichzeitig die Grundlage geschaffen, auch zukünftiges Wachstum professionell und effizient zu begleiten.