Voix du client MWD Werbeagentur

Pourquoi les listes CSV et les recherches manuelles de documents ne suffisaient plus

Avec la croissance de l’agence, sa comptabilité s’est complexifiée. Presque tous les employés utilisent la carte supplémentaire American Express Business Platinum pour régler leurs frais professionnels.

Avec autant d’employés et de reçus, il était facile de s’y perdre. À quelle facture correspond le montant débité ? Quel employé possède le reçu correspondant ?

Ces questions, parmi d’autres, se posaient régulièrement. Le processus de rapprochement des transactions était très chronophage, nécessitant le téléchargement d’un fichier CSV et l’attribution manuelle des documents, ceux-ci n’étant pas enregistrés individuellement dans DATEV. Les factures manquantes entraînaient fréquemment des demandes de renseignements fastidieuses.

Les processus étaient non seulement sujets aux erreurs, mais ils constituaient de plus en plus un goulot d’étranglement organisationnel. Notamment dans les projets de grande envergure, comme les événements comportant jusqu’à 400 factures, l’approche manuelle entraînait une augmentation considérable de la charge de travail.

L’automatisation avec GetMyInvoices

GetMyInvoices et American Express® mettent de l’ordre dans le chaos des factures.

L’introduction de GetMyInvoices, associée à la carte American Express Business Platinum, a profondément transformé le fonctionnement de l’agence. En tant que titulaires de carte, ils ont activé le forfait Platinum et lié leur carte Business Platinum à leur compte GetMyInvoices. Les transactions par carte bancaire sont désormais importées automatiquement dans GetMyInvoices et les reçus peuvent être directement affectés.

Grâce au transfert automatique des courriels et à l’intégration des portails en ligne, toutes les factures sont centralisées dans le système de gestion documentaire. Le conseiller fiscal y a un accès direct, ce qui lui permet de consulter lui-même les documents nécessaires.

La fonction d’étiquetage s’est avérée particulièrement utile, car elle permet une attribution claire à des projets individuels.

Parallèlement, l’agence a mis en place des procédures d’approbation. Associées à son système interne de suivi du temps, qui enregistre automatiquement les coûts externes, ces procédures permettent un processus nettement plus efficace.

Vue d’ensemble plus large, moins d’efforts et un soulagement notable

Les améliorations sont clairement perceptibles au quotidien. Le temps consacré à la comptabilité est passé d’environ trois jours-personnes par semaine à une demi-journée en moyenne. Parallèlement, l’enregistrement complet et transparent des recettes assure un meilleur contrôle et réduit les demandes de renseignements de la part du conseiller fiscal.

Cela représente un soulagement considérable, notamment pour les deux directeurs généraux, qui n’ont désormais à approuver eux-mêmes les factures que dans des cas exceptionnels. La motivation des équipes s’en trouve également renforcée, car la progression et les tâches accomplies sont immédiatement visibles dans GetMyInvoices, ce qui procure un véritable sentiment d’accomplissement.

Une plus grande transparence comptable et des avantages grâce à American Express

Grâce à GetMyInvoices et American Express, l’agence de publicité MWD a considérablement amélioré ses processus comptables. Ce qui était auparavant un processus fastidieux et source d’erreurs est désormais un flux de travail transparent, rapide et efficace.

Cela offre aux directeurs généraux une plus grande liberté pour collaborer de manière créative avec leurs clients, tout en garantissant le professionnalisme et la fiabilité de leurs processus financiers. De plus, la carte American Express Business a démontré sa valeur au-delà de la simple comptabilité.

Les cartes supplémentaires gratuites sont particulièrement précieuses pour l’agence, car elles permettent aux employés d’effectuer des achats facilement. Le Priority Pass et le crédit voyage simplifient les déplacements professionnels. La fidélisation des employés constitue un avantage supplémentaire.

Pour une entreprise de taille moyenne, le fait que chaque employé reçoive une carte de crédit est un signal fort. Le programme Membership Rewards® s’avère également un véritable atout, car les dépenses professionnelles mensuelles génèrent un solde créditeur qui compense largement les frais annuels de la carte.

En osant automatiser et adapter ses anciens processus, l’agence de publicité MWD a non seulement modernisé durablement sa comptabilité, mais a également jeté les bases d’un soutien professionnel et efficace à sa croissance future.

Simplement commencer sans engagement

Essayez GetMyInvoices sans risque dès maintenant et gagnez un temps précieux chaque jour.

Essayer GetMyInvoices