TESTIMONIANZA CLIENTE MWD WERBEAGENTUR

Con la crescita dell’agenzia è aumentata anche la complessità della contabilità. Per saldare le spese aziendali quasi tutti i dipendenti utilizzano la carta supplementare American Express Business Platinum.

Con l’elevato numero di dipendenti e giustificativi, la visione d’insieme si perdeva rapidamente. A quale fattura corrisponde l’importo addebitato? Quale dipendente ha il giustificativo corrispondente?

Queste e altre domande emergevano regolarmente. Il processo di riconciliazione delle transazioni era molto oneroso, tramite un download CSV e l’abbinamento manuale dei giustificativi, poiché in DATEV non erano associabili in modo univoco.

I processi non erano solo soggetti a errori, ma si stavano trasformando sempre più in un collo di bottiglia organizzativo. Soprattutto nei grandi progetti, come eventi con fino a 400 fatture, l’impegno aumentava notevolmente.

GetMyInvoices e American Express® mettono ordine nel caos delle fatture

L’introduzione di GetMyInvoices, in combinazione con la American Express Business Platinum Card, ha cambiato radicalmente il modo di lavorare dell’agenzia. In qualità di titolari della Card hanno attivato il pacchetto Platinum e collegato la Business Platinum Card al loro account GetMyInvoices. Le transazioni con carta di credito vengono ora importate automaticamente in GetMyInvoices e i giustificativi si possono abbinare senza passaggi intermedi.

Grazie all’inoltro e-mail e al collegamento dei portali online, tutte le fatture sono disponibili centralmente nella gestione documentale. Il consulente fiscale ha un accesso diretto, così può recuperare autonomamente i documenti necessari.

Particolarmente utile si è rivelata la funzione di tagging, che consente una chiara assegnazione ai singoli progetti.

Parallelamente l’agenzia ha iniziato a introdurre workflow di approvazione. In combinazione con il sistema interno di rilevamento delle ore, che registra automaticamente anche i costi esterni, ne risulta un processo molto più efficiente.

Più visione d’insieme, meno lavoro e un alleggerimento tangibile

I miglioramenti sono chiaramente percepibili nella quotidianità aziendale. Il tempo dedicato alla contabilità è scesa da circa tre giornate uomo a settimana a una media di mezza giornata. Al tempo stesso, la registrazione completa e trasparente dei giustificativi garantisce maggiore controllo e meno richieste di chiarimento da parte del consulente fiscale.

Soprattutto per i due amministratori ciò significa un enorme alleggerimento, poiché devono approvare personalmente le fatture solo in casi eccezionali. È aumentata anche la motivazione del team, perché progressi e attività completate sono immediatamente visibili in GetMyInvoices, creando un tangibile senso di successo.

Più visione d’insieme nella contabilità e vantaggi grazie ad American Express

Con GetMyInvoices e American Express la MWD Werbeagentur ha migliorato in modo decisivo i propri processi contabili. Ciò che prima era un iter lento e soggetto a errori è oggi un workflow trasparente, rapido ed efficiente.

In questo modo gli amministratori si creano spazio per il lavoro creativo con i loro clienti e garantiscono al tempo stesso la professionalità e l’affidabilità dei propri processi finanziari. Inoltre, l’utilizzo della American Express Business Card si è rivelato vantaggioso anche al di là della contabilità.

Per l’agenzia le carte supplementari gratuite sono particolarmente preziose, perché permettono ai dipendenti di fare acquisti senza complicazioni. Il Priority Pass e il credito di viaggio semplificano i viaggi di lavoro. Un ulteriore punto a favore è la fidelizzazione dei dipendenti.

Per un’azienda di medie dimensioni è un segnale forte quando ogni dipendente riceve una carta di credito. Anche i Membership Rewards® si sono trasformati in un vero vantaggio, poiché con le spese aziendali mensili si accumula un credito che compensa più che ampiamente la quota annuale della carta.

Con il coraggio di automatizzare e adattare i vecchi processi, la MWD Werbeagentur non ha solo modernizzato durevolmente la propria contabilità, ma ha anche creato le basi per accompagnare in modo professionale ed efficiente anche la crescita futura.