KUNDENSTIMME LEMONTAPS

Vor der Einführung von GetMyInvoices war die Belegbeschaffung bei Lemontaps mit viel manuellem Aufwand verbunden. Zunächst schickte das Steuerbüro eine Liste der Zahlungen mit noch offenen Belegen. Anschließend suchte die Assistenz die passenden Belege in den einzelnen Portalen zusammen und lud sie in DATEV hoch.

Dafür benötigte die Assistenz Zugang zu diversen Accounts. “Aus Compliance-Sicht keine ideale Lösung, wenn sich mehrere Personen mit demselben Account einloggen”, so Anna Loerzer.

Nach der manuellen Suche folgte eine weitere Klärung mit dem Steuerbüro zu den verbliebenen offenen Posten. Das zog sich oft in die Länge, weil auch das Steuerbüro häufig nicht zuordnen konnte, welche Zahlung zu welchem Beleg gehörte. So entstand zusätzlicher E-Mail-Verkehr, bis alle Belege vollständig waren. Fehlende Belege kosteten dabei nicht nur wertvolle Zeit, sondern bares Geld.

Automatisierung mit GetMyInvoices

Mit GetMyInvoices werden die meisten Belege heute automatisch über die verbundenen Online-Portale gefunden und der Rest über die Verknüpfung mit dem E- Mail-Postfach. Zusätzlich unterbreitet GetMyInvoices intelligente Buchungsvorschläge für die passende Zuordnung. Selbst wenn das Steuerbüro einmal nicht sofort weiß, welche Zahlung zu welchem Beleg gehört, lässt sich direkt nachvollziehen, wie Lemontaps zugeordnet hat.

Eine zentrale Quelle statt geteilter Zugänge Auch aus Compliance-Sicht hat sich einiges verbessert. Statt Zugänge zu verschiedenen Accounts mit mehreren Personen zu teilen, ist GetMyInvoices heute die Single Source of Truth. Zusätzlich hat Lemontaps alle Bankkonten angebunden. Die Assistenz benötigt dadurch keinen direkten Bankzugriff mehr und erhält trotzdem einen vollständigen Überblick über alle Zahlungseingänge. Diese lassen sich unkompliziert abgleichen.

Unterm Strich spart Lemontaps rund fünf Stunden pro Monat und hat gleichzeitig die Compliance deutlich verbessert.