Table des matières
- Que signifie la gestion des dépenses ?
- Pourquoi American Express est intéressant pour les dépenses professionnelles
- Le défi : intégrer les transactions dans l’outil de gestion des dépenses
- La solution : connectez votre carte American Express à GetMyInvoices
- Exemples pratiques tirés du travail quotidien
- Conclusion
1. Que signifie la gestion des dépenses ?
La gestion des dépenses désigne l’ensemble du processus d’enregistrement, de gestion et d’analyse des dépenses d’une entreprise. Cela inclut toutes les dépenses opérationnelles engagées dans le cadre des activités quotidiennes, telles que les frais de déplacement, les abonnements, les paiements en ligne et les reçus de divertissement.
Dans de nombreuses entreprises, ce processus reste manuel. Les reçus sont collectés, numérisés, classés, puis rattachés aux transactions correspondantes. Cette méthode est chronophage, source d’erreurs et peut facilement entraîner des lacunes dans la documentation.
Un outil professionnel de gestion des dépenses automatise ces tâches. Il capture automatiquement les reçus, les associe aux transactions, crée des processus d’approbation et transmet les données directement au service comptable. On obtient ainsi une vue d’ensemble claire de toutes les dépenses.
2. Pourquoi American Express est intéressant pour les dépenses professionnelles
American Express® s’est imposée comme l’une des principales cartes de crédit pour entreprises, et ce à juste titre. La carte American Express Business offre des avantages considérables, notamment en matière de gestion des dépenses.
reconnaissance et prestige à l’échelle mondiale La carte American Express est acceptée dans plus de 100 pays et est particulièrement bien implantée dans le secteur des affaires. Elle facilite les déplacements professionnels, que ce soit pour un voyage d’affaires à New York, des achats auprès de fournisseurs internationaux ou la réservation de services haut de gamme.
Récompenses attractives pour les membres® Chaque transaction vous permet d’accumuler des points Membership Rewards® que vous pouvez utiliser à votre guise, par exemple pour des billets d’avion, des réservations d’hôtel ou des crédits sur votre relevé de carte. Ces points s’accumulent rapidement, surtout avec des dépenses professionnelles régulières.
Services d’assurance et de voyage complets Selon la carte choisie, vous bénéficiez d’une assurance complète, spécialement conçue pour les entreprises dont le volume de voyages est important. Celle-ci comprend notamment l’assurance annulation et interruption de voyage, la protection contre les retards de bagages et l’assurance accident de voyage. Selon le modèle de carte, des avantages supplémentaires tels que l’assurance location de voiture sont également inclus.
Services aux entreprises complets La carte American Express Business est conçue pour les entreprises dynamiques qui privilégient la flexibilité, notamment grâce à des délais de paiement étendus et des analyses de dépenses détaillées. Les titulaires bénéficient également d’une assurance avantageuse et d’offres exclusives.
Cartes supplémentaires pour votre équipe Vous pouvez facilement émettre des cartes supplémentaires pour vos employés. Toutes les dépenses sont traitées via un compte central, ce qui simplifie considérablement le suivi et le contrôle.
Avantages exclusifs avec les partenaires American Express collabore avec des partenaires technologiques sélectionnés et propose souvent des conditions exclusives à ses titulaires de carte. Par exemple, les titulaires de la carte Business Platinum bénéficient des avantages suivants grâce à GetMyInvoices : Forfait Platine ** d’une valeur de 362 euros par an, gratuitement.
3. Le défi : intégrer les transactions dans l’outil de gestion des dépenses
American Express offre d’excellentes conditions pour la gestion des dépenses professionnelles. Mais une question demeure : comment les transactions sont-elles concrètement intégrées à votre système ?
De nombreuses entreprises s’appuient encore sur un processus manuel fastidieux :
– Réglez vos dépenses avec votre carte American Express Business – Téléchargez votre relevé mensuel au format PDF – Rassemblez des preuves à partir de courriels, de photos ou de documents papier. – Comparer les positions individuellement – Transférer manuellement les données de transaction vers Excel ou un logiciel comptable – Documents d’archives
Ce processus est chronophage et source de problèmes. Avec les dépenses professionnelles courantes, cela représente rapidement plusieurs heures par mois. À cela s’ajoutent les pertes financières dues aux reçus manquants et l’incertitude constante d’avoir omis quelque chose.
4. La solution : connecter American Express à GetMyInvoices
GetMyInvoices offre la solution la plus simple et la plus efficace pour transférer vos transactions American Express. Une fois configuré, le processus s’exécute en grande partie en arrière-plan, sans aucune intervention de votre part.
Configuration (une seule fois)
- Inscrivez-vous sur GetMyInvoices et associez votre carte American Express Business.
- Associez vos boîtes mail professionnelles pour l’importation automatique des factures.
- Connectez-vous aux portails en ligne pertinents et installez l’application mobile.
- Configurez l’interface d’exportation vers votre logiciel comptable ou votre conseiller fiscal.
Votre nouveau flux de travail pour chaque dépense professionnelle avec American Express
- Vous pouvez payer avec votre carte American Express Business en ligne, au restaurant ou lors de vos voyages d’affaires.
- La transaction sera automatiquement importée dans GetMyInvoices.
- Les transactions et les reçus sont automatiquement appariés et attribués.
- Vos documents seront traités conformément à vos spécifications et transmis directement à votre conseiller fiscal ou à votre logiciel comptable.
5. Exemples pratiques typiques dans le travail quotidien
8h00
Vous faites le plein de votre voiture en allant au bureau pour 85 € avec votre carte American Express Business. Ensuite, vous photographiez le ticket de caisse avec l’application mobile GetMyInvoices.
14h00
Vous commandez des fournitures de bureau pour 342 € sur Amazon Business. La facture vous parvient par e-mail.
19h30
Vous invitez un partenaire commercial à dîner et payez 156 euros par carte. Vous photographiez l’addition directement à table à l’aide de l’application mobile.
Vendredi
Votre conseiller fiscal récupère automatiquement tous les reçus de la semaine. Tout est entièrement documenté, catégorisé et prêt pour la comptabilité.
**Votre effort : **Trois photos et, si nécessaire, l’ajout d’informations complémentaires pertinentes. Temps consacré : environ 2 minutes.
L’investissement dans l’automatisation est généralement rentabilisé dès le premier mois grâce au temps gagné.
6. Fazit
Les processus métier se digitalisent et s’automatisent de plus en plus. À une époque où chaque minute compte et où la concurrence est féroce, vous ne pouvez pas vous permettre de perdre un temps précieux en tâches administratives manuelles.
La gestion moderne des dépenses avec American Express et GetMyInvoices est non seulement plus pratique, mais aussi plus professionnelle, plus fiable et, au final, plus économique que les méthodes traditionnelles. Elle garantit des reçus complets, une meilleure qualité des données et une intervention manuelle réduite.
De plus, elle vous offre le contrôle et la transparence nécessaires pour prendre des décisions commerciales éclairées.
Apprenez-en davantage sur les meilleures pratiques en matière de gestion efficace des dépenses et passez à la gestion numérique des reçus.
Votre service comptable, votre conseiller fiscal et, surtout, vos propres nerfs vous en remercieront.
** Le pack GetMyInvoices Platinum, d’une valeur de 362 €, et la réduction de 30 % offerte par GetMyInvoices sont réservés aux titulaires principaux d’une carte American Express Business Platinum émise en Allemagne. Les conditions suivantes s’appliquent : GetMyInvoices est un produit de fino data services GmbH. Les titulaires principaux d’une carte American Express Business Platinum doivent posséder ou créer un compte client GetMyInvoices et y associer leur carte principale American Express Business Platinum via la fonction Bankconnect de GetMyInvoices. Chaque carte professionnelle ne peut être associée qu’à un seul compte GetMyInvoices. La création du compte client GetMyInvoices entraîne la conclusion d’un contrat distinct entre le titulaire principal et fino data services GmbH, soumis aux conditions d’utilisation et à la politique de confidentialité de fino data services GmbH.
