Inhaltsverzeichnis
- Was versteht man unter Expense Management?
- Warum American Express für Geschäftsausgaben interessant ist
- Die Herausforderung: Transaktionen ins Expense Management Tool bringen
- Die Lösung: American Express Card mit GetMyInvoices verbinden
- Praxisbeispiele aus dem Arbeitsalltag
- Fazit
1. Was versteht man unter Expense Management?
Expense Management bezeichnet den gesamten Prozess rund um die Erfassung, Verwaltung und Auswertung von Geschäftsausgaben. Dazu zählen alle betrieblichen Ausgaben, die im Unternehmensalltag anfallen, zum Beispiel Reisekosten, Abonnements, Online-Zahlungen oder Bewirtungsbelege.
In vielen Unternehmen läuft dieser Prozess noch manuell. Belege werden gesammelt, gescannt, abgelegt und später den jeweiligen Buchungen zugeordnet. Das kostet Zeit,ist fehleranfällig und führt leicht zu Lücken in der Dokumentation.
Ein professionelles Expense Management Tool automatisiert diese Aufgaben. Es erfasst Belege automatisch, ordnet sie Transaktionen zu, erstellt Freigabeprozesse und übermittelt die Daten direkt an die Buchhaltung. So entsteht ein klarer Überblick über alle Ausgaben.
2. Warum American Express für Geschäftsausgaben interessant ist
American Express® hat sich als eine der führenden Firmenkreditkarten etabliert und das nicht ohne Grund. Gerade für das Expense Management bietet eine American Express Business Card entscheidende Vorteile.
Weltweite Akzeptanz und Prestige American Express wird in über 100 Ländern akzeptiert und ist besonders im Business-Segment stark vertreten. Die Karte öffnet Türen, egal ob Geschäftsreise nach New York, Einkauf bei internationalen Lieferanten oder Buchung von Premium-Services.
Attraktive Membership Rewards® Mit jeder Transaktion sammeln Sie Membership Rewards® Punkte, die Sie flexibel einsetzen können, zum Beispiel für Flugprämien, Hotelbuchungen oder Gutschriften auf Ihrer Kartenabrechnung. Gerade bei regelmäßigen Geschäftsausgaben summiert sich das schnell.
Umfangreiche Versicherungs- und Reiseleistungen Je nach Karte erhalten Sie einen umfassenden Versicherungsschutz, speziell für Unternehmen, die eine hohe Reisetätigkeit haben. Dazu gehören unter anderem Reiserücktritt- und Reiseabbruchversicherungen, Schutz bei Gepäckverspätungen sowie eine Reiseunfallversicherung. Je nach Kartenmodell sind zudem weitere Leistungen wie Mietwagen-Versicherungen enthalten.
Umfangreiche Business-Services Die American Express Business Card ist auf Unternehmen ausgerichtet, die vorankommen wollen und Flexibilität schätzen, zum Beispiel mit erweiterten Zahlungszielen und detaillierten Ausgabenanalysen. Außerdem erhalten Card Inhaber attraktive Versicherungsleistungen und profitieren von exklusiven Angeboten.
Zusatzkarten für Ihr Team Sie können problemlos Zusatzkarten für Mitarbeiter ausstellen. Alle Ausgaben laufen über ein zentrales Konto, was die Übersicht und Kontrolle erheblich vereinfacht.
Exklusive Vorteile bei Partnern American Express arbeitet mit ausgewählten Technologiepartnern zusammen und bietet Karteninhabern oft exklusive Konditionen. So erhalten beispielsweise Inhaber einer Business Platinum Card bei GetMyInvoices das Platinum Paket ** im Wert von 362 Euro pro Jahr kostenfrei.
3. Die Herausforderung: Transaktionen ins Expense Management Tool bringen
American Express bietet hervorragende Voraussetzungen für professionelles Ausgabenmanagement. Doch eine Frage bleibt: Wie gelangen die Transaktionen eigentlich in Ihr System?
Viele Unternehmen setzen noch immer auf einen mühsamen manuellen Prozess:
- Ausgaben mit der American Express Business Card begleichen
- Abrechnung am Monatsende als PDF herunterladen
- Belege aus E-Mails, Fotos oder Papier zusammensuchen
- Positionen einzeln abgleichen
- Transaktionsdaten manuell in Excel oder eine Buchhaltungssoftware übertragen
- Dokumente archivieren
Dieser Ablauf kostet Zeit und führt häufig zu Problemen. Bei regelmäßigen Geschäftsausgaben summiert sich das schnell auf mehrere Stunden pro Monat. Dazu kommen finanzielle Verluste durch fehlende Belege sowie die ständige Unsicherheit, etwas übersehen zu haben.
4. Die Lösung: American Express mit GetMyInvoices verbinden
Die einfachste und zugleich effizienteste Möglichkeit, American Express-Transaktionen zu übertragen, bietet GetMyInvoices. Einmal eingerichtet, läuft der Großteil im Hintergrund ab, ohne dass Sie aktiv eingreifen müssen.
Einrichtung (einmalig)
- Registrieren Sie sich bei GetMyInvoices und verbinden Sie Ihre American Express Business Card.
- Verknüpfen Sie Ihre geschäftlichen E-Mail-Postfächer für den automatischen Rechnungsimport.
- Verbinden Sie relevante Online-Portale und installieren Sie die Mobile App.
- Richten Sie die Export-Schnittstelle zu Ihrer Buchhaltungssoftware oder Ihrem Steuerberater ein.
Ihr neuer Workflow bei jeder Geschäftsausgabe mit American Express
- Sie bezahlen mit Ihrer American Express Business Card online, im Restaurant oder auf Geschäftsreise.
- Die Transaktion wird automatisch in GetMyInvoices importiert.
- Transaktionen und Belege werden automatisch abgeglichen und zugeordnet.
- Ihre Dokumente werden nach Ihren Vorgaben weiterverarbeitet und direkt zum Steuerberater oder in Ihre Buchhaltungssoftware weitergeleitet.
5. Typische Praxis-Beispiele im Arbeitsalltag
8:00 Uhr
Sie tanken auf dem Weg ins Büro für 85 Euro mit Ihrer American Express Business Card. Danach fotografieren Sie die Quittung mit der GetMyInvoices Mobile App.
14:00 Uhr
Sie bestellen bei Amazon Business Büromaterial für 342 Euro. Die Rechnung kommt per E-Mail.
19:30 Uhr
Sie laden einen Geschäftspartner zum Abendessen ein und zahlen 156 Euro mit der Karte. Sie fotografieren die Rechnung direkt am Tisch mit der Mobile App.
Freitag
Ihr Steuerberater ruft automatisch alle Belege der Woche ab. Alles ist vollständig dokumentiert, kategorisiert und buchungsfertig.
**Ihr Aufwand: **Drei Fotos und ggf. Ergänzung relevanter Zusatzinformationen. Investierte Zeit: etwa 2 Minuten.
Die Investition in Automatisierung amortisiert sich typischerweise bereits im ersten Monat durch die eingesparte Zeit.
6. Fazit
Geschäftsprozesse werden zunehmend digitaler und automatisierter. In einer Zeit, in der jede Minute zählt und der Wettbewerb intensiv ist, können Sie es sich nicht leisten, wertvolle Zeit mit manueller Verwaltungsarbeit zu verschwenden.
Modernes Expense Management mit American Express und GetMyInvoices ist nicht nur komfortabler, sondern auch professioneller, zuverlässiger und letztlich wirtschaftlicher als traditionelle Methoden. Es garantiert Ihnen Belegvollständigkeit, eine höhere Datenqualität und weniger manuellen Aufwand.
Außerdem verschafft es Ihnen die Kontrolle und Transparenz, die Sie für fundierte Geschäftsentscheidungen brauchen.
Erfahren Sie mehr über Best Practices für effizientes Ausgabenmanagement und machen Sie den Schritt in die digitale Belegverwaltung.
Ihre Buchhaltung, Ihr Steuerberater und vor allem Ihre eigenen Nerven werden es Ihnen danken.
** Das GetMyInvoices Platinum Paket im Wert von 362 Euro und der GetMyInvoices Preisvorteil von 30 Prozent stehen Hauptkarteninhabern einer in Deutschland herausgegeben American Express Business Platinum Card zur Verfügung. Es gelten folgende Bedingungen: GetMyInvoices ist ein Produkt der fino data services GmbH. Hauptkarteninhaber einer American Express Business Platinum Card müssen ein GetMyInvoices Kundenkonto haben oder erstellen und ihre American Express Business Platinum Card Hauptkarte per GetMyInnvoices bankconnect Funktion mit ihrem GetMyInvoices Kundenkonto verknüpfen. Jede Business Karte darf nur einmal mit einem GetMyInvoices Account verbunden werden. Mit Erstellung des GetMyInvoices- Kundenkontos kommt ein separater Vertrag zwischen dem Hauptkarteninhaber und der fino data services GmbH zustande, der den Nutzungsbedingungen und Datenschutzbedingungen der fino data services GmbH unterliegt.
