La numérisation est-elle encore un « bon à avoir » ou plutôt un « must-have » ? Le cabinet d’avocats fiscaux Birkenmaier & Kusel a clairement répondu à cette question. Il y a trois ans, Peter Kusel et son équipe ont commencé à numériser les processus comptables en amont et en aval. Cette démarche s’est avérée payante à bien des égards, comme il le révèle dans une interview.
**Bonjour Peter, nous sommes heureux que vous ayez pris le temps pour nous. Veuillez vous présenter brièvement ainsi que le cabinet d’avocats fiscaux Birkenmaier & Kusel. **Volontier. Je m’appelle Peter Kusel, j’ai 41 ans et je travaille comme conseiller fiscal depuis 2010. En 2014, j’ai rejoint en tant qu’associé le cabinet de conseil fiscal Birkenmaier, dont l’histoire de l’entreprise remonte à 1947. Nous sommes basés à Lauben im Allgäu et disposons depuis 2018 de deux cabinets d’avocats supplémentaires à Munich et Oberstdorf. De plus, notre association, qui compte aujourd’hui 130 salariés, dispose de son propre cabinet de conseil en gestion et d’une société de protection des données.
La main sur le cœur : y a-t-il encore beaucoup de dossiers pendulaires contenant des reçus dans vos bureaux ? Il y en aura nettement moins. Les clients les plus jeunes sont bien sûr particulièrement doués en matière de numérique, mais il existe également de nombreux clients plus âgés qui sont ouverts aux solutions numériques. Notre cabinet d’avocats est configuré de manière flexible, afin que nous puissions servir de manière fiable aussi bien les clients soucieux du numérique que ceux qui aiment le papier.
Diriez-vous que la digitalisation est enfin arrivée chez les conseillers fiscaux ? Il n’est pas possible de répondre à la question en termes généraux. De notre point de vue, les cabinets d’avocats locaux peuvent être divisés en trois catégories. Il y a des conseillers fiscaux qui, en raison de leur âge, ont décidé de ne pas sauter dans le train de la numérisation. Le deuxième et le plus important segment est celui de ceux qui ont numérisé leurs processus de base tels que la comptabilité. Le troisième domaine est le conseil fiscal, qui numérise également les processus en amont et en aval. Bien entendu, ces trois segments ne peuvent pas être clairement séparés les uns des autres.
Vos conseils fiscaux entrent dans cette dernière catégorie. Comment travaillez-vous avec vos clients et quels outils utilisez-vous ? Bien entendu, nous automatisons la gestion des factures comme l’une des étapes les plus importantes de la comptabilité préparatoire. GetMyInvoices et ainsi gagner un temps considérable lors de l’établissement des factures. Nous vous fournirons des documents DocuSign signé numériquement, éliminant ainsi le besoin d’envois par la poste. De plus, nous avons avec PAUL développé notre propre logiciel basé sur le cloud pour la communication entre nos clients et nos consultants. Ajouté à cela Personne pour l’automatisation des processus de notre service RH, Tâche principale pour la gestion de projet et Keeb comme plateforme de gestion des connaissances.
Pouvez-vous expliquer l’interaction entre MeisterTask et Keeeb à l’aide d’un exemple pratique ? Oui avec plaisir. Nous soutenons entre autres une grande association qui tient sa propre comptabilité. Des questions reviennent sans cesse, que nous compilons et traitons dans MeisterTask. Nous partageons ensuite les connaissances sur Keeeb avec le client. Cette approche durable réduit le nombre de questions au fil du temps, ce qui réduit la charge qui pèse sur nous et permet au client d’économiser de l’argent.
Quels sont les avantages des outils numériques pour les cabinets d’avocats et les services comptables des clients ? Bien entendu, l’optimisation des processus est la priorité absolue et, avec elle, le gain de temps. Cependant, l’augmentation de la qualité ne doit pas être négligée. Par exemple, si l’on garantit que tous les documents sont structurés et stockés de manière uniforme, une étape préliminaire au contrôle est déjà atteinte.
Quels conseils pouvez-vous donner aux conseillers fiscaux qui souhaitent moderniser leur travail de bureau ? Lorsque mon équipe et moi-même revenons sur notre chemin depuis les processus de base numériques vers un conseil fiscal entièrement numérisé, nous ne pouvons qu’encourager chaque cabinet de conseil fiscal à suivre également cette voie. De cette manière, elle peut non seulement accroître son efficacité, mais aussi fidéliser davantage ses clients et en gagner de nouveaux en tant que conseil fiscal innovant. Pour que cela réussisse, toute l’équipe doit bien entendu être impliquée et correctement formée. Notre recommandation est de commencer par de petites étapes et de toujours garder le grand objectif à l’esprit. Fais-le c’est tout?
