Is digitalisering nog steeds een ‘nice-to-have’ of eerder een ‘must-have’? Het belastingadvocatenkantoor Birkenmaier & Kusel heeft deze vraag duidelijk beantwoord. Drie jaar geleden begonnen Peter Kusel en zijn team met het digitaliseren van de upstream en downstream boekhoudprocessen. Deze stap heeft in veel opzichten resultaat opgeleverd, zo onthult hij in een interview.
**Hallo Peter, we zijn blij dat je de tijd voor ons hebt genomen. Stel uzelf en het belastingadvocatenkantoor Birkenmaier & Kusel kort voor. **Graag. Mijn naam is Peter Kusel, ik ben 41 jaar oud en sinds 2010 werkzaam als belastingadviseur. In 2014 trad ik als partner in dienst bij belastingadviesbureau Birkenmaier, waarvan de bedrijfsgeschiedenis teruggaat tot 1947. Wij zijn gevestigd in Lauben im Allgäu en hebben sinds 2018 twee extra advocatenkantoren in München en Oberstdorf. Daarnaast beschikt onze vereniging, die inmiddels 130 medewerkers telt, over een eigen managementadviesbureau en een gegevensbeschermingsbedrijf.
Hand op hart: hangen er bij u op kantoor nog veel slingermappen met bonnetjes? Het zullen er aanzienlijk minder zijn. Uiteraard zijn vooral de jongere klanten digitaal vaardig, maar er zijn ook veel oudere klanten die openstaan voor digitale oplossingen. Ons advocatenkantoor is flexibel ingericht, zodat wij zowel digitaal ingestelde als papierminnende cliënten betrouwbaar kunnen bedienen.
Zou u zeggen dat de digitalisering eindelijk is doorgedrongen onder belastingadviseurs? De vraag kan niet in algemene termen worden beantwoord. Vanuit ons perspectief kunnen lokale advocatenkantoren in drie categorieën worden onderverdeeld. Er zijn belastingadviseurs die vanwege hun leeftijd besloten hebben niet op de kar van de digitalisering te springen. Het tweede en grootste segment zijn degenen die hun kernprocessen, zoals de boekhouding, hebben gedigitaliseerd. Het derde gebied is belastingadvies, dat ook upstream- en downstream-processen digitaliseert. Uiteraard kunnen deze drie segmenten niet duidelijk van elkaar worden gescheiden.
Uw belastingadvies valt in de laatste categorie. Hoe werk je met je klanten en welke tools gebruik je? Uiteraard automatiseren wij het factuurbeheer als een van de belangrijkste stappen in de voorbereidende boekhouding GetMyInvoices en bespaart zo veel tijd bij het opstellen van de facturen. Wij zullen u voorzien van documenten DocuSign digitaal ondertekend, waardoor het niet meer nodig is om per post heen en weer te sturen. Daarnaast hebben wij met PAULUS ontwikkelde onze eigen cloudgebaseerde software voor de communicatie tussen onze klanten en consultants. Voeg daaraan toe Persoon voor de procesautomatisering van onze HR-afdeling, Meestertaak voor projectmanagement en Keeeb als kennismanagementplatform.
Kun je de interactie tussen MeisterTask en Keeeb uitleggen aan de hand van een praktijkvoorbeeld? Ja graag. Wij steunen onder andere een grote vereniging die haar eigen boekhouding doet. Er rijzen steeds weer vragen, die we in MeisterTask compileren en verwerken. Vervolgens delen wij de kennis over Keeeb met de opdrachtgever. Deze duurzame aanpak vermindert in de loop van de tijd het aantal vragen, waardoor de last voor ons afneemt en de klant geld bespaart.
Welke voordelen hebben digitale tools voor advocatenkantoren en de boekhoudafdelingen van cliënten? Uiteraard heeft procesoptimalisatie de hoogste prioriteit en daarmee tijdwinst. Een kwaliteitsverbetering mag echter niet worden verwaarloosd. Als er bijvoorbeeld voor wordt gezorgd dat alle documenten uniform worden gestructureerd en opgeslagen, is een voorbereidende fase van controle al bereikt.
Welke tips kunt u geven aan belastingadviseurs die hun kantoorwerk willen moderniseren? Als mijn team en ik terugkijken op ons pad van digitale kernprocessen naar volledig gedigitaliseerd belastingadvies, kunnen we elk belastingadvieskantoor alleen maar aanmoedigen om ook dit pad te volgen. Zo kan zij niet alleen haar efficiëntie verhogen, maar als innovatief belastingadviesbureau ook sterker klanten behouden en nieuwe klanten werven. Om dit te laten slagen moet uiteraard het hele team betrokken en adequaat opgeleid zijn. Onze aanbeveling is om met kleine stappen te beginnen en altijd het grote doel voor ogen te houden. Doe het gewoon?
