Bespaar 80% van de boekhoudkundige inspanning

Boekhouden is erg tijdrovend en kost zowel geld als zenuwen. De administratieve inspanning is vooral merkbaar bij kleine en middelgrote bedrijven – niet alleen bij kantoorbeheer. Uit een studie van Sage blijkt dat Duitse bedrijven in 2019 3,9 procent van hun tijd aan onproductieve administratieve taken hebben besteed, wat neerkomt op verliezen van ongeveer 30 miljard euro – dat is 6,4 procent meer dan het jaar ervoor. De handmatige opvolging van onbetaalde facturen en de algemene factuurverwerking zorgden voor een groot deel van de capaciteit. Niemand kan zich op de lange termijn zo’n productiviteitsverlies veroorloven.

Om precies te zijn, het handmatig verwerken van een papieren factuur kost tot 20 euro. Dit bedrag omvat kosten voor verzending, papier, printer, toner, opslag-, transport- en personeelsuitgaven. Dit laatste is vaak erg hoog, omdat verwerking op papier bestaat uit vele foutgevoelige en tijdrovende arbeidsfasen. Deze omvatten het handmatig kopiëren van facturatiegegevens naar de boekhoudsoftware, correcties en het zoeken naar documenten. Daarnaast is er de lange doorlooptijd, waardoor bedrijven niet kunnen profiteren van vroegtijdige betalingskortingen. Deze nadelen gelden ook voor facturen die elektronisch worden ontvangen via e-mail of via een klantenportaal, maar ten onrechte worden afgedrukt voor verdere verwerking.

1. Automatisch factuurontvangst
   Laat een software uw facturen automatisch emails ontvangen vanuit online portalen en email postboxen. Maak daarnaast gebruik van een scan app om de papier gebasseerde rekeningen te digitaliseren. Op deze manier kunt u facturen digitaliseren en andere documenten scannen door ze aan te raken. Verloren documenten zijn verleden tijd.
2. Gebruik een documentarchief
   U kunt gebruik maken van een document management software (bekend als DMS systeem) om uw documenten te beherenU hoeft echter niet onvermijdelijk in een investering te investeren. Een veilig, eigentijds archief zorgt er evenzeer voor dat alle facturen transparant beschikbaar worden gemaakt op één locatie, kunnen worden beheerd met tags en gemakkelijk kunnen worden gevonden door te zoeken in de volledige tekst.
3. Automatisch facturen doorsturen
   Link uw documentarchive aan uw oplossing dat verwerkt uw factuur en rekeningen! Dit kan een boekhoudkundige oplossing zijn of zelfs een systeem dat word gebruik door uw belastingsadviseur
4. Opzetten van workflows
   Als u uw boekhouding wilt digitaliseren moet u ook digitalen processen opzetten die bij u bedrijfsstructuur passen. Dit bevat processen zoals facturen bevestiging, factuur verificatie of automatische betalingen.

De implementatie is vrij simpel. Alle stappen kunnen worden gerealiseerd zonder grote inspanningen met GetMyInvoices.

Onder aan de streep

Het komt erop neer dat conventioneel factuurbeheer, dat veel tijd en zenuwen kost, in het digitale tijdperk achterhaald is. Maak gebruik van de voordelen van digitalisering en automatiseer een groot deel van uw boekhouding! Bespaar tot 80 procent van de kosten voor factuurverwerking en investeer die middelen in waardetoevoegingsprocessen! Dat zou veel gunstiger voor u zijn.

Probeer het nu!