Da sich das Jahr dem Ende zuneigt, möchten wir in diesem Blogartikel die vergangenen zwölf Monate Revue passieren lassen und euch damit einen Einblick in das Jahr 2021 von GetMyInvoices geben. Auch wenn angesichts der Corona-Pandemie „Remote“ & „Homeoffice“ erneut im Mittelpunkt standen, haben wir mit unserem Team wieder enorme Stärke bewiesen – angefangen bei der Gründung einer neuen Gesellschaft über Optimierungen unserer Lösung bis hin zur Organisation neuer Webinare und vielem mehr. Neben dem Blick hinter unsere Kulissen wollen wir euch auch zeigen, wohin unsere Reise 2022 führen wird.
Diese Themen haben unser Jahr geprägt:
Aufgrund der hohen Nachfrage in anderen Ländern haben wir gleich zu Jahresbeginn mit der GetMyInvoices Inc. eine eigene Gesellschaft in Wilmington (Delaware, USA) gegründet. Dabei wählten wir einen eher unkonventionellen Ansatz und holten keine Investoren sowie kein Personal an Bord.
Wir starteten auch keine Direct-Sales-Aktivitäten und verfolgen stattdessen einen Co-Creation-Ansatz. Das bedeutet, dass unsere Kunden Schnittstellen vorschlagen, die unsere Entwickler innerhalb kürzester Zeit realisieren. Diese Strategie hat sich bereits im deutschen Markt bewährt und deshalb wollen wir sie auch in den USA etablieren.
Bereits zwei Monate nach unserem Markteintritt standen neue Kunden im dreistelligen Bereich, ein kompetentes englischsprachiges Support-Team und jede Menge positives Feedback in unserer Zwischenbilanz. Nach wie vor arbeiten wir mit verschiedenen Partnern an Kooperationen und Aktivitäten, um den Markt auf der anderen Seite des „Großen Teiches“ Schritt für Schritt zu erobern.
Ebenfalls Anfang des Jahres haben wir eine Studie zum Rechnungsmanagement durchgeführt. Als zentrales Ergebnis zeigte sich, dass kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland Technologien zur Vereinfachung des Rechnungsmanagements zwar aufgeschlossen gegenüberstehen, aber deren Potenzial zur Automatisierung von Arbeitsschritten noch längst nicht ausschöpfen.
So gaben 39 Prozent der Teilnehmenden an, elf bis 19 Stunden pro Monat für die Bearbeitung von Rechnungen zu benötigen. Bei zehn Prozent sind es sogar 20 bis 50 Stunden. Dabei schätzten 41 Prozent das Suchen von Rechnungen, 28 Prozent das Erfassen von Informationen aus Belegen und elf Prozent das Weiterleiten der Belege als besonders zeitintensiv ein. Viele Unternehmen müssen Kassenbelege verbuchen – beim größten Anteil (47 Prozent) sind es monatlich zwischen elf und 20 Exemplare.
Bezüglich der Verwaltung von Rechnungen gaben 45 Prozent an, dass sie analoge Rechnungen einscannen; 15 Prozent drucken digitale Rechnungen aus und heften sie ab. Als Konsequenz dieser Ergebnisse haben wir uns zum Ziel gesetzt, noch mehr Aufklärungsarbeit rund um digitales Rechnungsmanagement zu leisten und Unternehmen bei der Einführung systematisch an die Hand zu nehmen.
Im selben Maße wie unser Unternehmen wächst auch unsere Familie. So haben wir im Januar Marc Wiedbrauck in unser Team geholt. Als Performance Manager treibt er das Online-Marketing von GetMyInvoices voran. So ermittelt er anhand von Kennzahlen, woher Besucher unserer Website kommen und an welchen Stellen sie abspringen, und optimiert auf Basis entsprechender Analysen unsere Webseiten.
Ergänzend dazu initiiert Marc Kampagnen, um den Traffic zu steigern und möglichst wirtschaftlich Leads zu generieren. Darüber hinaus wirkt er an der Erstellung von Pages und an der Content-Entwicklung mit. Seine Leidenschaft liegt darin, neue Dinge zu entdecken und auszuprobieren. Zu uns fand er übrigens, weil sein früherer Arbeitgeber GetMyInvoices im Einsatz hatte und er gern in einem Unternehmen arbeiten wollte, in dem er „mehr PS auf die Straße bringen“ kann.
Seit Juli ist zudem unsere HR-Managerin Rebecca März in Vollzeit an Bord. Rebecca findet es sehr spannend, den Mitarbeiterzyklus vom Eintritt bis über den Austritt hinaus zu begleiten und an der Entwicklung der Unternehmenskultur mitzuwirken. fino mit seinen Entwicklungsmöglichkeiten für jedes Teammitglied hatte sie schon immer „im Blick“.
Sie kümmert sich um typische Personalthemen wie Stellenausschreibungen, Arbeitsverträge, Handyverträge, das Bikeleasing und Arbeitszeugnisse. Außerdem bereitet sie die Lohnbuchhaltung vor, um hier Transparenz für jedes Teammitglied und so die Voraussetzungen für eine bestmögliche Arbeit zu schaffen. Besonders freute sie sich darüber, dass sie bereits kurz nach ihrer Einstellung bei GetMyInvoices ein neues Recruitingtool auswählen und einführen konnte.
Zudem fand im September endlich unser langersehntes Offsite-Meeting in unserer Wiege in Lübeck statt. Hier verabschiedeten wir uns zwei Tage von unserem Arbeitsalltag und nutzten die Zeit, um an neuen Strukturen und Konzepten zu arbeiten. Zur Feier eines erfolgreichen Workshops gab’s den Sekt als Andenken von unseren Coaches gratis dazu ?.
Unser Treffen wurde mit einer sehr interessanten Führung durch die Hansestadt abgerundet. Es war super schön, sich nach so langer Zeit wiederzusehen und bei einem gemeinsamen Abendessen zu quatschen. Wir hoffen natürlich, dass wir uns im nächsten Jahr wieder regelmäßiger sehen können.
Unser Banking-Modul, das wir bereits im Dezember 2020 gelauncht hatten, erhielt im Januar eine Erweiterung. Seither können Anwender zum Beispiel Eigenbelege erstellen, wenn das Original abhandengekommen ist. Ferner haben sie die Möglichkeit, auch Kontotransaktionen in GetMyInvoices hochzuladen, die bereits älter als 90 Tage sind, und diese den dazugehörigen Rechnungen zuzuordnen.
Um unseren österreichischen Kunden einen noch besseren Service zu bieten, unterstützen wir das Dateiformat OFX bei manuellem Upload der Transaktionsdaten. Als weiteres Highlight sind seit Februar die Kundendaten bei der Solarisbank AG und damit auch bei weiteren Banking-Plattformen, wie Kontist, Tomorrow, Penta, Finom oder Bitwala, über unser Universal-Bank-Access-Modul in GetMyInvoices abrufbar.
Für ein noch freundlicheres User Interface haben wir unser Dashboard in vielerlei Hinsicht optimiert. Dieses passt sich individuell an den aktuellen User, seine aktivierten Features und seine Berechtigungen an. So ist unmittelbar nach dem Einloggen alles Wesentliche auf den ersten Blick ersichtlich. Bankkontenstände lassen sich ausblenden, um sensible Finanzinformationen zu schützen.
Für eine noch bessere User Experience sorgt zudem die Logo API von fino, die wir in GetMyInvoices integriert haben. Darüber werden automatisch die aktuellen Logos der angelegten Firmen und Portale eingebunden, sodass diese sofort wiederzuerkennen sind und dem User eine noch schnellere Orientierung geben.
Auf ein neues Feature waren wir in diesem Jahr besonders stolz – unser Workflow-Modul. Nach langem Warten war es im Juli so weit: Unsere digitalen Prüf- und Freigabeprozesse gingen endlich live. Diese bilden den Rechnungsfreigabeprozess sowie den Zahlungslauf vollständig digital ab und beinhalten verschiedene Nutzerrollen.
Unter „Dokumentenfreigaben“ können Anwender beispielsweise aus vordefinierten Freigabeprozessen wählen oder über den Experten-Modus individuelle Workflows generieren. Dabei besteht die Option, Kostengrenzen zu definieren, sodass zum Beispiel Rechnungen über mehr als 1.000 € nur von einer ausgewählten Person genehmigt werden können.
Weiterhin ermöglicht die Funktion „Zahlungsläufe“ das Definieren persönlicher Zahlungsläufe, die sich auf die Freigabeprozesse anwenden lassen. Den Launch begleiteten unsere regelmäßigen Workflow-Webinare. Jeden Mittwoch um 15 Uhr zeigen unsere Produktspezialisten die verschiedenen Einstellungen und Anwendungsbereiche der digitalen Prüf- & Freigabeprozesse. Ein Tool, das vielleicht auch für deinen Unternehmensalltag nützlich sein kann.
Im Laufe des Jahres haben wir zudem einen Fokus auf Partnerschaften und Kooperationen gelegt. So verfügt unser Tool nun auch über Exportschnittstellen zum Dokumentenmanagement-System d.velop, zur Digital-Workplace-Lösung Amagno, dem ERP- und CRM-System weclapp, zum Datentransfer-System von hmd-Software, zur Businessmanagement-Plattform Holded und zur Collaboration-Lösung Microsoft SharePoint.
Für den Import von Belegen haben unsere Entwickler Schnittstellen zur Open-Source-Lösung Invoice Ninja und der Cloudsoftware MOCO geschaffen. Außerdem ist nunmehr ein bidirektionaler Belegaustausch mit der All-in-one-Agentursoftware HQ möglich.
Online-Händler können seit diesem Jahr Belege, die aus dem Produktverkauf auf diversen Online-Plattformen und Shopsystemen resultieren, in GetMyInvoices importieren. Dazu zählen beispielsweise Shopware, PrestaShop, OpenCart, OXID, xt:Commerce, Shopify, Ecwid, BigCommerce und WooCommerce. Auch der automatische Abruf von Ausgangsrechnungen aus Marktplätzen wie Amazon, Alibaba oder Rakuten ist eine wichtige Funktion. So haben unsere Kunden mehr Zeit, um sich auf ihr Online-Geschäft zu konzentrieren.
Auf Wunsch unserer Anwender haben wir überdies mehr als hundert weitere Online-Portale angebunden. Mit Confluent, ContractHero, DEVK, Oracle Cloud, TikTok Ads, Trivago und Doodly seien hier nur einige Beispiele genannt.
Auch unsere Scan-App für iOS für iOS erhielt von uns ein äußerst nützliches Update. Seitdem werden in GetMyInvoices hinterlegte Dokumente direkt erkannt, sodass bei einem Upload über die App keine Dubletten entstehen. Für noch mehr Nutzerfreundlichkeit können Anwender aus anderen Applikationen, etwa dem Foto- und Dokumentenordner des eigenen Smartphones, Rechnungen in GetMyInvoices importieren und die Scan-App wahlweise mit Face ID, Touch ID oder PIN sichern.
Der Accounting Summit in Berlin war seit Januar 2020 das erste Präsenz-Event, an dem wir endlich wieder teilnehmen konnten. Im Rahmen der Accounting Summit Start-up Awards haben wir als Drittplatzierte einen der beliebten Pokale mit nach Hause nehmen dürfen.
Unser Head of Sales Jan Moritz Wagner sowie Sales & Support Manager Jan-Niklas Sickes und Marco Paparella, Head of Business Development, präsentierten GetMyInvoices auf dieser Messe und Fachkonferenz für Digitalisierung sowie Innovation im Accounting. Dort wurde für uns sehr deutlich, dass sich GetMyInvoices auf einem exzellenten Weg befindet, sich als Autopilot für die vorbereitende Buchführung zu positionieren. Einige andere Anbieter haben zwar einzelne Funktionen im Angebot, können aber nicht mit unserem Funktionsumfang aufwarten.
Zusätzlich zu unserem Belegabruf aus mehr als 10.000 Online-Portalen haben wir unter anderem mit dem Bezahlen aus der Rechnungsmanagement-Software heraus sowie den Workflow-Funktionen Add-ons geschaffen, die GetMyInvoices Einzigartigkeit verleihen. Darauf sind wir wirklich stolz.
DATEV Marktplatz-Expo
Weiterhin waren wir auf der DATEV-Marktplatz Expo in München und in Berlin vor Ort. An diese Events erinnern wir uns gern zurück, denn wir kamen mit vielen Interessenten ins Gespräch. Dabei haben wir zahlreiche Impulse aufgenommen und weitergegeben, damit Steuerberater und ihre Mandanten künftig noch einfacher und schneller digitalisiert sowie automatisiert zusammenarbeiten können.
Um ein noch besseres Kundenergebnis zu garantieren, fanden zahlreiche Online-Seminare in Zusammenarbeit mit unseren Partnern statt, darunter Odoo, Agicap, Amagno, sevDesk, DocuWare, MOCO und CAYA. Jeweils eine Stunde lang zeigten wir Anwendern die verschiedenen Vorteile unserer Schnittstellen und vermittelten u. a. zahlreiche Tipps & Tricks zu den Themen Rechnungs , Liquiditäts und Dokumentenmanagement.
So und noch viel besser soll es auch im kommenden Jahr weitergehen. Wir hoffen auf ein gutes Stück mehr Normalität und darauf, wieder öfter an Präsenzveranstaltungen teilnehmen zu können. Zum Beispiel freuen wir uns bereits riesig auf die Steuerberater Expo im März. Aber auch online führen wir unsere Veranstaltungen fort. So planen wir mit Partnern verschiedene Aktionen für unsere Anwender.
Selbstverständlich arbeiten wir daneben kontinuierlich an neuen Features und an der Optimierung bereits bestehender Module. Zudem wollen wir weitere Schnittstellen realisieren, um neue Online-Portale anzubinden. Unser Kernmarkt wird weiterhin in der DACH-Region liegen. Unabhängig davon wollen wir Kampagnen im übrigen Europa umsetzen sowie unsere Präsenz in den USA weiter ausbauen und stärken. Es bleibt also spannend 🙂 .
Für Januar freuen wir uns zunächst auf ein neues Büro in Kassel. Unserem Team möchten wir damit einen weiteren attraktiven Ort der Zusammenkunft bieten. Gleichzeitig leben wir unsere „Remote-Kultur“ auch weiterhin. Denn wir haben Digitalisierung in unserer DNA und konzentrieren uns in erster Linie darauf, wohin wir wollen. Jeder darf zu flexiblen Zeiten von dort aus arbeiten, wo er am besten produktiv sein kann, um gemeinsam im Team Großes zu erreichen.
Überzeugen Sie sich von den Vorteilen der automatisierten Rechnungsverwaltung:
Mehr Übersicht. Weniger Buchhaltungsaufwand.
Mehr Zeit für Ihre unternehmerischen Ideen.
Als Selbständiger müssen Sie die Möglichkeit einer betrieblichen Prüfung durch das Finanzamt jederzeit in Betracht...
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