So suchen Sie nie wieder eine Rechnung

Donnerstag, 6. August 2020 | 1 Kommentare

Ob zum Monatsanfang, wenn der Steuerberater oder die Buchhaltung die Belege für den vorangegangenen Monatsabschluss benötigt, oder zum Jahresanfang, wenn die Steuererklärung ansteht: Für Viele beginnt dann die große Suche nach Rechnungen. Egal, wie gut die Belege zusammengetragen wurden, bisher waren sie fast wie nie komplett. Wohl gemerkt – bisher!
Die Ursachen dafür liegen darin, dass Rechnungen auf immer mehr verschiedenen Wegen eintreffen: als Download in Kundenportalen, per E-Mail oder klassisch per Post. Zusätzlich gibt es Ausgangsrechnungen, die in einigen Fällen ebenfalls in unterschiedlichen Systemen vorliegen, und Quittungen, die in Taschen, Fächern und Kartons „verschwinden“. Sie alle zeitnah an einem Ort zusammenzuführen, ist bei manueller Arbeit extrem aufwendig und fehleranfällig, kurz: Rechnungen verwalten ist müßig. Doch genau dieser manuelle Prozess ist inzwischen nicht mehr erforderlich. Eine Dokumentenmanagement-Software muss ebenfalls nicht eingeführt werden, auch wenn digitales Dokumentenmanagement der Schlüssel zu einer besseren Rechnungsverwaltung und einem effizienteren Vorgehen ist. Denn Software wie GetMyInvoices automatisiert die vorbereitende Buchhaltung. Dafür sind nur fünf Arbeitsschritte erforderlich.

  1. Mailpostfach verbinden
    Da der Rechnungsversand per E-Mail weit verbreitet ist, besteht ein Schritt darin, die E-Mail-Postfächer, über die Rechnungen eintreffen, mit der Rechnungsmanagementlösung zu verknüpfen. Dann kann die Software die Postfächer überwachen. E-Mails, die Rechnungen beinhalten oder selber die Rechnung sind, werden erkannt und automatisch in der zentralen Belegverwaltung in einer Cloud gespeichert. Somit geht keine E-Mail-Rechnung mehr verloren.
  2. Portale verbinden
    Ob das Kundenportal des Telefonanbieters, des Softwareherstellers, Stromanbieters oder der Mietwagenfirma – hinterlegen Sie für Ihre Kundenportale einmal die Zugangsdaten und geben Sie an, ab wann die Rechnungen heruntergeladen werden sollen! Dann erfolgt der Download automatisch. Das manuelle Einloggen in zig Portale und Herunterladen der Rechnungen ist passé.
  3. Weitere Lösungen verknüpfen
    Verwenden Sie eine separate Software, in der Sie Ausgangsrechnungen erstellen? Oder erhalten Sie diese, wenn Sie Produkte über Marktplätze wie Amazon, Alibaba oder Rakuten verkaufen? Dann verbinden Sie diese ebenfalls mit unserer Rechnungsmanagement-Software, sodass Ihre Belege automatisch importiert werden!
  4. Scan-App nutzen
    Installieren und verwenden Sie unsere Scan-App für Android und iOS auf Ihrem Smartphone! Darüber können Sie Belege, die unterwegs entstehen, wie die Tankquittung oder der Bewirtungsbeleg, schnell erfasst werden – sogar offline. Sobald das Gerät eine Internetverbindung hat, wird das Dokument in die Cloud geladen, wo es bearbeitet werden kann. Rechnungen scannen und verwalten ist auf diese Weise ebenfalls möglich. Die Papierbelege können Sie vernichten und den Platz in Ihren Taschen, Kartons sowie Schachteln für etwas Besseres verwenden.
  5. Dokumente verwalten
    Sämtliche Rechnungen und Quittungen stehen in der zentralen Dokumentenverwaltung in der Cloud zur Verfügung. Dort müssen Sie sie nur noch organisieren. Nutzen Sie die Möglichkeiten und vergeben Sie Tags, überprüfen Sie die bereits ausgelesenen Informationen und ergänzen Sie diese gegebenenfalls! Zudem können Sie definieren, was mit den Belegen geschehen soll – ob Sie sie automatisch archivieren und/oder in eine andere Anwendung wie Ihr Buchhaltungssystem oder an den Steuerberater übertragen wollen!

Das wars. Von nun an heißt es: Finden statt suchen. In den verknüpften Anwendungen zur Synchronisation stehen die gewünschten Rechnungen direkt zur Weiterverarbeitung bereit. Sollten Sie – oder ein Buchprüfer – einmal einen bestimmten Beleg benötigen, kann dieser einfach gefunden werden. Dazu ist es lediglich erforderlich, sich per Webbrowser in die SaaS-Lösung einzuloggen. Dort können sämtliche Dokumente dann nach verschiedenen Kriterien dargestellt werden, zum Beispiel sortiert nach Datum oder nach Tags. Zudem lassen sie sich per Volltextsuche innerhalb von Sekunden anzeigen. So können Sie beispielsweise die aktuelle Amazon-Monatsabrechnung finden, die Telefonrechnung von vor zwei Jahren oder den Bewirtungsbeleg zu einem bestimmten Geschäftsessen.

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1 Kommentar

  • Toller Blogartikel der genau den Weg beschreibt, den meine Mandanten dank eurem System gehen. Und ich selbst dazu. Alleine durch die Anbindung des eMail-Postfaches und die Kundenportaleinbindung ist schon ganz viel gewonnen.

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