Tools, mit denen Steuerberater und Unternehmen in Zeiten von Corona besser zusammenarbeiten

Montag, 23. März 2020 | 0 Kommentare

Maßnahmen zur Einschränkung der Verbreitung des Corona-Virus zwingen Menschen derzeit zunehmend in die Isolation und legen gewohnte Prozesse in Unternehmen lahm. Konferenzen und Messen werden abgesagt, Reisen storniert und die Arbeit im Home-Office nimmt deutlich zu. Laut Digitalverband Bitkom arbeitet jeder fünfte Berufstätige wegen COVID-19 erstmals im Home-Office. Viele nützliche Online-Tools unterstützen dieses remote Arbeiten in den unterschiedlichsten Bereichen. Wir haben für Sie einige zusammengestellt.

Digitales Rechnungsmanagement mit GetMyInvoices

GetMyInvoices trägt nicht nur Dokumente aus einer Vielzahl von Quellen automatisch zusammen und leitet sie an nahezu beliebige Anwendungen weiter. Die Rechnungsmanagementlösung ermöglicht auch ortsunabhängiges Zusammenarbeiten über die Cloud. Weltweit können Mitarbeiter, Buchhalter und Steuerberater über den Webbrowser auf dieselben Dokumente zugreifen.

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Tipp:
Sparen Sie noch mehr Zeit durch Automatisierung! Einfach Online-Portale, Mail-Konten und Scann-App mit GetMyInovices verknüpfen und exportieren Sie Rechnungen automatisch in Ihr beliebiges Buchhaltungs-Tool. So haben Sie keinen manuellen Aufwand mit Rechnungen.

Digitales Signieren mit DocuSign

Im Handumdrehen eine Bestellung genehmigen, ein Geschäft abschließen oder eine Vereinbarung unterzeichnen – DocuSign hilft, Verträge elektronisch zu signieren, vorzubereiten, auszuführen und zu verwalten. Das kostenlose Probekonto gilt für 30 Tage.

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Schnelle Kommunikation mit Webex, Zoom & Co.

Cisco hat vor dem Hintergrund der Herausforderungen von Corona sein kostenloses Angebot von Webex erweitert. Laut Blogpost erlaubt die Free-Version nun unter anderem Besprechungen für bis zu 100 Teilnehmer und eine zeitlich unbegrenzte Nutzung. Darüber hinaus stellt Cisco Firmen, die noch keine Webex-Kunden sind, für 90 Tage kostenlose Lizenzen zur Verfügung. Somit sind Konferenzen und Online-Workshops ohne zusätzliche Kosten möglich.

Ein weiteres nützliches Tool ist Zoom, das in der kostenlosen Version unbegrenzte Besprechungen unter vier Augen und 40 Minuten bei Gruppenbesprechungen bis zu 100 Teilnehmern anbietet.

Slack hilft dabei, Teamarbeit produktiver zu gestalten. In der kostenlosen Version sind ein begrenzter Zugriff auf Chat-Nachrichten und Einzelgespräche in Form von Audio- und Videoanrufen zwischen Teammitgliedern möglich.

Microsoft Teams – ein in die Office-365-Office-Suite integrierter Dienst – kombiniert Chat, Besprechungen, Notizen und Anhänge.

Checkliste:
  • Wie viele Teilnehmer benötigen Sie?
  • Möchten Sie die Anwendung ohne nötigen Download nutzen?
  • Benötigen Sie eine Aufzeichnung des Meetings?
  • Möchten Sie eine kostenlose Version?

Datenaustausch mit Cloudspeichern

Dropbox ist ein weit verbreiteter Filehosting-Dienst, der Daten in der Cloud speichert und mit angeschlossenen Computern synchronisiert. Damit haben Anwender immer und überall Zugriff auf ihre Dokumente. Außerdem können Teams über Dropbox bequem gemeinsam an Dokumenten arbeiten.

Auch bei Google Drive handelt es sich um einen Filehosting-Dienst. Mit ihm können Anwender Dokumente jeglicher Art in der Cloud speichern und darauf von jedem beliebigen Smartphone, Tablet oder Computer zugreifen. Google Drive ermöglicht außerdem einfaches Teilen, Herunterladen und gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten. Über Schnittstellen lässt sich übrigens GetMyInvoices mit Dropbox bzw. Google Drive bequem zum Belegaustausch verbinden.

Dokumenten-Management

Mit SharePoint können Anwender auf Informationen ortsunabhängig und nahezu von allen Geräten zugreifen, sie speichern, strukturieren und freigeben. Dazu benötigen sie lediglich einen Webbrowser wie Microsoft Edge, Internet Explorer, Chrome oder Firefox. Somit erleichtert SharePoint die teamübergreifende Zusammenarbeit, beispielsweise im Rahmen von Projekten.

Das d.3ecm-System hilft Unternehmen bei der nachhaltigen Organisation von Informationen. Dabei werden immer mehr Geschäftsprozesse so abgebildet, sodass Transparenz und Arbeitszufriedenheit spürbar steigen. Dank integrierbarer HTML5 Technologie und mobiler Apps für diverse Betriebssysteme können Mitarbeiter durchgängig auf Informationen und Prozesse zugreifen.

Postein- bzw. -ausgang digitalisieren

Dropscan digitalisiert eingesendete Briefpost, Dokumente, Belege, Aktenordner sowie andere Papierunterlagen und stellt sie innerhalb kurzer Zeit als vollständig durchsuchbare PDF-Dateien in der Cloud und damit ortsunabhängig zur Verfügung.

Das Pendant für den Postausgang ist Binect, denn damit können Unternehmen oder Steuerberater Briefe, ohne sie zu drucken bzw. zur Post zu bringen, digital versenden.

Fazit:
Solange das Internet stabil ist, bleibt Social Distancing mit den passenden Tools und Prozessen auf die physische Ebene beschränkt. Lösungen für das digitale Büro beziehungsweise Remote Office Management können dabei helfen, so manches Geschäft aufrechtzuerhalten – und auch nach der Corona-Krise die Produktivität voranbringen.

 

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