Aunque la digitalización y la automatización están avanzando, el procesamiento de facturas aún no ha podido aprovechar al máximo sus ventajas. Esto se refiere en particular a la aprobación de facturas. Los procesos de verificación a menudo son manuales, un procedimiento que tarda mucho tiempo y ocupa recursos innecesariamente. Nuestros nuevos flujos de trabajo te permiten automatizar los procesos de aprobación y, por lo tanto, autorizar facturas más rápidamente.
Una auditoría formal y fáctica de las facturas requiere tiempo y transparencia
Las empresas deben verificar las facturas tanto formal como objetivamente. En una auditoría de facturas formal, el principio de los cuatro ojos verifica que se haya proporcionado la información obligatoria exigida por la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido de Alemania. Por lo contrario, la auditoría de facturas factuales tiene por objeto comprobar que los productos suministrados o los servicios prestados han sido facturados correctamente. Este proceso suele retrasar la aprobación de facturas, ya que suele implicar el reenvío manual de facturas. Pero las desventajas de la verificación manual de facturas no son solo son la pérdida de tiempo y la transferencia posterior asociada a la ejecución de pago (omisión de oportunidades de descuento). También se pierde transparencia, ya que es casi imposible rastrear dónde se encuentra una factura.
La verificación digital de facturas con flujos de trabajo acelera los procesos
El sistema de gestión de flujo de trabajo integrado en GetMyInvoices mapea el proceso de aprobación de facturas y el pago se ejecuta de forma completamente digital. Para ello, hay roles de usuario y se divide en tres áreas:
- Aprobaciones de documentos: aquí puedes elegir entre procesos de aprobación predefinidos o generar flujos de trabajo individuales a través del modo experto.
- Ejecuciones de pago: En esta área defines tus ejecuciones de pago personales, que puedes aplicar a los procesos de aprobación.
- Listas: Aquí tienes la posibilidad de vincular las partidas abiertas con los documentos recopilados en GetMyInvoices.
Crear un proceso de aprobación no tiene ninguna ciencia, pero se realiza en siete pasos. Además, tienes la opción de editar flujos de trabajo existentes en cualquier momento.
Crear procesos de aprobación
Aquellos que necesiten ayuda con la configuración pueden reservar una cita de soporte con nuestros especialistas.
En el panel de control, puedes ver en cualquier momento cuántos documentos aún necesitas editar o aprobar. Esta información también se almacena en el área “Publicación de documentos”. Allí puedes aplicar varios filtros a los documentos y verlos ordenados por categoría. También es útil: si surgen preguntas sobre una factura durante la revisión, se pueden hacer directamente en el flujo de trabajo o se pueden devolver los documentos a la instancia anterior.
¡Di “adiós” a los esfuerzos manuales y da la bienvenida a la aprobación de facturas digital! Los empleados ya no perderán su tiempo en llevar a cabo tareas manuales y tú podrás aprovechar las oportunidades de descuento por pronto pago. Además, la contabilidad siempre será completa y precisa.
Si deseas obtener más información sobre las diversas posibilidades de nuestros procesos de aprobación digital, te recomendamos que asistas a uno de nuestros webinar gratuitos sobre los flujos de trabajo. Se realizan los martes de 10:00 a 10:30 y los jueves de 14:00 a 14:30.
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