Même si la numérisation et l’automatisation évoluent, le traitement des factures n’est pas encore en mesure d’exploiter tous les avantages. Cela vaut particulièrement pour l’approbation des factures. Les opérations de vérification associées sont souvent manuelles, une procédure qui prend beaucoup de temps et réduit les ressources inutilement. Nos nouveaux flux de travail vous permettent d’automatiser les opérations d’approbation et autorise les factures plus rapidement.
Un audit des factures formel et factuel prend du temps et empêche la transparence
Les entreprises doivent contrôler les factures de façon formelle et factuelle. Dans un audit des factures formel, le principe des « 4 yeux » vérifie que les informations mandataires nécessaires sous la loi allemande German Value Added Tax Act est fourni. L’audit des factures factuel permet de garantir que les produits fournis ou les services rendus sont correctement facturés. Cette opération retarde souvent l’approbation en pratique, car il implique habituellement plusieurs personnes qui se transmettent manuellement les factures. L’inconvénient de la vérification manuelle sont non seulement la perte de temps et le transfert associé du paiement (omission de réductions). La transparence a aussi disparu, car il est presque impossible de savoir où se trouvent les factures.
La vérification numérique des factures avec les flux de travail accélère les opérations
La gestion des flux de travail intégré à GetMyInvoices cartographie l’opération d’approbation des factures et le paiement se fait de façon digitale. Il contient différents rôles utilisateurs et est divisé en trois domaines :
- Les approbations de documents : Vous pouvez choisir à partir des opérations d’approbations prédéfinies ou générez des flux de travail individuels via le mode expert.
- Mise en place du paiement : Dans ce domaine, vous définissez vos opérations de paiement, que vous pouvez appliquer à vos opérations.
- Listes : Vous avez ici la possibilité de lier vos articles ouverts avec les documents collectés dans GetMyInvoices.
La création d’une opération d’approbation n’est pas compliquée mais est faite en sept étapes. De plus, vous avez la possibilité d’éditer des flux de travail existants à n’importe quel moment.
Créer un processus d'approbation
Ceux qui ont besoin d’assistance avec la mise en place peuvent réserver un rendez-vous avec nos spécialistes.
Dans notre tableau de bord, vous pouvez voir à n’importe quel moment le nombre de documents dont vous avez toujours besoin d’éditer ou de publier. Cette information est aussi présente dans la section “Publications de documents”. Vous pouvez appliquer différents filtres aux documents et les voir par catégorie. Pratique aussi : Si vous avez des questions sur une facture pendant le contrôle, elles peuvent être posées directement dans le flux de travail ou les documents peuvent être renvoyés à l’instance précédente.
Dites “au revoir” à votre dossier de signature et accueillez l’approbation de factures numérique ! Cela libère vos employés d’activités manuelles qui prennent du temps et vous permet de profiter de réductions. De plus, votre comptabilité préparatoire sera toujours complète et correcte.
Si vous voulez en savoir plus sur les différentes possibilités de nos opérations d’approbation numériques, nous vous recommandons alors d’assister à un de nos webinaires gratuits. Ils ont lieu les mardis de 10 heures à 10 heures 30 ou les jeudis de 14 heures à 14 heures 30.
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